آموزش ته حساب، بخش پنجم: ثبت ذوب و ری‌گیری، دفترنویسی و محاسبه سود و زیان طلافروشی
تبدیل طلای مستعمل به آب‌شده فقط یک خروج و ورود ساده نیست. طلا را برای ذوب می‌فرستیم، آب‌شده‌ای تحویل می‌گیریم که هنوز عیارش قطعی نشده، مقداری نمونه نزد آزمایشگاه می‌ماند و هزینه‌ای هم بابت ذوب و ری‌گیری داریم. اگر این اتفاق‌ها را از هم جدا نکنیم، نمونه با کسر ذوب قاطی می‌شود و آخر کار معلوم نیست چه مقدار طلب داریم و چقدر واقعاً ضرر کرده‌ایم.
من همیشه تأکید می‌کنم: اول روند واقعی کار را بفهمید، بعد ابزار ثبتش را انتخاب کنید. وقتی بدانید در مغازه چه اتفاقی افتاده، هم دفترنویسی روشن می‌شود، هم ثبت سند در ته حساب و هم گزارش سود و زیان.
نکات کلیدی
- برای هر آزمایشگاه، حساب ذوب و حساب نمونه را جدا نگه دارید تا مطالبات روشن بماند.
- کسر ذوب را پس از تعیین عیار قطعی ثبت کنید، نه هنگام دریافت آب‌شده شرطی.
- دفترنویسی را با نام حساب، نوع عملیات و سپس جزئیات، مطابق ترتیب ثبت نرم‌افزار انجام دهید.
- نتیجه سود و زیان هر دوره را با نرخ همان مقطع نگه دارید تا مقایسه قابل پیگیری باشد.
فهرست مطالب
- ذوب و ری‌گیری را دو روند جدا در نظر بگیرید
- چه چیزهایی برای ذوب از مغازه خارج می‌شود؟
- ثبت تبدیل مستعمل به آب‌شده در ته حساب، مرحله به مرحله
- دفترنویسی را به ترتیب ثبت سند انجام دهید
- فروش آب‌شده را دو مرحله‌ای ثبت کنیم یا مستقیم؟
- دفتر تراز چه کمکی به کنترل خرید و فروش می‌کند؟
- گزارش وضعیت صندوق و سود و زیان را چطور بخوانیم؟
- چرا سود نهایی با تغییر مظنه عوض می‌شود؟
- سود ماهانه، فصلی و سالانه را قابل پیگیری نگه دارید
- حساب تمیز از تفکیک درست شروع می‌شود
ذوب و ری‌گیری را دو روند جدا در نظر بگیرید
ذوب، تبدیل مستعمل یا سایر اقلام طلا به آب‌شده است. ری‌گیری، تعیین عیار آن طلاست و نمونه‌ای هم در این فرایند مطرح می‌شود. این دو به هم مرتبط‌اند، اما از نظر پیگیری حساب‌ها نباید یکی فرض شوند.
برای هر آزمایشگاه دو حساب جدا باز کنید:
- حساب ذوب آزمایشگاه: برای ثبت ارسال طلا، دریافت آب‌شده و رسیدگی به مانده مربوط به ذوب.
- حساب نمونه همان آزمایشگاه: برای پیگیری طلایی که بابت نمونه نزد آزمایشگاه مانده و باید برگردد.
مثلاً نام یکی را «ذوب آزمایشگاه الف» و دیگری را «نمونه آزمایشگاه الف» بگذارید. در روند آموزشی نرم‌افزار، انتخاب یا تعریف حساب از بخش حساب‌ها و با کلید F1 انجام می‌شود.
چرا این‌قدر روی دو حساب تأکید دارم؟ چون اگر همین الان بپرسیم «چقدر نمونه از آزمایشگاه طلب داریم؟»، باید حساب نمونه را باز کنید و جواب بدهید. قرار نیست ماشین‌حساب بردارید، کسر چند ذوب را از مانده حساب کم کنید و تازه به طلب نمونه برسید. وقتی تعداد ذوب‌ها بالا برود، حساب مشترک دیگر قابل کنترل نیست.
چه چیزهایی برای ذوب از مغازه خارج می‌شود؟
رایج‌ترین مورد، طلای مستعمل است که در نرم‌افزار در گروه متفرقه ثبت می‌شود. اما ارسال به ذوب محدود به مستعمل نیست. کار ساخته آسیب‌دیده در ویترین، پارسیان مازاد و سکه هم ممکن است برای ذوب ارسال شوند.
نکته این است که هر قلم باید از همان گروه موجودی خودش خارج شود. مستعمل را از متفرقه خارج می‌کنیم؛ کار ساخته را از ساخته. در روشی که اینجا برای ته حساب به کار می‌بریم، پارسیان در بخش ساخته ثبت می‌شود، چون علاوه بر وزن، جنبه تعدادی دارد و ساختار ثبتش به ساخته نزدیک‌تر است.
جزئیات ثبت بعضی اقلام، مانند سکه، نیاز به بررسی جداگانه دارد. بنابراین نباید تصور کنیم هر چیزی که قرار است ذوب شود، الزاماً باید با گزینه خروج متفرقه ثبت شود.
ثبت تبدیل مستعمل به آب‌شده در ته حساب، مرحله به مرحله
۱. خروج طلای ارسالی را با سند پرداختی ثبت کنید
ابتدا حساب ذوب آزمایشگاه را انتخاب کنید و نوع سند را پرداختی بگذارید. سپس متناسب با کالایی که تحویل داده‌اید، خروج متفرقه یا خروج ساخته را ثبت کنید.
فرض کنید ۱۰۰ گرم مستعمل برای ذوب می‌فرستید. فقط وارد کردن وزن کافی نیست؛ عیار خروجی هم باید با موجودی واقعی مطابقت داشته باشد. اگر موجودی شما با عیار ۷۴۰ ثبت شده، نباید بدون بررسی آن را با عیار ۷۵۰ خارج کنید.
برای کم شدن خطا، از لیست موجودی متفرقه استفاده کنید. انتخاب قلم از روی لیست کمک می‌کند همان موجودی با مشخصات خودش خارج شود، نه اینکه وزن و عیار را از روی عادت تایپ کنید.
۲. آب‌شده برگشتی را به‌صورت شرطی دریافت کنید
وقتی آب‌شده تحویل می‌گیرید، نوع سند دریافتی است. تا زمانی که نتیجه عیار مشخص نشده، آن را به‌عنوان آب‌شده شرطی وارد کنید و اطلاعات آزمایشگاه و انگ را هم ثبت کنید.
اعلام عیار ممکن است چند ساعت زمان ببرد؛ در روند مورد بحث، معمولاً حدود ۱۲ ساعت برای آن در نظر گرفته می‌شود. پس دریافت فیزیکی آب‌شده لزوماً به معنی قطعی شدن حساب ذوب نیست.
این تفاوت مهم است: طلا وارد مغازه شده، اما هنوز نمی‌دانیم ارزش وزنی آن با عیار نهایی دقیقاً چقدر است.
۳. نمونه را از کسر ذوب جدا کنید
بخشی از طلا بابت نمونه نزد آزمایشگاه می‌ماند و ممکن است همان موقع تحویل داده نشود. این مقدار قابل برگشت است، پس نباید آن را ضرر ذوب حساب کنید.
در روش ثبت این عملیات، از گزینه «بدهی ما» همراه با فعال کردن حواله به حساب نمونه استفاده می‌کنیم. ظاهر عنوان ممکن است سؤال ایجاد کند، اما اینجا باید نتیجه دو طرف حواله را ببینید: در حساب نمونه، آزمایشگاه بابت نمونه به ما بدهکار می‌شود و طلب ما قابل پیگیری می‌ماند.
مثلاً اگر ۳۰۰ سوت، یعنی ۰٫۳۰۰ گرم، بابت نمونه نگه داشته شده باشد، این مقدار باید در حساب نمونه همان آزمایشگاه مشخص باشد. آن را با کسری غیرقابل برگشت یکی نکنید.
این ثبت همراه با حواله است. آن را با ثبت مستقل «بدهی ما» بابت کسر ذوب اشتباه نگیرید؛ اثر و هدف این دو ثبت متفاوت است.
۴. هزینه ذوب و ری‌گیری را در حساب هزینه ثبت کنید
اجرت ذوب و هزینه ری‌گیری، سند هزینه خودشان را دارند. بابت را روشن بنویسید: «هزینه ذوب» یا «هزینه ری‌گیری». این هزینه نباید در مانده نمونه پنهان شود.
نحوه تسویه به روش کار آزمایشگاه بستگی دارد. ممکن است وجه دریافت کند یا اعلام کند مبلغ را از محل نمونه تسویه می‌کند. در هر حالت، ماهیت هزینه را جدا ثبت کنید و تسویه را هم مطابق اتفاق واقعی نشان دهید.
۵. بعد از تعیین عیار، کسر ذوب را قطعی کنید
تا آب‌شده شرطی است، ثبت نهایی کسر ذوب را انجام ندهید. ابتدا از بخش تعیین عیار شرطی، عیار قطعی را ثبت کنید؛ بعد مانده واقعی حساب را بررسی کنید.
چرا؟ چون اختلاف وزن ظاهری به‌تنهایی ضرر نهایی را نشان نمی‌دهد. اگر عیار برگشتی بالاتر از عیار مبنا باشد، بخشی از اختلاف جبران می‌شود. اگر عیار پایین‌تر باشد، کسری بیشتر می‌شود. مثلاً نتیجه با عیار ۷۵۲ با نتیجه عیار ۷۴۷ یکسان نیست.
پس از قطعی شدن عیار، کسری نهایی با ثبت وزنی «بدهی ما» و شرحی مثل «بابت کسر ذوب» ثبت می‌شود. در مثال آموزشی، مانده نهایی ۱۳۵ سوت، یعنی ۰٫۱۳۵ گرم، به‌عنوان کسر ثبت می‌شود و از سود وزنی کم می‌کند.
۶. برگشت نمونه و کسری احتمالی آن را ثبت کنید
وقتی نمونه را تحویل می‌گیرید، در حساب نمونه همان آزمایشگاه ورود متفرقه بزنید. اگر نمونه در چند بخش با عیارهای متفاوت برگشته، مشخصات هر بخش را در نظر بگیرید. ممکن است مقدار بسیار کمی با عیار ۹۹۰ و بخش دیگری با عیار نزدیک به شمش برگشته باشد.
اگر نمونه هم کسری داشته باشد، آن کسری جداگانه با ثبت وزنی مربوط به کسر ثبت می‌شود. قابل برگشت بودن نمونه به این معنا نیست که هر اختلافی در آن را نادیده بگیریم.
حاصل این تفکیک روشن است: هم طلب نمونه را می‌دانید، هم کسر ذوب را و هم هزینه‌ای را که بابت خدمات پرداخت کرده‌اید. تفکیک بهتر حساب‌ها، گزارش سریع‌تر و دقیق‌تر می‌دهد. حتی اگر امروز حجم کارتان کم است، روش را طوری یاد بگیرید که در حجم بالا هم جواب بدهد.
دفترنویسی را به ترتیب ثبت سند انجام دهید
دفتر خوب، دفتری نیست که فقط تمام عددها داخلش باشد. حسابدار باید از روی نوشته شما بفهمد کدام حساب را باز کند، نوع سند چیست و چه عملیاتی را ثبت کند.
ترتیب نوشتن را تا جای ممکن با ترتیب کار در نرم‌افزار یکی کنید:
- نام حساب یا طرف حساب: ابتدا مشخص کنید عملیات برای چه شخص یا حسابی است.
- نوع عملیات: خروج، ورود، فروش، خرید، فروش پولی یا خرید پولی را روشن بنویسید.
- مشخصات کالا یا وجه: وزن، عیار، انگ، نوع کالا، مبلغ و اطلاعات مرتبط را درج کنید.
- جزئیات تسویه یا تبدیل: مشخص کنید مانده وزنی است، پولی می‌شود یا وجه از بانک و صندوق دریافت یا پرداخت شده است.
تاریخ باید در سربرگ مشخص باشد. شماره سند را هم می‌توانید طبق روال خودتان دستی تعیین کنید یا پس از ثبت در سیستم به نوشته اضافه کنید. مهم این است که ارتباط نوشته و سند نرم‌افزار از بین نرود.
برای طرف حساب جدید، مشخصات فردی، شماره تماس و کد ملی را هم بگیرید تا حساب از ابتدا ناقص تعریف نشود.
فرض کنید می‌نویسید «دو میلیون تومان، چای، هزینه». حسابدار باید تا آخر عبارت برود تا بفهمد قرار است حساب هزینه را باز کند. اما وقتی اول نوشته‌اید «هزینه»، از همان ابتدا مسیر ثبت مشخص است. برای حساب اشخاص هم همین منطق برقرار است: اول نام حساب، بعد عملیات و جزئیات.
ورود و خروج با خرید و فروش یکی نیست
کلمات در دفترنویسی معنا دارند. در این روش، «ورود» و «خروج» برای جابه‌جایی فیزیکی استفاده می‌شوند؛ وقتی معامله با مابه‌ازای ریالی مطرح است، از «خرید» و «فروش» استفاده می‌کنیم. اگر هدف، تبدیل مانده وزن و پول باشد، باید آن را با «فروش پولی» یا «خرید پولی» روشن کنیم.
- فروش پولی: وقتی وجه مشتری به معامله طلا تبدیل می‌شود، عنوان باید این تبدیل را نشان دهد.
- خرید پولی: وقتی از مانده طلایی مشتری کم می‌کنیم و معادلش وجه می‌پردازیم، این عنوان مسیر ثبت را روشن می‌کند.
مثلاً مشتری ۱۰۰ میلیون تومان به بانک سامان واریز کرده و در مقابل طلا می‌خواهد. فقط نوشتن «دریافت ۱۰۰ میلیون» برای توضیح کل عملیات کافی نیست. برعکس، اگر مشتری مانده طلایی دارد و ۱۰۰ میلیون تومان وجه می‌خواهد، باید پرداخت وجه و تبدیل بخشی از وزن او هم مشخص باشد.
فروش آب‌شده را دو مرحله‌ای ثبت کنیم یا مستقیم؟
انتخاب روش به زمان اتفاق‌ها بستگی دارد. گاهی آب‌شده امروز تحویل می‌شود و پولی کردن آن بعداً انجام می‌شود. گاهی تحویل، تعیین قیمت و دریافت وجه هم‌زمان است. این دو وضعیت را یکسان ثبت نکنید.
حالت اول: خروج آب‌شده و پولی کردن در دو مرحله
ابتدا در حساب طرف مقابل، خروج آب‌شده را با وزن، عیار و انگ ثبت کنید. مثلاً ۱۰۰ گرم آب‌شده با عیار ۷۴۹ تحویل داده‌اید. اگر بعداً قرار است این مانده به ریال تبدیل شود، در مرحله بعد از بخش پولی کردن استفاده کنید.
گزینه «مانده این سند» کمک می‌کند مانده همان سند را برای تبدیل انتخاب کنید و مجبور نباشید تمام عددها را دوباره تایپ کنید. انجام عملیات از مسیر «فروش بدون تسویه» هم امکان‌پذیر است، اما برای تبدیل مانده، مسیر پولی کردن سریع‌تر است و ورود مجدد اطلاعات را کمتر می‌کند.
حالت دوم: فروش و دریافت وجه هم‌زمان
اگر همین حالا طلا تحویل شده، قیمت مشخص شده و وجه هم قرار است دریافت شود، می‌توانید از بخش فروش طلا، لیست انگ‌ها را باز کنید، انگ موردنظر را انتخاب کنید و فروش را مستقیم ثبت کنید. سپس ورود وجه را در بانک، نقد یا محل دریافت واقعی بزنید.
اگر شمش را در بخش اتیکت تعریف کرده‌اید، مسیر فروش اتیکت مطرح می‌شود. در این حالت، مبنای قیمت‌گذاری و درصد سود همان بخش را درست تنظیم کنید. اصل کار تغییر نمی‌کند: مسیر ثبت باید با نحوه واقعی فروش و تسویه هماهنگ باشد.
دفتر تراز چه کمکی به کنترل خرید و فروش می‌کند؟
دفتر ثبت روزانه همه اتفاق‌ها را دارد: فروش، هزینه، خرید، دریافت و پرداخت. همین جامع بودن باعث می‌شود خریدها و فروش‌ها بین سندهای مختلف پراکنده شوند. برای اینکه سریع بفهمیم در چه وضعیتی هستیم، دفتر تراز به کار می‌آید.
در این دفتر، فروش‌ها را یک‌جا و خریدها را یک‌جا ثبت می‌کنیم تا میزان فروش و جایگزینی آن قابل کنترل باشد. برای آب‌شده و سکه، دفتر تراز جدا در نظر می‌گیریم. مستعمل هم در کنترل تراز آب‌شده مطرح است، چون بعداً می‌تواند به آب‌شده تبدیل شود.
این دفتر مخصوصاً زمانی مهم است که حسابدار تمام‌وقت و برخط ندارید؛ معاملات با فاکتور دستی انجام می‌شود و ثبت نرم‌افزاری با فاصله صورت می‌گیرد. در چنین وضعیتی، نباید تا آمدن حسابدار از وضعیت خرید و فروش بی‌خبر بمانید.
البته مسیر بهتر این است که اسناد در لحظه ثبت شوند و فاکتورها از سیستم چاپ شوند. هرچه فاصله اتفاق واقعی و ثبت حسابداری کمتر باشد، احتمال خطا هم کمتر می‌شود.
وزن بیشترِ مستعمل، به‌تنهایی نشانه سود نیست
فرض کنید ۱۰۰ گرم آب‌شده فروخته‌اید و در مقابل، ۱۰۱ گرم مستعمل خریده‌اید. این یک گرم اختلاف را فوراً سود قطعی ندانید. باید مستعمل ذوب شود، عیار نهایی مشخص شود و کسر ذوب را هم به دست بیاورید؛ آن وقت معلوم می‌شود جایگزینی انجام‌شده چه نتیجه‌ای داشته است.
در مقایسه ریالی هم هزینه جایگزینی اهمیت دارد. اما برای مستعمل، تا کیفیت و کسری روشن نشده، نتیجه‌گیری فقط از روی مبلغ یا وزن ظاهری ناقص است.
گزارش وضعیت صندوق و سود و زیان را چطور بخوانیم؟
در حسابداری طلافروشی با دو مبنا سروکار داریم: وزن و ریال. همان منطقی که در حساب‌های قدیمی با دو حساب T شکل پیگیری می‌شد، در گزارش وضعیت صندوق هم دیده می‌شود: بخش وزنی، بخش ریالی و مانده هرکدام.
برای خواندن گزارش، از بالا به پایین پیش بروید:
- موجودی‌های مغازه: جزئیات دارایی‌هایی که در موجودی ثبت شده‌اند.
- جمع وزن و ریال: خلاصه موجودی‌ها برای کنترل نتیجه کلی.
- حساب‌های مانده‌دار: مطالبات و بدهی‌های طرف حساب‌ها.
- ثبت‌های طلب ما و بدهی ما: تعدیلات وزنی و ریالی، از جمله کسری‌هایی که ثبت کرده‌اید.
- اطلاعات معاملات: مقادیر مربوط به فروش آب‌شده، مستعمل، ساخته و اتیکت، همراه با جزئیات قابل نمایش.
- نتیجه نهایی: سود یا زیان وزنی، سود یا زیان ریالی و نتیجه تبدیل آن‌ها به مبنای مشترک.
اگر در یک بخش اختلاف دارید، فقط به عدد جمع خیره نشوید؛ جزئیات همان ردیف را باز کنید و منشأ اختلاف را پیدا کنید. کسر ذوبی که با «بدهی ما» ثبت کرده‌اید باید در نتیجه اثر بگذارد.
در مقابل، حواله دوطرفه برای انتقال مانده بین حساب‌هاست و به‌خودی‌خود سود یا زیان تازه ایجاد نمی‌کند. این همان تفاوتی است که در ثبت نمونه و ثبت کسر ذوب باید حواستان به آن باشد.
نمایش جزئیات گزارش را با محاسبه آن اشتباه نگیرید
بعضی گزینه‌های گزارش برای نمایش ردیف‌های بیشتر هستند. اگر تیک نمایش یک ردیف فعال نباشد، الزاماً به این معنی نیست که آن اطلاعات در محاسبه دخالت نداشته است.
برای تحلیل بهتر، ردیف‌های مرتبط با طلب و بدهی، فروش‌ها، تخفیف، مالیات و سود تعریف‌شده را بررسی کنید. میانگین نرخ معاملات هم کمک می‌کند بفهمید خرید و فروش هر گروه با چه میانگینی انجام شده است، نه اینکه فقط عدد نهایی سود را داشته باشید.
یک تیک اشتباه مالیات می‌تواند سود گزارش‌شده را تغییر دهد
یکی از خطاهای مهم این است که در معامله‌ای مالیات از مشتری دریافت نشده، اما گزینه مالیات در سند فعال مانده است. نرم‌افزار بر اساس همان تنظیم، مالیات محاسبه می‌کند؛ اینکه عملاً وجهش را نگرفته‌اید، جلوی محاسبه را نمی‌گیرد.
در چنین حالتی، مبلغ محاسبه‌شده می‌تواند از مبلغ کل معامله منظور شود و نتیجه سود را تغییر دهد. بنابراین اگر گزارش غیرمنتظره است، تنظیمات بیشتر سند و گزینه‌های مالیاتی آن را هم بررسی کنید، مخصوصاً وقتی آب‌شده را در قالب اتیکت تعریف کرده‌اید.
اینجا موضوع، صحت تنظیم و ثبت سند است، نه تعیین یک نرخ ثابت مالیاتی برای همه معاملات. برای مقررات و تکالیف مالیاتی، مرجع رسمی را از سازمان امور مالیاتی کشور پیگیری کنید.
چرا سود نهایی با تغییر مظنه عوض می‌شود؟
ممکن است گزارشی بگیرید، عددی به کارفرما بدهید و چند ساعت بعد عدد دیگری ببینید، بدون اینکه معامله تازه‌ای انجام شده باشد. همیشه معنایش اشتباه حسابدار نیست؛ باید ببینید نتیجه نهایی با چه نرخی محاسبه شده است.
در گزارش مورد بحث، سود ریالی به وزن تبدیل و به سود وزنی اضافه می‌شود. پس وقتی مظنه تغییر می‌کند، معادل وزنی بخش ریالی هم تغییر می‌کند.
نتیجه نهایی وزنی = سود یا زیان وزنی + معادل وزنی سود یا زیان ریالی
اگر بخش ریالی مثبت باشد، بالا رفتن قیمت طلا باعث می‌شود همان مبلغ پول، معادل گرم کمتری داشته باشد؛ در نتیجه مجموع سود به گرم کاهش پیدا می‌کند. با کاهش نرخ، همان مبلغ معادل گرم بیشتری می‌شود. این تغییر را نباید بی‌درنگ زیان تازه ناشی از معامله تلقی کنید؛ بخشی از آن اثر تبدیل مبناست.
به همین دلیل، گزارش سود باید همراه با مبنای محاسبه فهمیده شود. فقط گفتن «چند گرم سود داریم» بدون توجه به نرخ تبدیل، می‌تواند بین حسابدار و کارفرما سوءتفاهم ایجاد کند.
سود ماهانه، فصلی و سالانه را قابل پیگیری نگه دارید
«آخرین نتیجه» وضعیت تجمعی عملکرد را تا زمان گزارش نشان می‌دهد. برای اینکه عملکرد یک ماه یا فصل را جدا به دست بیاورید، باید نتیجه مقاطع مختلف را نگه دارید.
روش کار این است:
- در پایان هر ماه، نتیجه تجمعی سود یا زیان را یادداشت و نگهداری کنید.
- نرخ‌ها و مبنای محاسبه همان مقطع را مشخص نگه دارید.
- برای عملکرد ماه، نتیجه تجمعی پایان ماه قبل را از نتیجه تجمعی پایان ماه جاری کم کنید.
- برای فصل، شش‌ماهه یا سال هم نتیجه ابتدای بازه را از نتیجه انتهای همان بازه کم کنید.
عملکرد دوره = نتیجه تجمعی پایان دوره منهای نتیجه تجمعی ابتدای دوره
نتیجه ممکن است سود باشد یا زیان؛ از قبل فرض نکنید عدد حتماً مثبت است.
چرا باز کردن گزارش ماه قبل در امروز کافی نیست؟
چون در این شیوه گزارش‌گیری، نرخ فعلی می‌تواند بر تبدیل ریال به وزن اثر بگذارد. ممکن است امروز گزارش دوره قبل را باز کنید، اما عددی ببینید که با عدد مشاهده‌شده در پایان همان ماه فرق دارد.
برای همین می‌گویم نتیجه هر ماه را همان موقع یادداشت کنید. اگر ثبت آن را فراموش کرده‌اید، برای بازسازی وضعیت آن مقطع باید تنظیمات نرخ مرتبط را مطابق همان روز قرار دهید تا نتیجه با مبنای آن زمان محاسبه شود.
هدف این است که بدانید مغازه در هر مقطع، با همان مظنه چه عملکردی داشته است؛ نه اینکه چند ماه بعد، همه گذشته را با نرخ امروز بسنجید.
حساب تمیز از تفکیک درست شروع می‌شود
از ارسال مستعمل به ذوب تا گزارش آخر ماه، یک اصل مشترک داریم: اتفاق‌های متفاوت را با هم قاطی نکنید. نمونه، کسر ذوب نیست؛ دریافت آب‌شده شرطی، پایان حساب ذوب نیست؛ خروج فیزیکی، لزوماً فروش نیست؛ و تغییر سود معادل وزنی هم لزوماً از معامله جدید نیامده است.
اگر حساب نمونه را جدا نگه دارید، کسری را بعد از تعیین عیار قطعی کنید، دفتر را به ترتیب ثبت سند بنویسید و نتیجه دوره‌ها را با نرخ همان مقطع نگه دارید، گزارش‌هایتان قابل توضیح می‌شوند. حسابداری خوب فقط ثبت عدد نیست؛ باید بتوانید سریع بگویید این عدد از کجا آمده و چرا تغییر کرده است.