آموزش ته حساب، بخش چهارم: از ورود جنس و ثبت اتیکت تا فروش و تسویه حساب
در حسابداری طلافروشی، فقط وارد کردن عددها مهم نیست؛ مهم این است که هر اتفاق را از مسیر درست ثبت کنیم. جنس وارد مغازه شده یا خرید انجام شده؟ طلا را تحویل داده‌ایم یا فقط قیمت معامله را بسته‌ایم؟ می‌خواهیم مانده حساب را به وزن تبدیل کنیم یا یک فروش جدید با سود مشخص ثبت کنیم؟ همین تفاوت‌هاست که موجودی، حساب اشخاص و بیلان را درست نگه می‌دارد.
بعد از ثبت موجودی اولیه، افتتاح حساب‌های بانکی و وارد کردن مانده قبلی اشخاص، نوبت کارهای روزانه مغازه است: دریافت جنس از بنکدار، اتیکت زدن، فروش، خرید مستعمل، دریافت و پرداخت، حواله و اصلاح اسناد. این عملیات را قدم‌به‌قدم در نرم‌افزار حسابداری طلا و جواهر ته حساب بررسی می‌کنیم.
نکات کلیدی
- در ثبت اتیکت از کار ساخته، نام پایه مشخص می‌کند موجودی از کدام انبار کسر شود.
- پولی کردن برای تبدیل مانده حساب است؛ معامله جدید آب‌شده باید از مسیر خرید و فروش ثبت شود.
- تکرار اطلاعات اتیکت قبلی و چاپ خودکار، سرعت ثبت کالاهای مشابه را افزایش می‌دهد.
- اسناد اشتباه را تا جای ممکن اصلاح یا جابه‌جا کنید و مدارک پرداخت را به سند پیوست کنید.
فهرست مطالب
- ۱. ورود جنس جدید از بنکدار را از کجا شروع کنیم؟
- ۲. ثبت اتیکت از موجودی کار ساخته
- ۳. فیلدهای مهم اتیکت و کاربرد هرکدام
- ۴. تنظیمات اتیکت برای افزایش سرعت، بدون تکرار خطا
- ۵. فیلدهای بیشتر برای ویترین، انبارگردانی و مشخصات کالا
- ۶. قبل از فروش، حساب مشتری را درست انتخاب کنید
- ۷. تنظیمات اسناد، RFID و استعلام ری‌گیری
- ۸. فروش کار ساخته یا فروش اتیکت
- ۹. خرید طلای مستعمل و تعیین موعد پرداخت
- ۱۰. تفاوت مهم پولی کردن با خرید و فروش بدون تسویه
- ۱۱. حواله و کاربرد طلب ما و بدهی ما
- ۱۲. هزینه، درآمد و سود و زیان وزنی
- ۱۳. سکه، ارز و طلای خام: معامله را با تحویل فیزیکی اشتباه نگیریم
- ۱۴. شرح حساب، پیوست مدارک و اصلاح سند به جای حذف
- جمع‌بندی: قبل از ثبت، ماهیت اتفاق را مشخص کنید
۱. ورود جنس جدید از بنکدار را از کجا شروع کنیم؟
ورود جنس جدید هم در مغازه تازه‌تأسیس اتفاق می‌افتد و هم در مجموعه‌ای که سال‌ها فعالیت کرده است. اولین کار، ثبت درست سند بنکدار است. قبل از اینکه سراغ وزن و اجرت بروید، مشخصات سند را کنترل کنید.
- شماره سند را تطبیق دهید. دسترسی سریع این قسمت با کلید F4 است. شماره ثبت‌شده باید با سندی که مبنای کار شماست مطابقت داشته باشد.
- تاریخ سند را بررسی کنید. دسترسی سریع تاریخ با F5 انجام می‌شود. تاریخ را متناسب با همان سند ثبت کنید.
- نوع سند را انتخاب کنید. وقتی جنس دریافت می‌کنید، نوع سند «دریافتی» است.
- مسیر ورود را مشخص کنید. برای کار ساخته، می‌توانید ورود مستقیم همراه با اتیکت یا ورود غیرمستقیم از طریق موجودی کار ساخته داشته باشید.
- گیرنده را در صورت نیاز ثبت کنید. مثلاً اگر فردی را برای خرید به تهران فرستاده‌اید، نام او را در این قسمت وارد می‌کنید تا مشخص باشد جنس را چه کسی تحویل گرفته است.
ورود مستقیم و غیرمستقیم چه فرقی دارند؟
در ورود مستقیم، از گزینه «ورود و ثبت اتیکت» استفاده می‌کنیم. هر قطعه با وزن خودش ثبت می‌شود و همان موقع شناسه اتیکت می‌گیرد. یعنی ورود جنس و شناسنامه‌دار کردن آن در یک مسیر انجام می‌شود.
در ورود غیرمستقیم، ابتدا وزن کل بار را در قسمت کار ساخته ثبت می‌کنیم. بعد، جداگانه وارد ثبت اتیکت می‌شویم و قطعات را یکی‌یکی از آن موجودی اتیکت می‌زنیم.
فرض کنید ۲۰ عدد النگو با وزن کل ۲۰ گرم دریافت کرده‌ایم. در روش غیرمستقیم، ابتدا ۲۰ گرم و در صورت ثبت تعداد، ۲۰ عدد وارد موجودی کار ساخته می‌شود. سپس برای هر النگو اتیکت جداگانه صادر می‌کنیم.
ثبت تعداد را با روش کنترل موجودی خودتان هماهنگ کنید. اگر بنکدار تعداد را در فاکتور ننوشته و کنترل شما بر مبنای اتیکت است، تعداد قطعات را در اتیکت‌ها خواهید داشت. اما اگر می‌خواهید آمار تعدادی کار ساخته هم درست باشد و هنگام اتیکت زدن تعداد منفی نشود، تعداد کل را از همان ابتدا ثبت کنید. برای انبارگردانی بر مبنای کار ساخته، این موضوع اهمیت بیشتری دارد.
پرداخت به بنکدار را جدا از دریافت جنس ببینید
دریافت جنس یک طرف ماجراست و تسویه با بنکدار طرف دیگر. اگر طلای خام به او تحویل می‌دهید، نوع سند را «پرداختی» می‌گذارید و خروج را در قسمت مربوط به طلای آب‌شده، آب‌شده شرطی یا مستعمل ثبت می‌کنید.
اگر آب‌شده‌های شما اتیکت دارند، قطعه موردنظر را از فهرست اتیکت‌ها پیدا کنید. اینجا حواستان به نوع عملیات باشد: برای تحویل فیزیکی، خروج لازم است؛ انتخاب فروش به جای خروج، عملیات دیگری ثبت می‌کند. در فهرست انتخاب هم بررسی کنید قطعه واقعاً موجود باشد و قبلاً فروخته نشده باشد.
گاهی هم قرار است مبلغی از حساب بنکدار به وزن تبدیل شود یا برعکس. مثلاً بنکدار می‌گوید ۸۰۰ هزار تومان طلب ریالی یا اجرت ریالی‌اش را به مانده وزنی اضافه کنید. این کار از مسیر «پولی کردن» انجام می‌شود. تفاوت آن با خرید و فروش جدید را جلوتر دقیق‌تر باز می‌کنیم.
۲. ثبت اتیکت از موجودی کار ساخته
وقتی جنس را غیرمستقیم وارد کرده‌اید، حالا باید از موجودی کار ساخته برای آن اتیکت بسازید. ابتدا گروه مناسب، مثلاً النگو، را انتخاب کنید و فرم ثبت اتیکت را باز کنید.
نوع سند اتیکت: موجودی اولیه یا از موجودی کار ساخته؟
گزینه «موجودی اولیه» برای شروع دوره است. بعد از اینکه موجودی ابتدای دوره را ثبت کردید، جنس‌هایی که در جریان عادی کار از بنکدار می‌آیند دیگر موجودی اولیه نیستند.
برای همان ۲۰ گرم النگویی که دریافت کرده‌ایم، نوع سند اتیکت باید «از موجودی کار ساخته» باشد؛ چون این جنس قبلاً در کار ساخته نشسته و حالا قرار است به اتیکت منتقل شود.
یک استثنا هم داریم: اگر صاحب مغازه از سرمایه خودش جنس جدیدی اضافه کند و قرار نباشد شخص دیگری بابت آن بستانکار شود، می‌توان آن را به‌عنوان افزایش سرمایه از مسیر موجودی اولیه ثبت کرد. اما اگر شخصی بابت این ورود طلبکار می‌شود، باید ورود در حساب همان شخص ثبت شود؛ نه اینکه با موجودی اولیه، بدهی او را نادیده بگیریم.
نام پایه را فراموش نکنید
یکی از ضروری‌ترین فیلدها در ثبت اتیکت از کار ساخته، نام پایه است. سیستم باید بداند وزن و تعداد این اتیکت را از کدام موجودی کم کند.
ممکن است وزن، سازنده و اجرت را درست وارد کرده باشید، اما نام پایه را انتخاب نکرده باشید. نتیجه چیست؟ در موجودی پایه‌ای که باید از آن کسر شود، ارتباط درست شکل نمی‌گیرد و ممکن است ردیف‌های منفی ببینید. این خطا با درست کردن اجرت حل نمی‌شود؛ باید اتصال اتیکت به موجودی پایه را بررسی کنید.
کنترل مثال ساده است: اگر از ۲۰ عدد و ۲۰ گرم موجودی، چهار اتیکت یک‌گرمی ثبت کنیم، باید در کار ساخته ۱۶ عدد و ۱۶ گرم باقی بماند. این کاهش، انتقال به اتیکت است، نه فروش به مشتری.
اگر اختلاف وزنی داشتید، ریز گردش را باز کنید. می‌توانید فهرست را مرتب کنید، خروجی PDF بگیرید و ردیف‌ها را با مدارک تطبیق دهید. حتی اختلافی مثل ۸۰ سوت را باید از همین مسیر ریزبه‌ریز پیدا کرد.
۳. فیلدهای مهم اتیکت و کاربرد هرکدام
اتیکت فقط یک شناسه و وزن نیست. اطلاعاتی که اینجا ثبت می‌کنید، بعداً در فروش، جست‌وجوی کالا، تفکیک اجناس و گزارش‌گیری به کار می‌آید.
- نوع اتیکت: برای کار جواهر، نوع جواهر و برای کار بدون جواهر، نوع ساده را انتخاب کنید تا امکان تفکیک کالاها وجود داشته باشد.
- نوع طلا، وزن و عیار: مشخصات واقعی همان قطعه را ثبت کنید. در مثال کار ساخته، عیار ۷۵۰ استفاده می‌شود؛ برای اقلام با عیار متفاوت، مقدار مربوط به خودشان را نگه دارید.
- نوع ارز: متناسب با معامله تعیین می‌شود. اگر با درهم یا دلار کار می‌کنید، نوع ارز را تغییر دهید.
- کد کار: برای کدی است که به کالا اختصاص می‌دهید. در آب‌شده و شمش، انگ می‌تواند در این قسمت قرار بگیرد.
- کد فروش: یک قرارداد داخلی میان حسابدار و فروشنده برای شناخت دسته کالا یا شرایط فروش است.
- گروه: معمولاً از گروهی که در آن اتیکت می‌زنید انتخاب می‌شود. اگر وسط کار متوجه شدید گروه اشتباه است، می‌توانید همان‌جا تغییرش دهید؛ لازم نیست اتیکت را پاک کنید و از اول بسازید.
- سازنده: در این روند، نام تأمین‌کننده یا بنکداری است که جنس از او تهیه شده است. برای ثبت شمش و آب‌شده، اطلاعات ری‌گیری هم متناسب با کار استفاده می‌شود.
- RFID: در صورت داشتن تجهیزات مربوط، شناسه تگ را با دستگاه ثبت می‌کنید.
- توضیحات: هر ویژگی تکمیلی که برای شناخت یا پیگیری قطعه لازم است، در این قسمت قرار می‌گیرد.
کد کار را با شناسه اتیکت یکی نگیرید. شناسه اتیکت در روند ثبت نرم‌افزار ایجاد می‌شود، اما کد کار می‌تواند شناسه‌ای مثل انگ یا کد داخلی شما باشد. برای آشنایی با مفهوم فناوری تگ‌ها هم می‌توانید به توضیح استانداردهای EPC/RFID در GS1 مراجعه کنید.
کد فروش را قراردادی و روشن تعریف کنید
مثلاً توافق می‌کنید کد فروش ۱ نشان‌دهنده تخفیف ۵ درصدی و کد فروش ۲ نشان‌دهنده تخفیف ۱۰ درصدی باشد. این عددها صرفاً مثال‌اند؛ معنی کدها را شما بین حسابدار و فروشنده تعیین می‌کنید.
کاربرد دیگر، جدا کردن جنس ویترین از مستعمل است. فروشنده با دیدن کد متوجه می‌شود این قطعه در کدام دسته قرار دارد و در تخفیف دادن چقدر اختیار دارد. مهم این است که قرارداد داخلی مشخص باشد، نه اینکه هرکس برداشت خودش را از کد داشته باشد.
اجرت مایه و اجرت فروش را جدا وارد کنید
«مایه» مربوط به شرایط خرید شماست و «فروش» مربوط به شرایطی است که برای فروش کالا در نظر دارید. بنابراین درصد طلایی مایه با درصد طلایی فروش، و اجرت ریالی مایه با اجرت ریالی فروش، دو موضوع جدا هستند.
- اجرت تعدادی: مبلغ به هر عدد مربوط است و باید در فیلدهای اجرت مایه و اجرت فروش وارد شود.
- اجرت گرمی: مبلغ اجرت بر مبنای هر گرم محاسبه می‌شود.
- اجرت طلایی: درصد مربوط به خرید و فروش در فیلدهای درصد طلایی ثبت می‌شود.
در حالت تعدادی، مبلغ را جای درصد طلایی وارد نکنید. همچنین در فرم آموزش‌داده‌شده، ترکیب هم‌زمان درصد طلایی و اجرت تعدادی در یک انتخاب فراهم نیست؛ نوع اجرت را مطابق روش واقعی محاسبه انتخاب کنید.
مشخصات سنگ، قیمت‌گذاری و تصویر کالا
با F6 وارد مشخصات سنگ می‌شوید. اگر کار شما جواهر تخصصی نیست، ممکن است نام سنگ و مبلغ کل آن برای ثبت موردنیازتان کافی باشد. اما برای فعالیت تخصصی جواهر، جزئیات بیشتری از سنگ قابل ثبت است.
بخش قیمت‌گذاری هم برای تعریف فرمول کاربرد دارد؛ به‌خصوص وقتی قرار است طلا و سنگ جداگانه در محاسبه قیمت دیده شوند.
درج تصویر را هم دست‌کم نگیرید. می‌توانید عکس آماده کالا را انتخاب کنید یا همان لحظه با وب‌کم عکس بگیرید. عکس، پیدا کردن و تشخیص قطعه را راحت‌تر می‌کند. تنظیمات وب‌کم هم از همان قسمت در دسترس است.
۴. تنظیمات اتیکت برای افزایش سرعت، بدون تکرار خطا
اگر ۲۰ قطعه مشابه دارید، قرار نیست مشخصات مشترک را ۲۰ بار تایپ کنید. تنظیمات درست می‌تواند کار را به وارد کردن وزن، ثبت و چاپ محدود کند. البته شرطش این است که بدانید چه اطلاعاتی از اتیکت قبلی تکرار می‌شود.
استفاده از اطلاعات اتیکت قبلی
قطعات مشابه را قبل از ورود اطلاعات دسته‌بندی کنید. مثلاً النگوهایی که نوع، سازنده، اجرت و سایر مشخصات مشترک دارند کنار هم قرار بگیرند. بعد با فعال کردن استفاده از اطلاعات قبلی، فیلدهای انتخاب‌شده تا زمانی که دستی تغییرشان ندهید تکرار می‌شوند.
در این حالت، برای هر قطعه فقط اطلاعات متفاوت، مثل وزن، را عوض می‌کنید. اما دقت کنید: اطلاعات اشتباه هم به همان سرعت اطلاعات درست تکرار می‌شود. وقتی دسته کالا عوض شد، مشخصات مشترک را دوباره کنترل کنید. نگه داشتن عیار قبلی هم برای اقلامی که عیارشان با مقدار پیش‌فرض متفاوت است کاربرد دارد.
بخش‌های غیرفعال یعنی عبور سریع‌تر بین فیلدها
در تنظیمات فرم، غیرفعال کردن بعضی بخش‌ها به این معناست که هنگام ورود پشت‌سرهم اطلاعات، سیستم روی آن فیلدها توقف نکند. منظور این نیست که دیگر هیچ دسترسی به آن اطلاعات ندارید؛ هدف، کوتاه شدن مسیر ثبت است.
مثلاً وقتی جزئیات تخصصی سنگ را وارد نمی‌کنید، لازم نیست هر بار از همه فیلدهای آن عبور کنید. بخش‌های غیرضروری را متناسب با کارتان کنار بگذارید تا سریع‌تر به ثبت و خروج برسید.
برای کدهایی که تنظیم ثابت یا پشت‌سرهم دارند نیز یکی را آگاهانه انتخاب کنید. «ثابت» یعنی مقدار قبلی حفظ شود؛ «پشت‌سرهم» یعنی کد به ترتیب جلو برود. این دو کاربرد یکسانی ندارند.
چاپ خودکار و تأیید قبل از ذخیره
- پرسش قبل از ذخیره: یک تأیید اضافه می‌گیرد تا احتمال خطا کمتر شود، ولی سرعت ثبت را پایین می‌آورد.
- چاپ اتیکت پس از ذخیره و خروج: اتیکت را خودکار برای چاپگر می‌فرستد و نیاز به زدن دستور چاپ جداگانه را کم می‌کند.
در تنظیمات کد تکراری، شرایط کالای خودتان را در نظر بگیرید. ممکن است چند قطعه مرتبط با یک شمش، انگ یکسان داشته باشند؛ جلوگیری نامتناسب از تکرار کد می‌تواند در این وضعیت خطا بدهد.
همچنین بهتر است روند خودکار و ترتیبی شناسه‌ها را بی‌دلیل دستکاری نکنید. گزینه‌ای که کد حساب سازنده را وارد ترکیب شناسه می‌کند، در این روش کاری توصیه نمی‌شود؛ چون تغییر نامناسب روند شماره‌گذاری، احتمال شناسه تکراری را ایجاد می‌کند.
۵. فیلدهای بیشتر برای ویترین، انبارگردانی و مشخصات کالا
همه مغازه‌ها یک مدل کار نمی‌کنند. اگر اطلاعات بیشتری لازم دارید، بخش «فیلد بیشتر» را متناسب با نیازتان تنظیم کنید.
- شماره ویترین: برای تفکیک کالاها بین ویترین‌های مختلف و گرفتن آمار ورود، فروش و انبارگردانی هر ویترین کاربرد دارد.
- بخش: اگر مغازه را بخش‌بندی کرده‌اید، می‌توانید این تفکیک را در اطلاعات کالا نگه دارید.
- کد پایه: از فیلدهای قابل استفاده برای کار جواهر است.
- تعداد: وقتی یک اتیکت نماینده چند قطعه با وزن کل است، می‌توانید تعداد را هم ثبت کنید.
- رنگ فلز: برای تفکیک رنگ‌هایی مثل زرد، سفید و رزگلد استفاده می‌شود.
- ضریب: برای اعمال ضریب در محاسبات قیمت و شرایط تخفیف کاربرد دارد.
- وزن قبل از تعمیر: برای نگهداری سابقه وزنی قطعاتی که به تعمیر می‌روند مفید است.
- سایز: مثلاً برای جدا کردن سایزهای مختلف النگو به کار می‌آید.
- تاریخ ثبت: در حالت خودکار، زمان ثبت را می‌گیرد. با فعال کردن امکان تغییر، می‌توانید تاریخ را دستی تعیین کنید؛ در روند عادی بهتر است خودکار باقی بماند.
فرض کنید دو ویترین دارید و هرکدام دست یک نفر است. اگر از اول شماره ویترین را روی اتیکت‌ها ثبت کنید، بعداً می‌توانید هر ویترین را جدا انبارگردانی کنید و آمار فروش و ورود جنس آن را مستقل بگیرید. این تفکیک باید موقع ثبت اطلاعات ساخته شود، نه زمانی که گزارش لازم دارید.
۶. قبل از فروش، حساب مشتری را درست انتخاب کنید
برای فروش، اول حساب مشتری را پیدا کنید. با F9 فهرست مشتری‌ها را باز کنید. اگر حساب دارد، همان را انتخاب کنید؛ اگر ندارد، با F1 افتتاح حساب انجام دهید.
در ثبت نام، اول نام خانوادگی یا اول نام کوچک بودن، الزام نیست. روش نام خانوادگی اول، برای دسته‌بندی و پیدا کردن اشخاص در سیستم‌های قدیمی‌تر کمک بیشتری می‌کرد. در ته حساب، جست‌وجو با نام، نام خانوادگی و حتی بخشی از آن‌ها انجام می‌شود. بااین‌حال، داشتن یک روش یکسان برای ثبت اسامی، کار مجموعه را مرتب‌تر می‌کند.
برای درج عنوان هم لازم نیست هر بار تایپ کنید: فلش بالا عنوان «جناب آقای» و فلش پایین «سرکار خانم» را قرار می‌دهد. وجود این عنوان‌ها مانع جست‌وجوی نام شخص نمی‌شود.
کدام مشخصات مشتری کاربرد بیشتری دارد؟
- گروه: برای تفکیک طرف‌های خرید، فروش و سایر حساب‌ها و بررسی گزارش بدهکاری، بستانکاری و فروش کاربرد دارد؛ خود گروه‌بندی مستقیماً مبلغ بیلان را تغییر نمی‌دهد.
- رسته: می‌تواند امکانات یا محدودیت‌های مرتبط با نوع فعالیت شخص ایجاد کند.
- شماره تماس: تا سه شماره برای شخص قابل ثبت است.
- مانده ابتدای حساب: مانده ریالی یا وزنی طلا، نقره و پلاتین را در صورت وجود ثبت می‌کنید.
- تصویر و مدرک: عکس شخص یا مدرکی مثل کارت ملی را می‌توان از فایل یا با وب‌کم به حساب اضافه کرد.
- کارت مشتری: امکانات مربوط به کارت‌های RFID و VIP مشتریان در دسترس است.
- شماره سند آغازین: وقتی شماره‌گذاری بر اساس مشتری است، می‌توانید تعیین کنید شماره اسناد او از چه عددی شروع شود.
- اطلاعات اقتصادی: در صورت نیاز، مشخصات مرتبط با سامانه‌های مربوط را در فیلدهای پیش‌بینی‌شده وارد می‌کنید.
- سقف بدهکاری و مدت برگشت: برای همکاری‌هایی مثل بنکداری می‌توان سقف مانده، مثلاً ۱۰۰ گرم، و دوره بازگشت تعیین کرد.
نام فروشنده را برای آمار عملکرد ثبت کنید
اگر می‌خواهید بدانید هرکدام از کارکنان چقدر فروش داشته‌اند، امکان ثبت نام فروشنده را فعال کنید. گزینه اجباری کردن آن هم وجود دارد؛ در این صورت تا فروشنده مشخص نشود، فاکتور ثبت نمی‌شود.
این تنظیم با اطلاعات مشتری فرق دارد: مشتری طرف حساب معامله است، فروشنده فردی است که در مغازه فروش را انجام داده است.
۷. تنظیمات اسناد، RFID و استعلام ری‌گیری
چند تنظیم دیگر هم در کار روزانه اثر مستقیم دارند. یکی از مهم‌ترین آن‌ها برای فروش با RFID است: می‌توانید تنظیم کنید که صرف جست‌وجو یا خواندن تگ، کالا را از موجودی خارج نکند و خروج تا ثبت نهایی با F7 انجام نشود. این حالت وقتی فقط می‌خواهید قیمت بدهید، احتمال اشتباه در موجودی را کمتر می‌کند.
در تنظیمات اسناد، امکان درخواست به‌روزرسانی توضیحات پس از ثبت تغییرات وجود دارد. اگر سند را اصلاح می‌کنید، این پرسش کمک می‌کند شرح آن هم متناسب با تغییر جدید اصلاح شود.
گزینه حذف فهرست اسامی گیرنده‌ها را هم با دقت استفاده کنید؛ این گزینه برای پاک کردن فهرست نام‌های گیرنده ثبت‌شده است، نه انتخاب یک گیرنده برای سند جاری. نمایش سود کار ساخته و فروش نیز از تنظیمات قابل فعال‌سازی است.
استعلام آنلاین جواب انگ چه محدودیتی دارد؟
با فعال بودن نمایش آنلاین جواب انگ و اتصال اینترنت، نرم‌افزار می‌تواند عیار را از سامانه پشتیبانی‌شده دریافت کند. در این بخش، استعلام سامانه تهران مطرح است؛ بنابراین نباید انتظار داشت پاسخ همه سامانه‌های شهرهای دیگر، از جمله سامانه اشاره‌شده برای مشهد، در همین مسیر نمایش داده شود.
فهرست آزمایشگاه‌ها با امکان استعلام آنلاین یک موضوع جداست. می‌توانید فهرست ری‌گیری‌ها را به‌روزرسانی کنید، نام یا شهر را جست‌وجو کنید و اطلاعات تماس آزمایشگاه را پیدا کنید. اگر آزمایشگاه پرکاربرد شما در فهرست نبود، نام، آدرس و شماره تماسش را دستی ثبت کنید.
اگر استعلام خودکار فعال نباشد، جست‌وجوی پاکت موردنظر از مسیر مربوط امکان‌پذیر است. برای محاسبات تبدیل عیار هم گزینه «عیار کردن» وجود دارد تا لازم نباشد محاسبه را جدا با ماشین‌حساب انجام دهید.
۸. فروش کار ساخته یا فروش اتیکت
دو مسیر اصلی برای فروش داریم:
- فروش کار ساخته: پایه یا انبار موردنظر را انتخاب می‌کنید و فروش بر اساس وزن و تعداد انجام می‌شود. نرم‌افزار همان مقادیر را از موجودی کار ساخته کم می‌کند.
- فروش اتیکت: قطعه را با شناسه کار پیدا می‌کنید. اگر مبنای جست‌وجوی شما کد کار، مثلاً انگ، است، گزینه جست‌وجو را متناسب با آن تغییر دهید.
نرخ معامله و تنظیمات مربوط به سود و مالیات را کنترل کنید. فروش در سمت پرداختی ثبت می‌شود و بعد نوبت مشخص کردن روش تسویه است. چه از کار ساخته بفروشید و چه از اتیکت، پنل تسویه کمک می‌کند دریافت‌های مربوط به همان معامله را ثبت کنید.
دریافت نقدی یا بانکی و تاریخ واقعی عملیات
در پنل اول، دریافت نقدی یا بانکی را مشخص می‌کنید. برای دریافت بانکی، حساب بانک را انتخاب کنید و تاریخ عملیات را بزنید.
تاریخ عملیات بانکی، تاریخی است که پول واقعاً در حساب نشسته است. اگر سند را امروز ثبت می‌کنید ولی مشتری دیروز واریز کرده، تاریخ واریز دیروز است؛ نباید صرفاً تاریخ روز ثبت سند را تکرار کنید.
سایر روش‌های تسویه
- دریافت چک: برای چکی که از مشتری گرفته‌اید.
- اقساط: برای تعیین دوره، موعد قسط، اطلاعات بهره و فرمول‌های مربوط به دیرکرد یا پرداخت زودتر، متناسب با توافق معامله.
- خرید سکه و شمش: وقتی مشتری در مقابل معامله، سکه یا شمش، از جمله شمش با عیار ۹۹۵، تحویل می‌دهد.
- خرید مستعمل: برای طلای مستعملی که از مشتری می‌خرید و در تسویه منظور می‌کنید.
- دریافت ارز: وقتی دریافت شما مثلاً دلار است، نوع ارز و مسیر مربوط را انتخاب می‌کنید.
- خرید اعتباری: امکانات اتصال به سرویس‌هایی مثل اسنپ‌پی و دیجی‌پی در صورت داشتن قرارداد و تنظیمات اتصال مربوط استفاده می‌شود.
- باشگاه مشتریان: در اتصال پشتیبانی‌شده، موجودی کیف پول بررسی و برداشت از آن ثبت می‌شود.
اگر مشتری قرار است مانده داشته باشد و توافق کرده‌اید بدهی او وزنی باشد، مانده ریالی را از قسمت پولی کردن به وزن تبدیل کنید. این تبدیل باید با اطلاع و تأیید مشتری باشد و در فاکتور هم روشن ثبت شود که تعهد او از این پس وزن مشخص طلاست و بر همان مبنا تسویه خواهد شد. صرف تبدیل عدد در نرم‌افزار، جای توافق روشن با مشتری را نمی‌گیرد.
۹. خرید طلای مستعمل و تعیین موعد پرداخت
برای خرید مستعمل از مشتری، از مسیر «خرید متفرقه» استفاده می‌کنیم. وزن، عیار مبنای خرید و مبلغ معامله را ثبت کنید. در مثال آموزشی، عیار خرید ۷۴۰ در نظر گرفته شده است؛ این عدد را نباید بدون توجه به مبنای معامله خودتان تکرار کنید.
می‌توانید مبلغ نهایی توافق‌شده را وارد کنید تا نرم‌افزار نرخ مربوط را محاسبه کند. اگر لازم است مشتری قیمت را به‌صورت گرمی ببیند، نمایش نرخ را به حالت گرمی تغییر دهید.
اگر قرار نیست همان لحظه پول واریز شود، موعد تسویه را مشخص کنید. مثلاً توافق کرده‌اید وجه روز هجدهم پرداخت شود؛ تاریخ را ثبت می‌کنید و مشتری بابت خرید انجام‌شده بستانکار می‌شود. پرداخت واقعی را هم در زمان انجام آن ثبت خواهید کرد.
۱۰. تفاوت مهم پولی کردن با خرید و فروش بدون تسویه
این قسمت را دقیق نگه دارید؛ چون اشتباه در انتخاب گزینه می‌تواند گزارش سود شما را به‌هم بزند.
پولی کردن برای تبدیل مانده حساب است
«پولی کردن» برای تبدیل ریال به وزن یا وزن به ریال در مانده حساب استفاده می‌شود. این مانده می‌تواند مربوط به قبل، سند جاری یا مجموع آن‌ها باشد.
مثلاً شخصی مبلغی طلبکار است و توافق می‌کنید طلب او به وزن تبدیل شود. یا یک مانده وزنی دارید و می‌خواهید ارزش ریالی آن را ببندید. در اینجا موضوع، تبدیل مانده موجود است، نه ثبت یک معامله جدید با سود فروش.
خرید و فروش جدید آب‌شده را از مسیر خودش ثبت کنید
اگر معامله جدیدی انجام داده‌اید، مثلاً می‌خواهید معادل ۱۰۰ میلیون تومان آب‌شده بفروشید و برای آن نیم درصد سود در نظر بگیرید، مسیر مناسب «خرید و فروش بدون تسویه» است. مبلغ یا وزن، نرخ و درصد سود معامله را در همان بخش ثبت کنید.
چرا از پولی کردن استفاده نکنیم؟ چون پولی کردن درصد سود معامله جدید را به همان شکل در گزارش فروش ثبت نمی‌کند و محاسبه به تفاوت نرخ‌های ورود و خروج محدود می‌شود. آن وقت نرم‌افزار نمی‌تواند سودی را که بابت این فروش گرفته‌اید، درست از خود معامله تشخیص دهد.
قاعده روشن است: تبدیل مانده قبلی با پولی کردن؛ معامله جدید با خرید و فروش مربوط به همان معامله.
بدون تسویه یعنی چه چیزی هنوز جابه‌جا نشده است؟
در گزینه‌های خرید و فروش بدون تسویه طلا، سکه و ارز، باید تعهد معامله را از تحویل فیزیکی جدا کنید. ممکن است قیمت را بسته باشید، اما هنوز طلا، سکه یا دلار تحویل نشده باشد. دریافت یا پرداخت ریالی را می‌توانید جداگانه ثبت کنید.
پس از ثبت معامله، برای تحویل فیزیکی طلا از ورود یا خروج طلای خام و برای جابه‌جایی وجه از دریافت یا پرداخت نقدی و بانکی استفاده می‌کنید. ثبت معامله به‌تنهایی جای همه این اتفاق‌ها را نمی‌گیرد.
۱۱. حواله و کاربرد طلب ما و بدهی ما
گاهی مشتری بدهکار است، اما قرار است شخص دیگری بدهی او را قبول یا تسویه کند. در این وضعیت، از مسیر حواله در قسمت «طلب ما و بدهی ما» استفاده می‌کنیم.
فرض کنید مشتری اول ۱۴ میلیون تومان بدهکار است و توافق شده این مبلغ به حساب شخص دوم منتقل شود. با حواله درست، بدهی مشتری اول تسویه و همان مبلغ در حساب شخص دوم بدهکار می‌شود.
اصل حواله این است که ثبت متناظر با اثر معکوس در حساب طرف مقابل ایجاد می‌شود: یک طرف بدهکار و طرف دیگر بستانکار. این منطق برای ریال، ارز، طلا و سکه برقرار است. اگر مانده معامله ریالی است، نباید انتظار داشته باشید فیلد وزن همان حواله قابل استفاده باشد؛ نوع مانده تعیین‌کننده است.
حواله کار ساخته چه شرطی دارد؟
کار ساخته هم قابل حواله است، اما باید همان چیزی که دریافت کرده‌اید عیناً خارج شود، یا همان کالایی که خریده‌اید با همان شرایط متناظر فروخته شود. اگر دو طرف تفاوت دارند، دیگر یک حواله ساده کافی نیست و باید دو سند مجزا ثبت کنید.
ثبت مانده قبلیِ فراموش‌شده
اگر حساب مشتری را ساخته‌اید و بعد متوجه شدید از قبل مانده داشته، لازم نیست حساب او را حذف کنید و از اول بسازید. از قسمت مربوط به مانده از قبل در «طلب ما و بدهی ما»، مبلغ یا وزن و جهت بدهکاری یا بستانکاری را ثبت کنید.
برای سکه هم همین منطق را داریم: «بدهی ما» یعنی از قبل باید به او سکه می‌دادیم؛ «طلب ما» یعنی او باید از قبل به ما سکه تحویل می‌داد. جهت حساب را از نگاه مغازه بخوانید تا برعکس ثبت نکنید.
۱۲. هزینه، درآمد و سود و زیان وزنی
دریافت و پرداخت‌های عادی اشخاص با هزینه و درآمد یکسان نیستند. اگر مبلغی واقعاً هزینه یا درآمد مجموعه است، باید گزینه مربوط به هزینه یا درآمد فعال باشد تا در بیلان درست دیده شود.
بهتر است هزینه‌ها را در حساب هزینه‌های جاری ثبت کنید؛ بااین‌حال، اگر لازم است هزینه‌ای در گردش حساب یک شخص هم دیده شود، محل ثبت به‌تنهایی تعیین‌کننده نیست. ضرورت این است که علامت هزینه یا درآمد را درست بزنید. حتی در حساب هزینه‌های جاری هم این علامت را فراموش نکنید.
- هزینه یا درآمد نقدی: از قسمت هزینه نقدی یا درآمد نقدی ثبت می‌شود.
- هزینه ارزی: با انتخاب نوع ارز، مثلاً دلار، امکان ثبت مبلغ ارزی وجود دارد.
- سود یا زیان وزنی: در مسیر توضیح‌داده‌شده، از قسمت طلب ما و بدهی ما با تعیین ماهیت درست استفاده می‌شود، چون مستقیماً بر گزارش مانده و بیلان اثر می‌گذارد.
طلب ما و بدهی ما را به یک مسیر عمومی برای هر اتفاق نامشخص تبدیل نکنید. کاربردهای مشخص آن در این روند، حواله، مانده قبلی و ثبت موارد مربوط به سود و زیان است. خرید، فروش و تحویل فیزیکی هرکدام مسیر خودشان را دارند.
۱۳. سکه، ارز و طلای خام: معامله را با تحویل فیزیکی اشتباه نگیریم
همین تفاوتی که درباره کار ساخته گفتیم، در سکه، ارز و طلای خام هم وجود دارد.
- سکه: دریافت و پرداخت فیزیکی با ورود و خروج مشخص می‌شود. خرید و فروش، معامله و اثر ریالی آن را ثبت می‌کند و باید تسویه مربوط هم پیگیری شود.
- ارز: برای خرید و فروش، مسیر معامله ارز را دارید. برای جابه‌جایی خود ارز، از دریافت یا پرداخت وجه با انتخاب نوع ارز موردنظر استفاده می‌کنید.
- طلای خام: آب‌شده، آب‌شده شرطی و مستعمل در مسیرهای مربوط ثبت می‌شوند. سند دریافتی برای ورود فیزیکی و سند پرداختی برای خروج فیزیکی است.
اگر شمشی در موجودی دارید و حالا می‌خواهید آن را بفروشید، صرفاً پولی کردن مانده حساب کافی نیست. از فروش آب‌شده، قطعه را از فهرست انتخاب و فروش را ثبت کنید. اگر آب‌شده را اتیکت کرده‌اید، می‌توانید از فروش اتیکت همان قطعه استفاده کنید.
۱۴. شرح حساب، پیوست مدارک و اصلاح سند به جای حذف
حساب درست فقط عدد درست نیست؛ باید بعداً هم بتوانید بفهمید چه اتفاقی افتاده است. برای همین، توضیحات و مدارک را کنار سند نگه دارید.
تا کجا حساب را تطبیق داده‌اید؟ بنویسید
وقتی گردش حساب را تا یک تاریخ بررسی و تأیید کرده‌اید، یک ردیف شرح ثبت کنید و بنویسید حساب تا آن تاریخ کنترل شده است. دفعه بعد می‌دانید از کجا باید بررسی را ادامه دهید و لازم نیست دوباره تمام ردیف‌های قدیمی را مرور کنید.
تصویر فیش را به همان سند وصل کنید
اگر ۱۰۰ میلیون تومان پرداخت کرده‌اید، تصویر فیش یا مدرک پرداخت را از قسمت انتخاب فایل به سند اضافه کنید. بعداً با باز کردن همان شماره سند، مدرک هم در دسترس است؛ لازم نیست برای اثبات یک پرداخت قدیمی دنبال پوشه‌های جدا بگردید.
درباره گزینه جدید «پرداخت شماره حساب»، کاربرد دقیق در این آموزش تأیید نشده است؛ بنابراین نباید بر مبنای حدس برای آن روش قطعی تعریف کرد. برای استفاده از این گزینه، راهنمای نسخه یا پشتیبانی را ملاک قرار دهید.
سند اشتباه را اصلاح یا جابه‌جا کنید
اگر سندی را پرداختی زده‌اید و متوجه شدید باید دریافتی باشد، از امکان تغییر نوع سند استفاده کنید. اگر یک سند را در حساب مشتری اشتباه ثبت کرده‌اید، با «تغییر حساب» آن را به حساب درست منتقل کنید.
لازم نیست برای هر اشتباه، حذف و ثبت مجدد انجام دهید. اصل کار این است: تا جای ممکن اصلاح کنیم یا جابه‌جا کنیم، نه اینکه سابقه را پاک کنیم. به‌خصوص اسناد قبلی را حذف نکنید. حذف یک ثبت اشتباهِ همان لحظه، موردی محدود است؛ نباید به روش معمول اصلاح حساب تبدیل شود.
جمع‌بندی: قبل از ثبت، ماهیت اتفاق را مشخص کنید
برای انتخاب مسیر درست در ته حساب، اول از خودتان بپرسید چه اتفاقی افتاده است: فیزیک کالا جابه‌جا شده، معامله جدید انجام شده، مانده حساب تبدیل شده یا تعهدی بین دو شخص حواله شده است؟ وقتی جواب این سؤال روشن باشد، انتخاب گزینه هم ساده‌تر می‌شود.
در ورود جنس، شماره و تاریخ سند را کنترل کنید؛ در اتیکت، نام پایه و مشخصات مایه و فروش را درست بزنید؛ در تسویه، تاریخ واقعی دریافت و پرداخت را نگه دارید؛ و برای معامله جدید آب‌شده، پولی کردن را جای خرید و فروش ننشانید. سرعت ثبت با تنظیمات مناسب بالا می‌رود، اما پایه حسابداری همچنان همان است: هر عملیات از مسیر خودش، با شرح و مدرک قابل پیگیری.