آموزش ثبت سند خرید یا فروش طلا؛ از آب‌شده و متفرقه تا معامله بدون تسویه
برای ثبت درست خرید و فروش طلا، فقط وارد کردن وزن و مظنه کافی نیست. باید مشخص کنیم اصل طلا همین حالا جابه‌جا می‌شود یا قرار است بعداً تحویل داده شود، پول معامله دریافت شده یا زیر حساب می‌ماند و تسویه برای چه تاریخی است. اگر این چند موضوع را از هم جدا کنیم، هم موجودی صندوق درست می‌ماند و هم مانده حساب مشتری روشن و قابل پیگیری خواهد بود.
در بخش «ثبت سند»، خرید طلا در سند دریافتی و فروش طلا در سند پرداختی ثبت می‌شود. مثال‌ها را با فروش پیش می‌بریم تا تفاوت ثبت معامله، تحویل طلا و تسویه پول کاملاً مشخص شود.
نکات کلیدی
- فروش آب‌شده و متفرقه، تحویل اصل جنس را هم ثبت می‌کند؛ دریافت پول مرحله‌ای جداست.
- با واردکردن عیار واقعی، نرم‌افزار تبدیل وزن را انجام می‌دهد؛ مظنه را دوباره بابت عیار کاهش ندهیم.
- تاریخ تسویه، مانده حساب را به تعهدهای امروز، فردا و آینده تفکیک می‌کند.
- در معامله مبلغی، عیار ۷۵۰ است و برای تغییر توافق بهتر است سند حذف و دوباره ثبت شود.
فهرست مطالب
- انتخاب نوع عملیات در سند خرید و فروش طلا
- ثبت فروش آب‌شده از موجودی صندوق
- تسویه مالی؛ نقدی، بانکی یا باقی‌ماندن زیر حساب
- فروش طلای متفرقه و نکته مهم محاسبه عیار
- فروش بدون تسویه؛ بستن معامله بدون تحویل فوری طلا
- تاریخ تسویه و تفکیک مانده امروز، فردا و آینده
- گزینه «حواله شود» چه کاربردی دارد؟
- معامله بر مبنای مبلغ و محدودیت ویرایش آن
- تنظیمات قیمت؛ رند کردن مبلغ و عدم تأثیر عیار
- قبل از ثبت کل، این موارد را کنترل کنیم
انتخاب نوع عملیات در سند خرید و فروش طلا
در سربرگ خرید طلا سه انتخاب اصلی داریم: «خرید آب‌شده»، «خرید متفرقه» و «خرید بدون تسویه». در سند پرداختی، همین عنوان‌ها به «فروش آب‌شده»، «فروش متفرقه» و «فروش بدون تسویه» تغییر می‌کنند. گزینه «حواله شود» هم اختیاری است و کاربرد جداگانه‌ای دارد.
تفاوت اصلی این انتخاب‌ها را یادمان باشد:
- فروش آب‌شده: معامله همراه با ثبت تحویل همان قطعه آب‌شده از صندوق انجام می‌شود.
- فروش متفرقه: علاوه بر ثبت فروش، اصل طلای متفرقه انتخاب‌شده از صندوق خارج می‌شود.
- فروش بدون تسویه: معامله بسته می‌شود، اما تحویل طلا و دریافت پول را جداگانه تعیین می‌کنیم.
پس فروش آب‌شده و متفرقه را نباید الزاماً به معنی دریافت کامل پول بدانیم. در این دو حالت، تحویل جنس انجام می‌شود، ولی ممکن است همه یا بخشی از مبلغ همچنان زیر حساب مشتری بماند.
فیلد «جنس فلز» برای کاربرانی کاربرد دارد که افزونه‌های مربوط به فلزهایی مثل نقره یا پلاتین را هم دارند. اگر این افزونه‌ها فعال نباشند، جنس فلز به‌صورت پیش‌فرض طلاست و کار با همان انجام می‌شود.
ثبت فروش آب‌شده از موجودی صندوق
۱. قطعه را از فهرست آب‌شده‌ها انتخاب کنیم
در فروش آب‌شده می‌توانیم اطلاعات وزن را وارد کنیم، اما برای جلوگیری از خطای انسانی بهتر است قطعه موردنظر را از فهرست آب‌شده‌های موجود در صندوق برداریم. با انتخاب قطعه، عیار آن هم به فرم منتقل می‌شود و نیازی نیست همه مشخصات را دوباره تایپ کنیم.
مثلاً یک قطعه آب‌شده ۱۰۰ گرمی را برای فروش انتخاب می‌کنیم. در اینجا معامله مربوط به همان قطعه مشخص است و نرم‌افزار باید هم فروش آن را ثبت کند و هم خروجش از صندوق را.
آب‌شده شرطی را با فروش قطعی اشتباه نگیریم. تا وقتی عیار آب‌شده شرطی مشخص نشده، معمولاً فروش آن بسته نمی‌شود. ممکن است قطعه را امانی تحویل بدهیم و بعد از مشخص شدن عیار، معامله را نهایی کنیم. تحویل امانی با ثبت فروش یکسان نیست.
۲. مبنای قیمت را وارد کنیم
برای قیمت‌گذاری، یا مظنه مثقال را وارد می‌کنیم یا قیمت یک گرم طلای ۱۸ عیار را. در مثال آموزشی، مظنه مثقال ۱۷ را ۴۲ میلیون تومان در نظر می‌گیریم. این عدد فقط برای تمرین ثبت سند است، نه اعلام قیمت روز.
بعد از ورود قیمت، نرم‌افزار مبلغ معامله را با توجه به وزن و عیار محاسبه می‌کند. توضیح یا یادداشت موردنیاز را هم می‌توانیم در محل مربوط ثبت کنیم و سپس «ثبت و بعدی» را بزنیم.
۳. ردیف فروش و ردیف تحویل را جدا ببینیم
بعد از ثبت، دو اتفاق در سند می‌افتد:
- ردیف فروش، بستن معامله را ثبت می‌کند؛ مشتری بابت طلا بستانکار وزنی و بابت مبلغ معامله بدهکار مالی می‌شود.
- ردیف تحویل، خروج همان قطعه ۱۰۰ گرمی با عیار و مشخصاتش را از صندوق ثبت می‌کند.
این تفکیک مهم است. ردیف اول می‌گوید چه معامله‌ای انجام داده‌ایم و ردیف دوم می‌گوید چه جنسی تحویل داده‌ایم. با تحویل کامل طلا، تعهد طلایی این معامله تسویه می‌شود، اما وضعیت پول به مرحله بعد بستگی دارد.
تسویه مالی؛ نقدی، بانکی یا باقی‌ماندن زیر حساب
پس از ثبت فروش، صفحه تسویه مالی باز می‌شود. سؤال این صفحه ساده است: مبلغ این معامله را به چه ترتیبی از مشتری گرفته‌ایم؟
- پول نقد: مبلغ دریافتی را به‌عنوان دریافت نقدی ثبت می‌کنیم.
- واریز به حساب بانکی: اگر حساب‌های بانکی از قبل در نرم‌افزار تعریف شده باشند، بانک مربوط را انتخاب می‌کنیم.
- دریافت ترکیبی: بخشی از پول نقد است و بخش دیگر بانکی دریافت می‌شود.
- مانده زیر حساب: مبلغی که هنوز دریافت نشده، در حساب مشتری باقی می‌ماند.
فرض کنیم از مبلغ فروش، ۲۰ میلیون تومان نقد گرفته‌ایم. مبلغ دریافت را روی همین عدد می‌گذاریم و «ثبت و بعدی» را می‌زنیم. سپس می‌توانیم باقی‌مانده را به‌صورت بانکی ثبت کنیم. البته تا وقتی حساب بانکی تعریف نشده باشد، انتخاب بانک مربوط امکان‌پذیر نیست.
اگر باقی پول را هنوز نگرفته‌ایم، با «بازگشت» از ادامه تسویه خارج می‌شویم تا آن مبلغ زیر حساب بماند. در این وضعیت، ممکن است از نظر طلا با مشتری تسویه باشیم، ولی از نظر مالی همچنان طلبکار او بمانیم.
وقتی همه ردیف‌های موردنیاز ثبت شد، «ثبت کل» را می‌زنیم تا سند نهایی شود.
ثبت وزن با پلاستیک در چاپ سند
اگر لازم باشد وزن کالا همراه با پلاستیک هم به مشتری اعلام شود، می‌توانیم امکان ثبت آن را فعال کنیم. مسیر آن در نرم‌افزار، بخش «امکانات»، سپس «امکانات خاص» و گزینه «وزن با پلاستیک ثبت شود» است.
با فعال بودن این گزینه، هنگام ثبت نهایی می‌توانیم وزن با پلاستیک را وارد کنیم تا در یک ردیف جداگانه در چاپ سند مشتری نمایش داده شود. اگر تیک گزینه را برداریم، این پرسش دیگر ظاهر نمی‌شود.
چرا سند بعد از ثبت کل هنوز در صفحه دیده می‌شود؟
گاهی پس از ثبت کل، ردیف‌های سند قبلی در پایین صفحه باقی می‌مانند. این نمایش برای یادآوری آخرین کار انجام‌شده است تا همان سند را دوباره ثبت نکنیم؛ به معنی باز بودن سند برای ادامه کار نیست.
اگر ترجیح می‌دهیم پس از نمایش صفحه چاپ، فرم خالی شود، می‌توانیم رفتار آن را از «تنظیمات اسناد» تغییر بدهیم. باقی‌ماندن نمایش سند قبلی یا خالی‌شدن صفحه، انتخابی است.
فروش طلای متفرقه و نکته مهم محاسبه عیار
در فروش متفرقه هم اصل جنس از صندوق خارج می‌شود. ابتدا «فروش متفرقه» را انتخاب می‌کنیم و سپس از فهرست متفرقه‌های موجود، ردیف موردنظر را برمی‌داریم. برای مثال، ۱۰ گرم طلای متفرقه با عیار ۷۴۰ داریم.
در قسمت قیمت باید مظنه رسمی مثقال ۱۷ یا قیمت یک گرم طلای ۱۸ عیار را وارد کنیم. وقتی عیار جنس را ۷۴۰ تعیین کرده‌ایم، نرم‌افزار خودش اثر عیار را در محاسبات اعمال می‌کند.
برای همین، ۱۰ گرم طلای ۷۴۰ در مبنای عیار ۷۵۰، تقریباً معادل ۹٫۸۷ گرم است. وزن فیزیکی جنس همان ۱۰ گرم می‌ماند، اما وزن معادل آن برای محاسبه تغییر می‌کند. برای آشنایی بیشتر با مفهوم عیار و نسبت آن با خلوص، راهنمای عیار و خلوص طلا در شورای جهانی طلا توضیح تکمیلی مناسبی دارد.
عیار و مظنه را هم‌زمان پایین نیاوریم
اشتباه رایج این است که عیار را ۷۴۰ وارد کنیم و بعد مظنه را هم به این دلیل که جنس کم‌عیارتر است، پایین‌تر بزنیم. در این صورت، اثر کاهش عیار را دو بار وارد محاسبه کرده‌ایم: یک بار از مسیر عیار و یک بار از مسیر قیمت.
قاعده کار این است: قیمت مبنا را درست وارد کنیم، عیار واقعی را هم درست بزنیم و محاسبه را به نرم‌افزار بسپاریم.
بعد از «ثبت و بعدی»، اگر نرم‌افزار برای وزن بدون اعشار تأیید خواست، وزن را کنترل و تأیید می‌کنیم. سپس مانند فروش آب‌شده، یک ردیف برای بستن فروش و یک ردیف برای تحویل اصل متفرقه ایجاد می‌شود. صفحه تسویه مالی هم باز می‌شود تا دریافت پول یا باقی‌ماندن آن زیر حساب را مشخص کنیم.
فروش بدون تسویه؛ بستن معامله بدون تحویل فوری طلا
فروش بدون تسویه معمولاً برای معامله‌هایی کاربرد دارد که تلفنی بسته می‌شوند. فاصله‌ای بین خریدار و فروشنده وجود دارد و قرار نیست همان لحظه طلا جابه‌جا شود. با این حال، ممکن است پول از طریق موبایل‌بانک یا روش‌های بانکی منتقل شود.
پس «بدون تسویه» را به معنی جابه‌جا نشدن قطعی پول نگیریم. این گزینه اجازه می‌دهد اصل معامله را ثبت کنیم و تکلیف تحویل طلا و دریافت پول را جداگانه روشن کنیم.
ثبت معامله بر مبنای وزن
فرض کنیم می‌خواهیم ۱۰۰ گرم طلا بفروشیم. در حالت فروش بدون تسویه، لازم نیست از همان ابتدا قطعه مشخصی از موجودی صندوق انتخاب کنیم؛ چون تحویل جنس قرار است جداگانه انجام شود. وزن توافق‌شده، عیار مبنای معامله و مظنه را وارد می‌کنیم تا مبلغ محاسبه شود.
در معامله وزنی، عیار باید مطابق مبنای توافق طرفین ثبت شود. اینجا موضوع اصلی بستن وزن و قیمت است، نه تعیین مشخصات قطعه‌ای که بعداً تحویل خواهیم داد.
دو مرحله بعد از ثبت: اول طلا، بعد پول
پس از «ثبت و بعدی» و تأیید احتمالی وزن، نرم‌افزار دو مرحله را پیش روی ما می‌گذارد:
- تسویه طلا: آیا می‌خواهیم بابت این فروش، همین حالا طلایی به مشتری پرداخت کنیم؟
- تسویه پول: آیا مبلغ معامله را همین حالا از مشتری دریافت می‌کنیم؟
اگر قرار باشد طلا تحویل بدهیم، از فهرست موجودی قطعه موردنظر را انتخاب می‌کنیم. مقدار تحویلی ممکن است دقیقاً برابر تعهد معامله باشد، کمتر باشد و بخشی از طلب طلایی مشتری باقی بماند، یا بیشتر باشد و اختلاف آن در مانده حساب منعکس شود.
اما در معامله تلفنی معمولاً تحویل طلا همان لحظه انجام نمی‌شود. در این حالت، با «بازگشت» یا کلید Esc از مرحله تسویه طلا عبور می‌کنیم. در مرحله پول هم اگر مبلغی نگرفته‌ایم، بازگشت را می‌زنیم تا طلب مالی زیر حساب بماند.
اگر هیچ‌کدام جابه‌جا نشوند، سند فروش فقط یک ردیف خواهد داشت: ما بابت طلای فروخته‌شده به مشتری بدهکار می‌شویم و بابت مبلغ آن از مشتری طلبکار خواهیم بود.
تاریخ تسویه و تفکیک مانده امروز، فردا و آینده
در خرید و فروش بدون تسویه می‌توانیم برای سند، تاریخ تسویه تعیین کنیم. اگر گزینه مربوط را فعال نکنیم، تسویه برای همان روز در نظر گرفته می‌شود. با فعال‌کردن آن، می‌توانیم فردا، پس‌فردا یا تاریخ دیگری در آینده را انتخاب کنیم.
اگر تاریخ تسویه را روی سند فعال کرده باشیم، بعداً هم امکان ویرایش آن وجود دارد. فقط یادمان باشد که تاریخ تسویه نمی‌تواند قبل از تاریخ خود سند باشد.
فایده این کار در گزارش مانده حساب‌ها مشخص می‌شود. به‌جای اینکه فقط یک مانده کلی ببینیم، می‌توانیم بفهمیم چه مقدار باید امروز تسویه شود، چه مقدار برای فرداست و چه مقدار به روزهای بعد مربوط می‌شود.
یک مثال برای تفکیک ته حساب
فرض کنیم در حساب آزمایشی، حدود ۱۶۳ گرم مانده مربوط به امروز داریم. حالا دو فروش بدون تسویه دیگر ثبت می‌کنیم:
- ۱۰۰ گرم با تاریخ تسویه یک روز بعد.
- ۱۱۰ گرم با تاریخ تسویه پس‌فردا.
اگر نه طلا تحویل بدهیم و نه پول دریافت کنیم، مانده کلی حدود ۳۷۳ گرم می‌شود. اما در صفحه «تفکیک»، زمان‌بندی تعهدها جدا نمایش داده می‌شود: حدود ۱۶۳ گرم برای امروز، ۱۰۰ گرم برای روز بعد و ۱۱۰ گرم برای آینده. مبلغ متناظر هر بخش هم جدا مشخص است.
در این تفکیک، بخش آینده شامل پس‌فردا و روزهای بعد است؛ برای روز سوم، چهارم و روزهای بعد ستون مستقل نداریم و مجموع آن‌ها در آینده قرار می‌گیرد.
همین اطلاعات در «گزارش‌ها» و «گزارش مانده حساب» هم قابل بررسی است. با فعال‌کردن گزینه «نمایش ستون تسویه»، علاوه بر کل مانده طلایی و ریالی حساب، تفکیک تسویه امروز، روز بعد و آینده را هم می‌بینیم.
گزینه «حواله شود» چه کاربردی دارد؟
حواله برای زمانی است که بخواهیم عین سند فروشی که ثبت می‌کنیم، با همان مظنه در حساب طرف دیگر به‌صورت خرید ثبت شود؛ یعنی قیمت معامله در سمت دوم تغییر نکند.
مثلاً فروش را با مظنه ۴۲ میلیون تومان ثبت می‌کنیم و می‌خواهیم خرید متناظر آن هم دقیقاً با همین مظنه در حساب مرتبط ثبت شود. این امکان بیشتر برای بعضی مجموعه‌ها کاربرد دارد که خرید و فروش مربوط به مغازه یا حساب‌های مشترک خودشان را انجام می‌دهند.
بنابراین، حواله را یک تیک همیشگی برای همه معاملات در نظر نگیریم. استفاده از آن به همین نیاز مشخص بستگی دارد.
معامله بر مبنای مبلغ و محدودیت ویرایش آن
گاهی خرید یا فروش بدون تسویه را بر اساس مبلغ می‌بندیم، نه بر اساس وزن. مثلاً توافق می‌کنیم ۱۰۰ میلیون تومان طلا با مظنه مشخص معامله شود. در این حالت، مبنای محاسبه را روی مبلغ می‌گذاریم و عیار باید ۷۵۰ باشد.
با واردکردن مبلغ و مظنه، نرم‌افزار وزن متناظر معامله را محاسبه می‌کند. این وزن حاصل همان مبلغ و قیمت توافق‌شده است؛ بنابراین نباید بعداً آن را مستقل از ساختار معامله تغییر بدهیم.
چرا فیلد وزن و عیار غیرفعال است؟
اگر روی ردیف چنین سندی دوبار کلیک کنیم یا «ویرایش ردیف» را باز کنیم، وزن و عیار غیرفعال هستند. علت این است که سند روی پول بسته شده و این دو مقدار آزادانه قابل دست‌کاری نیستند.
اگر مبلغ یا شرایط معامله اشتباه ثبت شده، یا توافق تغییر کرده است، روش درست این است که ردیف اشتباه را حذف و معامله را با اطلاعات صحیح دوباره ثبت کنیم:
- اگر هنوز «ثبت کل» نزده‌ایم، ردیف را در همان سند حذف می‌کنیم.
- اگر سند قبلاً نهایی شده، آن را از بخش جزئیات اسناد پیدا می‌کنیم و اصلاح را از مسیر مربوط انجام می‌دهیم.
یادمان باشد هدف، حفظ ارتباط درست بین مبلغ، مظنه و وزن محاسبه‌شده است؛ نه تغییر دادن یکی از این‌ها بدون توجه به بقیه.
تنظیمات قیمت؛ رند کردن مبلغ و عدم تأثیر عیار
رند کردن قیمت کل
در تنظیمات این بخش می‌توانیم «رند نمودن قیمت کل» را فعال کنیم تا مبلغ نهایی حاصل از وزن و مظنه رند شود. این گزینه برای تعدیل محدود رقم انتهایی مبلغ است، نه تغییر دلخواه قیمت معامله.
در نمونه محاسبه، رقم انتهایی ۴٬۸۷۰ به ۵٬۰۰۰ می‌رسد. هنگام بررسی نتیجه، واحد پولی مبلغ را هم کنترل کنیم تا ریال و تومان با هم اشتباه نشوند.
عدم تأثیر عیار؛ گزینه‌ای که بهتر است بی‌دلیل فعال نشود
گزینه دیگری با عنوان «عدم تأثیر عیار» وجود دارد که توصیه معمول ما استفاده‌نکردن از آن است، مگر اینکه کاربردش برای شیوه کارمان کاملاً روشن باشد.
مثلاً هنگام خرید ۱۰ گرم طلای متفرقه با عیار ۷۴۰ از مشتری خانگی، وزن معادل ۷۵۰ آن حدود ۹٫۸۷ گرم می‌شود. ممکن است مشتری با این تبدیل آشنا نباشد و انتظار داشته باشد مبلغ مستقیماً از همان ۱۰ گرم محاسبه شود.
گزینه عدم تأثیر عیار، اثر تبدیل عیار را از محاسبه کنار می‌گذارد تا مبنای محاسبه همان وزن واردشده باشد. این یک تغییر در روش محاسبه است، نه صرفاً تغییر ظاهر عدد. پس برای ساده‌تر نشان‌دادن حساب به مشتری، بی‌دلیل سراغ آن نرویم.
اگر برای استفاده از این حالت نیاز مشخصی داریم، بهتر است با پشتیبانی هماهنگ کنیم تا روش مناسب همان نوع کار معرفی شود.
قبل از ثبت کل، این موارد را کنترل کنیم
برای اینکه سند خرید یا فروش طلا درست ثبت شود، قبل از نهایی‌کردن چند سؤال کوتاه از خودمان بپرسیم:
- نوع عملیات با معامله ما هماهنگ است: آب‌شده، متفرقه یا بدون تسویه؟
- قطعه‌ای که انتخاب کرده‌ایم همان جنس موردنظر است و عیار آن مشخص شده؟
- مظنه مبنا را وارد کرده‌ایم، بدون اینکه اثر کاهش عیار را دوباره در قیمت اعمال کنیم؟
- تحویل واقعی طلا و دریافت واقعی پول را جدا و درست ثبت کرده‌ایم؟
- اگر تسویه برای آینده است، تاریخ آن را مشخص کرده‌ایم؟
- اگر معامله روی مبلغ بسته شده، وزن محاسبه‌شده را مستقل از مبلغ دست‌کاری نکرده‌ایم؟
بستن معامله، تحویل طلا و تسویه پول سه موضوع جدا هستند. وقتی این تفاوت را در ثبت سند رعایت کنیم، هم خروج جنس از صندوق روشن است، هم طلب و بدهی مشتری و هم زمان تسویه هرکدام.