کاربرد: وقتی چند معامله و دریافت و پرداخت با یک طرف‌حساب در یک روز انجام می‌شود.
مسئله فقط تعداد کلیک‌ها نیست
ممکن است مشتری در یک مراجعه، یک گردنبند بخرد، یک قطعه طلای متفرقه بفروشد، بخشی از مبلغ را به حساب بانکی واریز کند و باقی آن زیر حساب بماند. ته‌حساب امکان ثبت چند ردیف مرتبط در روند یک سند را دارد؛ بااین‌حال، اینکه همه عملیات را در یک سند قرار دهید یا برای معامله‌های مجزا شماره سند جدا بگیرید، روی چاپ، جست‌وجو، تفکیک عملیات و اصلاح بعدی اثر می‌گذارد.
روش واحدی که برای تمام مجموعه‌ها همیشه بهتر باشد وجود ندارد. باید اول مشخص کنید قصد دارید یک معامله با چند روش تسویه ثبت کنید یا چند معامله مستقل که اتفاقاً در یک روز انجام شده‌اند.
حالت اول: یک فروش با چند روش تسویه
فرض کنید فاکتور فروش یک دستبند ۱۵۰ میلیون تومان شده است. مشتری در برابر آن، ۱۰۰ میلیون تومان بانکی پرداخت کرده و طلای متفرقه‌ای با مبلغ توافقی ۳۰ میلیون تومان داده؛ ۲۰ میلیون تومان هم قرار است بعداً بپردازد.
این رخدادها به یک فروش مربوط‌اند. ابتدا سند فروش را ایجاد کنید. هنگام تسویه، دریافت ۱۰۰ میلیون تومان بانکی را در حساب بانکی تعریف‌شده ثبت کنید؛ سپس دریافت طلای متفرقه را با وزن، عیار و مبلغ واقعی توافقی ثبت کنید. اگر بیست میلیون باقی مانده، آن را تخفیف نزنید؛ بگذارید به‌عنوان مانده مالی قابل پیگیری باشد.
در چنین حالتی، داشتن یک سند فروش همراه با ردیف‌های تسویه همان معامله معمولاً صورت‌حساب روشن‌تری می‌سازد. شرط آن است که اجزای معامله، جهت دریافت و تحویل و مبلغ باقی‌مانده درست باشند.
حالت دوم: چند معامله مستقل با یک شخص
فرض کنید صبح ۱۰ گرم آب‌شده به مشتری فروخته‌اید و عصر از همان شخص ۵ گرم متفرقه خریده‌اید. این دو معامله ممکن است قیمت، تاریخ، نوع جنس، فاکتور و دلیل تسویه جداگانه داشته باشند. اگر هر معامله سند مستقل داشته باشد، پیگیری یک اشتباه یا چاپ فاکتور مربوط به همان خرید یا فروش ساده‌تر می‌شود.
به‌ویژه وقتی می‌خواهید هر معامله یک شماره فاکتور مستقل داشته باشد یا به‌صورت مستقل مستند و قابل اصلاح باشد، جداکردن اسناد ارزش دارد. اما جداکردن صرف، بدون ثبت درست تسویه‌ها، تضمین‌کننده صحت حساب نیست.
تفاوت «چاپ سند» و «تهیه گزارش F3»
- چاپ سند: اطلاعات مربوط به یک شماره سند مشخص را در قالب فاکتور یا سند حسابداری نمایش می‌دهد.
- تهیه گزارش / F3 در جزئیات اسناد: گردش و ردیف‌های انتخاب‌شده در بازه و حساب موردنظر را برای ارائه گزارش یا صورت‌حساب آماده می‌کند.
مثلاً اگر برای یک مشتری هفت سند با هفت شماره ثبت کرده‌اید، این هفت شماره لزوماً با زدن «چاپ سند» به یک فاکتور واحد تبدیل نمی‌شوند. برای نمایش مجموعه آن‌ها، گزارش گردش حساب یا صورت‌حساب مناسب‌تر است. تغییر سربرگ یا اندازه فونت، ساختار شماره سندها را ادغام نمی‌کند.
قبل از انتخاب روش، این پنج سؤال را بپرسید
- آیا معامله‌ها مستقل هستند؟ اگر قیمت و توافق هرکدام جداست، سند مستقل غالباً ردیابی را آسان‌تر می‌کند.
- قرار است برای مشتری چه چیزی چاپ شود؟ یک فاکتور فروش یا گزارش چند معامله؟
- آیا دریافت/پرداخت‌های بعدی باید به یک معامله مشخص ارجاع شوند؟ شرح و شماره سند را طوری تنظیم کنید که این پیوند قابل تشخیص باشد.
- آیا احتمال مرجوعی یا اصلاح فقط یک معامله وجود دارد؟ جدا بودن سندها رسیدگی را ساده‌تر می‌کند.
- گزارش مدیریتی چه می‌خواهد؟ بررسی تعداد فاکتور، گردش کار ساخته، فروش و تسویه‌ها را از نظر ثبت و نمایش تفکیک کنید.
چگونه از ثبت دوباره دریافت جلوگیری کنیم؟
وقتی یک بار در مرحله تسویه فروش، دریافت بانکی را ثبت کرده‌اید، نباید برای همان رسید دوباره یک دریافت بانکی مستقل ثبت کنید، مگر اینکه دلیل حسابداری جداگانه‌ای وجود داشته باشد. برای کنترل، رسید بانک را با شماره سند و مبلغ دریافت تطبیق دهید. همین قاعده برای طلای متفرقه یا چک دریافتی هم صدق می‌کند.
یک نمونه تصمیم‌گیری سریع
| وضعیت | روش پیشنهادی برای بررسی |
|---|---|
| فروش یک کالا و دریافت پول + متفرقه | ردیف‌های تسویه همان فروش |
| دو فروش مستقل در دو نوبت با قیمت‌های جدا | دو سند مستقل، به‌ویژه برای دو فاکتور مستقل |
| یک خرید و یک فروش مستقل در یک روز | بررسی ثبت جدا برای پیگیری و چاپ آسان‌تر |
| مشتری گزارش کل معاملات ماهانه می‌خواهد | تهیه گزارش گردش حساب، نه تبدیل همه شماره‌سندها به یک فاکتور |
| سند قبلاً ثبت و چاپ شده | پیش از ادغام، حذف یا ویرایش، آثار مالی و اسنادی را بررسی کنید |
کنترل نهایی
بعد از ثبت، در «جزئیات اسناد»، همان حساب و بازه را انتخاب و مطمئن شوید هیچ دریافت یا خروجی دوبار ثبت نشده است. اگر چاپ فاکتور موردنظر است، از همان سند «چاپ سند» بگیرید؛ اگر گردش چند معامله خواسته شده، از «تهیه گزارش» استفاده کنید. در صورت تغییر ساختار اسناد، مستندات قبلی و شماره‌های ارجاع‌شده را حفظ کنید.
آموزش‌های مرتبط: ویرایش چاپ فاکتور و ثبت سند خرید و فروش طلا.