کاربرد: معاملات تلفنی و واسطه‌ای که در آن خریدار، فروشنده و دریافت‌کننده وجه یک نفر نیستند.
چرا این معامله با یک سند ساده حل نمی‌شود؟
در معامله معمولی، از یک نفر طلا می‌خریم و پول را به همان شخص می‌دهیم؛ یا به یک نفر طلا می‌فروشیم و پول را از همان شخص دریافت می‌کنیم. اما گاهی سه طرف درگیرند: ما از بنکدار «الف» طلای آب‌شده می‌خریم، همان مقدار یا بخشی از آن را به مشتری «ب» می‌فروشیم و به مشتری ب می‌گوییم پول را مستقیم به حساب الف واریز کند. ممکن است هیچ طلایی هم در این مرحله از صندوق ما عبور نکند.
اگر این اتفاق را به‌صورت «ورود طلا به صندوق»، «خروج طلا از صندوق» یا «برداشت از حساب بانکی خودمان» ثبت کنیم، در حالی که آن جابه‌جایی واقعاً رخ نداده، موجودی یا گردش حساب ما غیرواقعی می‌شود. روش درست این است که سه رخداد را از هم جدا کنیم: خرید، فروش و انتقال تعهد مالی.
مثال با اعداد فرضی
- در روز اول، از «تأمین‌کننده الف» ۱۰ گرم طلا به مبلغ ۱۰۰ میلیون تومان می‌خریم؛ هنوز طلای فیزیکی را تحویل نگرفته‌ایم.
- همان روز، ۱۰ گرم طلا را به «مشتری ب» با مبلغ فرضی ۱۰۲ میلیون تومان می‌فروشیم؛ هنوز طلا را به او تحویل نداده‌ایم.
- روز دوم، مشتری ب طبق دستور ما ۱۰۰ میلیون تومان به حساب تأمین‌کننده الف واریز می‌کند. بابت ۲ میلیون تومان اختلاف مبلغ، روش تسویه جداگانه‌ای توافق شده است.
در این مثال، فرض می‌کنیم حساب‌های آغاز دوره طرفین صفر هستند و مبنای عیار دو معامله یکسان است. مبلغ‌ها فقط برای آموزش گردش سند هستند و نرخ واقعی بازار نیستند.
مرحله ۱: خرید را بدون ایجاد ورود فیزیکی ثبت کنیم
در «ثبت سند»، حساب تأمین‌کننده الف را انتخاب کنید، سند را «دریافتی» بگذارید و در بخش خریدوفروش طلا «خرید بدون تسویه» را انتخاب کنید. وزن، عیار مبنای معامله، قیمت و تاریخ را مطابق توافق ثبت کنید.
بعد از «ثبت و بعدی»، اگر برنامه درباره دریافت طلای فیزیکی سؤال کرد، ورود جنس را ثبت نکنید؛ چون واقعاً جنس را تحویل نگرفته‌اید. اگر مبلغ را هم خودتان به تأمین‌کننده نپرداخته‌اید، پرداختی از وجه نقد یا بانک خودتان ایجاد نکنید. بگذارید تعهدهای ناشی از خرید در حساب تأمین‌کننده بمانند و «ثبت کل» را انجام دهید.
نکته: در اصطلاح ته‌حساب، «بدون تسویه» الزاماً به معنای «پول جابه‌جا نشده» نیست؛ منظور این است که اصل معامله را از تحویل فیزیکی و تسویه مالی مستقل ثبت می‌کنیم.
مرحله ۲: فروش به مشتری ب را جدا ثبت کنیم
حساب مشتری ب را باز کنید؛ سند را «پرداختی» قرار دهید و «فروش بدون تسویه» را ثبت کنید. ده گرم و مبلغ فروش توافق‌شده را وارد کنید. چون هنوز جنسی از صندوق به این شخص نداده‌اید، هنگام مرحله تحویل، خروج آب‌شده یا متفرقه ایجاد نکنید. اگر هنوز وجهی به حساب خودتان نگرفته‌اید، دریافت بانکی یا نقدی ثبت نکنید.
در پایان این مرحله، دو معامله مجزا داریم: در حساب الف تعهد خرید و در حساب ب تعهد فروش. نباید صرفاً به دلیل برابر بودن وزن‌های خرید و فروش، نتیجه بگیریم که تعهد تحویل دو طرف خودکار بسته شده است؛ وضعیت فیزیک طلا را بر اساس تحویل واقعی و توافق طرفین بررسی می‌کنیم.
مرحله ۳: پرداخت مستقیم مشتری ب به تأمین‌کننده الف را حواله کنیم
حالا فرض کنیم مشتری ب مبلغ ۱۰۰ میلیون تومان را مستقیماً به الف واریز کرده است. این پول از حساب بانکی ما عبور نکرده؛ بنابراین ثبت «ورود به بانک ما» و سپس «خروج از بانک ما» تصویر درستی از گردش واقعی بانک نمی‌دهد.
در روش حواله از طلب و بدهی:
- ابتدا مانده مالی مشتری ب و طلب/بدهی تأمین‌کننده الف را کنترل کنید.
- وارد حساب مشتری ب شوید؛ چون ب بابت فروش به ما بدهکار است، نوع سند را «دریافتی» انتخاب کنید.
- در بخش «بدهی ما»، قسمت مالی، مبلغ حواله‌شده را وارد کنید.
- تیک «حواله شود» را فعال و در شرح بنویسید: «واریز مستقیم مشتری ب به تأمین‌کننده الف بابت معامله شماره … در تاریخ …».
- «ثبت و بعدی» را بزنید و در پنجره حواله، حساب الف را به عنوان حساب مقصد انتخاب کنید.
- «ثبت اسناد» و سپس «ثبت کل» را تأیید کنید.
این گردش برای انتقال مانده بین حساب اشخاص است. متن و جهت بدهی/طلب را با فهرست واقعی طرف‌حساب‌های خودتان کنترل کنید؛ اگر مانده کافی یا در جهت مورد انتظار وجود ندارد، قبل از تأیید حواله علت را بررسی کنید.
مرحله ۴: تفاوت مبلغ و موضوع تحویل را باز بگذاریم یا تسویه کنیم؟
در مثال، مشتری ب ۱۰۲ میلیون تومان به ما بدهکار بوده، اما فقط ۱۰۰ میلیون تومان برای الف پرداخت کرده است. دو میلیون تومان باقی‌مانده همچنان موضوعی مستقل است: ممکن است به حساب بانکی ما واریز شود، بعداً پرداخت شود یا طبق توافق دیگری تسویه گردد. آن را خودکار تخفیف فرض نکنید.
همچنین، چون نه طلا را از الف گرفته‌ایم و نه به ب تحویل داده‌ایم، تعهدهای وزنی را باید جدا پیگیری کنیم. اگر بعداً طلا مستقیماً از الف به ب تحویل شود، لازم است نحوه انتقال تعهد وزنی و اسناد مربوط به آن در حساب‌های طرفین مطابق روال مورد تأیید مجموعه ثبت و کنترل شود؛ تا آن زمان نباید فقط برای صفرکردن مانده، ورود یا خروج فیزیکی ساختگی ایجاد کرد.
جدول کنترل پس از ثبت
| موضوع کنترل | نتیجه مورد انتظار |
|---|---|
| سند خرید از الف | معامله خرید ثبت شده؛ ورود فیزیکی ساختگی ندارد |
| سند فروش به ب | معامله فروش ثبت شده؛ خروج فیزیکی ساختگی ندارد |
| واریز ۱۰۰ میلیون ب به الف | حواله بین حساب‌های ب و الف ثبت شده؛ گردش بانکی غیرواقعی در حساب ما ندارد |
| اختلاف ۲ میلیون مبلغ فروش | مطابق توافق، در مانده مالی ب یا تسویه بعدی قابل ردیابی است |
| تعهد تحویل ۱۰ گرم | تا زمان ثبت تحویل واقعی یا انتقال تعهد، جدا کنترل می‌شود |
خطاهای رایج و راه جلوگیری
- ثبت خرید آب‌شده همراه با ورود به صندوق در معامله صرفاً تلفنی: موجودی فیزیکی اشتباه می‌شود.
- ثبت دریافت وجه در بانک خودمان وقتی پول به حساب شخص دیگری رفته: گردش بانک واقعی با گزارش برنامه نمی‌خواند.
- فراموش‌کردن تاریخ واقعی هر رویداد: حواله انجام‌شده در روز دوم نباید بدون دلیل با تاریخ خرید روز اول مخلوط شود.
- حذف کلی چند سند به دلیل اختلاف مانده: ممکن است روابط حواله‌ای یا تسویه‌های صحیحِ بعدی را هم از بین ببرد.
- تسویه حساب طلایی صرفاً با صفر شدن مبلغ ریالی: تعهد طلا و پول دو ستون مستقل‌اند.
قبل از نهایی‌کردن چه چیزی را تطبیق دهیم؟
یک بار گردش سه حساب و اسناد حواله را از گزارش «جزئیات اسناد» بررسی کنید. رسید بانکی و توافق تحویل را کنار سند نگه دارید. اگر نسبت به جهت مانده یا مسیر تحویل وزنی ابهامی وجود دارد، قبل از تغییر سندهای قطعی با مسئول حسابداری یا پشتیبانی ته‌حساب هماهنگ کنید.
آموزش‌های مرتبط: خرید و فروش بدون تسویه و ثبت حواله طلب و بدهی.