حساب‌ها، محیط‌ها و دسترسی‌ها
حساب‌های محوشده را از کجا ببینیم؟
برای مشاهدهٔ فهرست حساب‌های محوشده، از گزارش‌های مدیریتی استفاده کنید:
- از نوار بالای برنامه، منوی «گزارش‌ها» را باز کنید.
- وارد «گزارش‌های مدیریتی» شوید.
- در کادر انتخاب نوع گزارش، گزینهٔ «لیست حساب مشتریان محوشده» را انتخاب کنید.
- برای بررسی بدون محدودیت تاریخی، محدودهٔ تاریخ را روی «همه» قرار دهید.
- فهرست گزارش را تهیه کنید.
اگر حساب موردنظر در گزارش نمایش داده شد، کد آن را یادداشت کنید تا هنگام بررسی اطلاعات حساب، همان حساب را با کد دقیق پیدا کنید.
برای نمایش دوبارهٔ همان حساب، از منوی «تغییرات»، «تغییر مشخصات حساب مشتری» را باز کنید، کد حساب را وارد کنید و تیک «محو نمودن این مشتری» را بردارید.
این گزارش برای مشاهدهٔ حساب‌های محوشده است؛ بازیابی حساب حذف‌شده موضوع جداگانه‌ای دارد.
پس از ورود به برنامه، مسیر تغییر رمز عبور کجاست؟
پس از ورود به ته‌حساب، منوی «پرونده» و سپس «تغییر رمز عبور» را باز کنید.
این مسیر برای تغییر رمز از داخل برنامه است. برای زمانی که امکان ورود ندارید، از راهنمای رسمی بازیابی رمز مدیر استفاده کنید.
نام یک محیط حسابداری را چطور تغییر دهیم؟
- از منوی «پرونده»، «محیط حسابداری» را باز کنید.
- محیط موردنظر را از فهرست انتخاب کنید.
- نام دلخواه را در کادر «نام جدید» بنویسید و «تغییر نام» را بزنید.
کد حساب مشتری را از کجا ویرایش کنیم؟
برای تغییر کد یک حساب مشتری:
- با حساب کاربری مجاز، از منوی «امکانات» به «تنظیمات اولیه برنامه» بروید.
- «فعال‌سازی امکان ویرایش کد حساب مشتری» را فعال کنید و «ثبت و خروج» را بزنید.
- از منوی «تغییرات»، «تغییر مشخصات حساب مشتری» را باز کنید.
- حساب درست را انتخاب کنید، کد را تغییر دهید و «اعمال تغییرات» را بزنید.
- کد و مشخصات حساب را پس از تغییر دوباره بررسی کنید.
اگر کد حساب در اپلیکیشن، سایت یا سیستم خارجی استفاده می‌شود، پیش از تغییر، اثر آن بر اتصال خارجی را نیز بررسی کنید.
چیدمان کاشی عمودی پنجره‌ها را از کجا انتخاب کنیم؟
- پس از بازکردن پنجره‌های موردنیاز، روی زمینهٔ برنامه راست‌کلیک و «تازه کردن صفحه» را انتخاب کنید.
- دوباره راست‌کلیک کنید و از بخش «پنجره‌ها»، «کاشی عمودی» را بزنید.
پس از برداشتن محدودیت ثبت سند، کاربر چه کاری انجام دهد؟
پس از برداشتن محدودیت ثبت سند، کاربر یک بار از ته‌حساب خارج شود و دوباره با حساب خودش وارد برنامه شود؛ سپس «ثبت کل» را امتحان کند.
از کجا ببینیم یک افزونه روی کدام قفل فعال است؟
از منوی «پرونده» وارد «ته‌حساب من» و سپس «قفل‌های من» شوید. وضعیت مجوز موردنظر و افزونه‌های فعال آن را بررسی کنید.
اگر چند قفل سخت‌افزاری یا نرم‌افزاری دارید، وضعیت همان مجوزی را کنترل کنید که اکنون با آن وارد برنامه شده‌اید. فعال‌بودن افزونه روی یک قفل الزاماً به معنی فعال‌بودن آن روی قفل دیگر نیست.
ارزی که در فهرست نیست را چگونه تعریف کنیم؟
برای افزودن نام یک ارز به فهرست، از سربرگ «ارز» در پنجرهٔ ثبت سند استفاده کنید.
- پنجرهٔ «ثبت سند» را باز کنید و به سربرگ «ارز» بروید.
- علامت مثبت کنار «نوع ارز» را بزنید.
- نام فارسی و نام لاتین ارز را وارد و ثبت کنید.
اندازهٔ نوشته‌ها و پنجره‌های ته‌حساب را چطور تغییر دهیم؟
برای تغییر اندازهٔ صفحه‌های داخلی، مانند «ثبت سند»، «کلیات اسناد» و «جزئیات اسناد»، از علامت‌های مثبت و منفی پایین برنامه استفاده کنید.
- صفحهٔ داخلی موردنظر را باز کنید.
- با علامت مثبت، نمایش را بزرگ‌تر و با علامت منفی، کوچک‌تر کنید.
اندازهٔ صفحهٔ اصلی و منوهای آن به تنظیمات نمایش ویندوز وابسته است. اگر مشکل مربوط به صفحهٔ اصلی است، تنظیمات نمایش ویندوز را بررسی کنید.
چرا هنگام ساخت محیط جدید پیام «این بخش فقط در سرور انجام می‌شود» می‌آید؟
در نسخه شبکه، ایجاد محیط حسابداری جدید باید از سیستم سرور انجام شود:
- ته‌حساب را روی سرور باز کنید.
- از منوی «پرونده» وارد «محیط حسابداری» شوید.
- گزینه «ایجاد محیط جدید» را انتخاب کنید و مراحل را ادامه دهید.
این پیام معمولاً به معنی آن است که کاربر از یک کلاینت در حال انجام عملیات مخصوص سرور است. ایجاد محیط جدید، اسناد محیط قبلی را خودکار به محیط تازه منتقل نمی‌کند.
آیا «خروجی اطلاعات مشتریان به فایل» شامل مانده‌حساب‌ها هم می‌شود؟
خیر. «خروجی اطلاعات مشتریان به فایل» برای انتقال مشخصات اشخاص است و به معنی انتقال اسناد یا مانده حساب‌ها نیست.
مسیر آن «امکانات» ← «امکانات جانبی» ← «خروجی اطلاعات مشتریان به فایل» است. اگر هدف شما انتقال مانده یا سوابق معامله به محیط دیگر است، این خروجی به‌تنهایی کافی نیست و باید روش مناسب انتقال اطلاعات را جداگانه بررسی کنید.
چطور از یک محیط حسابداری به محیط دیگری برویم؟
برای جابه‌جایی بین محیط‌های حسابداری، از فلش سبز بالای سمت چپ برنامه در کنار دکمه بستن استفاده کنید تا به صفحه ورود برگردید. در آن صفحه، محیط مقصد را انتخاب و وارد شوید.
پیش از ثبت سند جدید، نام محیط انتخاب‌شده در بالای برنامه را بررسی کنید. هر محیط ممکن است اطلاعات و مانده‌های مستقلی داشته باشد و ثبت سند در محیط اشتباه موجب مغایرت شود.
سابقهٔ حذف سند را از کجا بررسی کنیم؟
برای بررسی اینکه سندی چه زمانی و با چه عملیاتی حذف یا ویرایش شده، از منوی «اسناد»، «کارکرد برنامه (لاگ)» را باز کنید و بازه تاریخ موردنظر را انتخاب کنید.
لاگ برای بررسی سابقه عملیات است؛ نمایش یک سند حذف‌شده در لاگ به‌معنی بازیابی خودکار سند نیست. اگر حذف اشتباهی رخ داده، قبل از هر بازیابی از وضعیت فعلی بک‌آپ مستقل تهیه کنید و روش اصلاح را با پشتیبانی بررسی کنید.
اگر پس از فعال‌سازی افزونه، سربرگ ارز در ثبت سند دیده نشود چه کنیم؟
اگر افزونه ارز خریداری و فعال شده اما سربرگ آن را در «ثبت سند» نمی‌بینید:
- بررسی کنید افزونه ارز روی همان مجوز یا قفلی که با آن وارد برنامه شده‌اید فعال است.
- در «ثبت سند»، سه‌نقطه کنار سربرگ «طلای خام» را باز کنید.
- در فهرست، گزینه «ارز» را فعال کنید تا سربرگ نمایش داده شود.
اگر افزونه فعال نیست یا با این مراحل سربرگ ظاهر نمی‌شود، وضعیت مجوز و نسخه برنامه را از پشتیبانی پیگیری کنید.
پیام «بازبینی حساب‌ها فقط در سرور انجام می‌شود» به چه معناست؟
اگر از ته‌حساب به‌صورت شبکه‌ای استفاده می‌کنید، این پیام می‌گوید بازبینی حساب‌ها باید از سیستم سرور انجام شود.
بالای صفحهٔ برنامه را بررسی کنید تا مشخص شود برنامه در آن سیستم به‌عنوان «سرور» یا «کلاینت» شناخته شده است. اگر سیستم فعلی کلاینت است، برای انجام بازبینی از سیستم سرور استفاده کنید.
اگر سرور را نمی‌شناسید، از مسئول شبکه یا پشتیبانی کمک بگیرید.
فهرست برنامه‌های ثبت‌شده را از کجا ببینیم؟
در برنامه، منوی «پرونده» را باز کنید.
وارد «ته‌حساب من» شوید و گزینهٔ «برنامه‌های من» را انتخاب کنید.
در این بخش می‌توانید فهرست برنامه‌ها و ورودهای نمایش‌داده‌شده را بررسی کنید. اگر موردی برایتان نامشخص است، پیش از تغییر دسترسی با پشتیبانی تماس بگیرید.
چطور ظاهر تیره برنامه را به حالت پیش‌فرض برگردانیم؟
از منوی «ویجت‌ها»، گزینه «ویجت ظاهر برنامه» را باز کنید. در پنجره تغییر نمای برنامه، روی «تم پیش‌فرض» بزنید. اگر ظاهر بعضی بخش‌ها فوراً تغییر نکرد، برنامه را ببندید و دوباره باز کنید.
افزونه‌ای مثل ارز یا نقره را می‌شود فقط برای یک محیط حسابداری فعال کرد؟
افزونه‌هایی مانند ارز و نقره به سریال مجوز یا قفل فعال می‌شوند، نه فقط به یک محیط حسابداری.
اگر چند محیط حسابداری با یک مجوز استفاده می‌کنید، امکان افزونه معمولاً در همه آن محیط‌ها در دسترس است؛ اما می‌توانید برای نظم حسابداری تصمیم بگیرید معاملات ارزی را فقط در یک محیط ثبت کنید.
اگر چند مجوز یا قفل جدا دارید، فعال‌بودن افزونه را برای هرکدام مستقل بررسی کنید. جدا بودن داده‌های محیط‌ها با محدود شدن مجوز افزونه به یک محیط تفاوت دارد.
نامی که بالای ته‌حساب کنار تاریخ نمایش داده می‌شود، چگونه تغییر می‌کند؟
نامی که در بالای برنامه کنار تاریخ نمایش داده می‌شود، معمولاً به مشخصات مالک یا مجوز برنامه مرتبط است؛ این نام با عنوان دلخواه سربرگ چاپ فاکتور فرق دارد.
اگر نیاز به اصلاح نام مجوز دارید، پس از تأیید مالکیت از پشتیبانی درخواست اصلاح کنید. بعد از انجام اصلاح، در «پرونده» ← «ته‌حساب من» گزینه دریافت تغییرات از اینترنت را بررسی کنید و در صورت نیاز برنامه را کامل ببندید و دوباره باز کنید.
این فرایند به معنی امکان انتقال خودسرانه مالکیت مجوز نیست. اگر فقط نام فروشگاه روی فاکتور را می‌خواهید تغییر دهید، از تنظیمات چاپ استفاده کنید.
آیا می‌شود فقط چند حساب همراه با همه اسنادشان را به محیط حسابداری دیگری منتقل کرد؟
انتقال انتخابی چند حساب همراه با اسنادشان با بازیابی یک فایل پشتیبان کامل متفاوت است. قابلیت انتقال انتخابی به‌عنوان یک راهکار عمومی و آماده در اطلاعات موجود تأیید نشده است.
اگر هدف جداکردن بخشی از مشتریان یا اسناد به محیط دیگر است، قبل از هر اقدامی باید اسناد دوطرفه، حواله‌ها، مانده‌ها، کد حساب‌ها و آثار روی تراز بررسی شوند. هر نوع بازیابی یا حذف حساب را ابتدا فقط روی کپی آزمایشیِ مستقل با امکان بازگشت انجام دهید.
هشدار: بازیابی بک‌آپ روی محیط دارای اطلاعات یا حذف تعداد زیادی حساب و سند، ممکن است سوابق و مانده‌ها را تغییر دهد. این کار را بدون طرح مشخص و کنترل فرد متخصص انجام ندهید.
ثبت سند، خریدوفروش و تسویه
سندی با تاریخ اشتباه ثبت شده و پیدایش نمی‌کنم؛ از کجا آن را ببینم؟
اگر سندی را با تاریخ اشتباه ثبت کرده‌اید و در گزارش روز موردنظر پیدا نمی‌کنید، دفتر روزنامه را بررسی کنید؛ این گزارش می‌تواند اسناد ثبت‌شده در روز انجام عملیات را نشان دهد.
- از منوی «گزارش‌ها»، «دفتر روزنامه» را باز کنید.
- تاریخ یا بازه‌ای را که احتمالاً سند را در برنامه ثبت کرده‌اید انتخاب کنید.
- فهرست را بررسی کنید و از روی شماره سند، حساب و شرح، سند موردنظر را پیدا کنید.
پیداکردن سند در گزارش به معنی اصلاح تاریخ آن نیست. پیش از هر ویرایش، سند و عملیات وابسته را کنترل کنید.
بنکدار از خرده مبلغ خرید آب‌شده تخفیف داده؛ چرا نباید فی هر گرم را دستکاری کنم؟
اگر وزن و نرخ معامله قطعی بوده و بنکدار فقط مبلغی را بخشیده است، این بخشودگی تخفیف مالی است، نه تغییر نرخ خرید. در ثبت سند، از منوی سه‌نقطه کنار «طلای خام» بخش تخفیف مالی یا وزنی را بررسی کنید و تخفیف را متناسب با جهت معامله ثبت کنید. برای تخفیفی که طرف‌حساب به ما داده، جهت «تخفیف مشتری به ما» را کنترل کنید. بعد از ثبت، مبلغ نهایی و فی اولیه معامله را جدا با فاکتور بنکدار تطبیق دهید. اگر برنامه از روی مبلغ نهایی به‌طور خودکار تخفیف ایجاد کرده، همان تخفیف را دوباره دستی ثبت نکنید.
چه تفاوتی بین «تخفیف وزنی» و «تخفیف مالی» وجود دارد؟
در تخفیف مالی، طرف معامله از مبلغ پولی صرف‌نظر می‌کند؛ در تخفیف وزنی، موضوع توافق مقدار طلا یا تعهد وزنی است. مثلاً بخشیدن ۶۰۰ هزار تومان از صورت‌حساب، تخفیف مالی است و بخشیدن ۵۰ سوت از بدهی طلا، موضوع وزنی است. نوع تخفیف را مطابق توافق واقعی ثبت کنید؛ فقط برای رندشدن عدد فاکتور، از تخفیف وزنی استفاده نکنید.
چرا با تغییر «مبلغ نهایی» معامله، در بعضی حالت‌ها یک ردیف تخفیف ایجاد می‌شود؟
در بعضی تنظیمات ته‌حساب، امکان ثبت خودکار تخفیف از روی مبلغ نهایی وجود دارد. وقتی مبلغ توافق‌شده کمتر از جمع محاسبه‌شده باشد، برنامه ممکن است اختلاف را به‌صورت ردیف تخفیف ثبت کند. پیش از ایجاد تخفیف دستی، ردیف‌های سند و تنظیمات فعال را بررسی کنید. اگر اختلاف ناشی از تغییر واقعی نرخ معامله بوده، لزوماً نباید آن را تخفیف تلقی کرد.
بنکدار روی فاکتور «خروج کار ساخته» زده؛ چرا من باید «ورود کار ساخته» ثبت کنم؟
هر طرف معامله، عملیات را از دید خودش ثبت می‌کند. بنکدار جنسی را از موجودی خود خارج کرده، ولی شما آن را دریافت کرده‌اید. در رابطه دریافت وزنی از همکار، معمولاً حساب بنکدار را باز می‌کنید، سند را «دریافتی» می‌گذارید و «ورود کار ساخته» ثبت می‌کنید. اگر معامله به‌جای دریافت وزنی، خرید نقدی با مبلغ ریالی مستقل بوده است، نوع عملیات را مطابق همان قرارداد انتخاب کنید.
روی فاکتور کار ساخته عدد «۸٪» نوشته؛ آن را در «درصد طلایی» بزنم یا «اجرت هر گرم»؟
اگر روی فاکتور بنکدار عددی مثل ۸٪ نوشته شده است، ابتدا مشخص کنید این عدد چه معنایی دارد؛ ممکن است اجرت درصدی باشد، نه مبلغ ثابت به‌ازای هر گرم.
- درصد طلایی: برای ثبت اجرت یا درصدی که در محاسبات مربوط به وزن یا مبنای طلایی اثر می‌گذارد؛ نحوه اثر آن به تنظیمات برنامه و نوع معامله بستگی دارد.
- اجرت هر گرم: برای مبلغ پولی مشخص به‌ازای هر گرم کالا.
یک اجرت واحد را هم‌زمان در هر دو کادر وارد نکنید. پیش از ثبت نهایی، با یک سند آزمایشی محاسبه را با فاکتور بنکدار تطبیق دهید؛ صرف نوشته‌شدن «۸٪» روی فاکتور برای تعیین فیلد صحیح کافی نیست.
درصد طلایی ۱۵٫۵ را چطور وارد کنم تا ۱۵ یا ۱۵۵ محاسبه نشود؟
برای ثبت عدد اعشاری مانند ۱۵٫۵٪ در «درصد طلایی»، از جداکننده اعشاری استفاده کنید که همان کادر در نسخه شما می‌پذیرد. پیش از ثبت کل، عدد نمایش‌داده‌شده و نتیجه محاسبه را بررسی کنید.
اگر کادر مقدار را به ۱۵ یا ۱۵۵ تبدیل می‌کند، عدد را به‌صورت صوری تغییر ندهید و بدون بررسی تنظیمات، به ۱۵ یا ۱۶ گرد نکنید. تنظیم اعشار وزن لزوماً تنظیم اعشار درصد طلایی نیست. در صورت ادامه اختلاف، از پشتیبانی بخواهید ورود اعشار را در نسخه شما بررسی کند.
چرا هنگام ثبت «خرید متفرقه»، واردکردن درصد سود ممکن است مبلغ را کاهش دهد؟
در خرید و فروش، اثر «درصد سود» الزاماً یکسان نیست. اگر هنگام ثبت خرید متفرقه با واردکردن درصد، مبلغ کل کاهش پیدا می‌کند، ابتدا مطمئن شوید نوع عملیات را درست انتخاب کرده‌اید و واقعاً قصد خرید دارید، نه فروش.
سپس جهت سند، درصد فعال، وزن، فی و مبلغ نهایی را با قرارداد معامله مقایسه کنید. تا روشن‌شدن مبنای محاسبه، برای رسیدن به عدد دلخواه، درصد یا مظنه را تصادفی تغییر ندهید. اگر همچنان اختلاف وجود دارد، با همان اعداد و تنظیمات از پشتیبانی راهنمایی بگیرید.
یک کالکشن ده‌تایی فقط یک وزن کل روی فاکتور دارد؛ «تعداد» را یک بزنم؟
اگر کالکشن واقعاً ۱۰ قطعه دارد، تعداد آن را فقط به دلیل اینکه در فاکتور یک وزن کل آمده «۱» ثبت نکنید. تعداد و وزن کل باید با واقعیت محموله مطابقت داشته باشد.
اگر قرار است قطعات را تک‌به‌تک بفروشید، وزن واقعی هر قطعه را پیش از اولین فروش مشخص کنید. در صورت استفاده از اتیکت، برای هر قطعه مستقل شناسه‌ای جدا ثبت کنید. از تقسیم مساوی وزن کل بین قطعاتی که وزن یکسان ندارند خودداری کنید.
اگر وزن قطعات کالکشن متفاوت باشد، هنگام فروش یک قطعه چه چیزی باید از موجودی کم شود؟
هنگام فروش تکی، باید یک عدد و وزن واقعی همان قطعه از موجودی مربوط کم شود.
برای مثال، اگر کالکشن ۱۰ قطعه و ۱۶٫۲۰۰ گرم وزن دارد و یک قطعه به وزن ۱٫۳۵۰ گرم فروخته شود، در نبود عملیات دیگر، موجودی باید به ۹ قطعه و ۱۴٫۸۵۰ گرم برسد.
پس از ثبت فروش، هم تعداد و هم وزن باقی‌مانده را در گزارش کنترل کنید. اگر وزن قطعات مختلف است، صرفِ شمارش یا تقسیم وزن کل بر تعداد، جای توزین واقعی را نمی‌گیرد.
در معامله تلفنی آب‌شده، چرا با ثبت «خرید آب‌شده» موجودی فیزیکی صندوق تغییر کرده است؟
باید تفاوت بستن معامله و تحویل واقعی طلا را رعایت کنید. در روال خرید یا فروش آب‌شده همراه با تحویل، ورود یا خروج فیزیکی نیز می‌تواند در سند ایجاد شود. اگر فقط تلفنی معامله بسته‌اید و قطعه‌ای تحویل نگرفته‌اید، در شرایط مناسب از خرید یا فروش بدون تسویه استفاده کنید و مرحله تحویل فیزیکی را تا زمان وقوع آن باز بگذارید. ثبت قبلی را بدون بررسی حواله‌ها و تسویه‌های وابسته حذف نکنید.
مشتری پول خرید طلا را به حساب بنکدار دیگری واریز کرده؛ آیا باید ورود وجه به حساب بانکی خودم ثبت کنم؟
اگر وجه معامله به حساب شخص ثالث واریز شده و هرگز وارد بانک شما نشده است، ثبت «ورود وجه به بانک خودمان» گردش بانکی نادرست ایجاد می‌کند.
در صورت متناسب‌بودن ماهیت معامله، از بخش «طلب و بدهی» و گزینه «حواله» برای ثبت انتقال تعهد مالی بین حساب‌ها استفاده کنید. حساب مبدأ، حساب مقصد، مبلغ و رسید پرداخت را کنترل و شرح مناسبی ثبت کنید. حواله مالی، تحویل فیزیکی طلا یا تسویه تعهد وزنی را خودکار انجام نمی‌دهد؛ آن‌ها را جدا بررسی کنید.
چرا بعد از حواله پول، حساب ریالی صفر شده ولی هنوز در حساب طلایی مانده وجود دارد؟
حواله مالی فقط تعهد پولی را منتقل یا تسویه می‌کند؛ الزاماً به معنی تحویل فیزیکی طلا یا تسویه وزنی نیست. اگر فروش آب‌شده بدون تحویل ثبت شده، تعهد وزنی تا زمان ثبت تحویل واقعی یا انتقال صحیح تعهد باقی می‌ماند. پیش از ثبت هر خروج یا سند تعدیل، مشخص کنید طلا دقیقاً در چه تاریخی، از طرف چه کسی و به چه کسی تحویل شده است.
چرا هنگام ثبت یک سند معمولی، ناگهان پنجره «اسناد حواله» باز می‌شود؟
یکی از علت‌های رایج، فعال بودن تیک «حواله شود» در همان عملیات است. اگر قصد انتقال مبلغ یا طلا به حساب شخص دیگری را ندارید، قبل از ثبت نهایی این تیک را بررسی و در صورت نامربوط بودن غیرفعال کنید. اگر حواله واقعی دارید، حساب مقصد را دقیق انتخاب کنید. خروج از پنجره بدون بررسی وضعیت ثبت، جای کنترل ردیف‌های سند را نمی‌گیرد.
پیام «حواله‌شونده و حواله‌گیرنده یکی هستند» یعنی چه؟
پیام «حواله‌شونده و حواله‌گیرنده یکی هستند» معمولاً یعنی حساب مبدأ و مقصد حواله یکسان انتخاب شده‌اند.
- نام و کد حساب مبدأ را بررسی کنید.
- حساب مقصد را دوباره باز کنید و مطمئن شوید کد دیگری انتخاب شده است.
- اگر اصلاً قصد حواله ندارید، تیک «حواله شود» را بررسی و در صورت فعال‌بودن اشتباهی، غیرفعال کنید.
برای ردشدن از پیام خطا، نام حساب را تصادفی عوض نکنید یا سند صوری نزنید.
وقتی مبلغ معامله با نرخ و وزن اعلام‌شده برابر نمی‌شود، اولین بررسی‌ها چیست؟
پیش از اصلاح دستی مبلغ، نوع فی (هر گرم یا هر مثقال)، واحد پول (ریال یا تومان)، عیار، درصد سود فعال و تخفیف یا اجرت را بررسی کنید. فعال بودن درصد سود باعث شده بود مبلغ با انتظار مشتری برابر نباشد. اگر پس از بررسی این فیلدها هنوز اختلاف وجود داشت، عدد مورد انتظار و تنظیمات معامله را برای پشتیبانی آماده کنید؛ تغییر تصادفی مظنه برای رندکردن جمع، علت اختلاف را برطرف نمی‌کند.
اگر مبلغی از فروش هنوز وصول نشده، می‌توانم به‌جای مانده حساب، آن را تخفیف ثبت کنم؟
خیر. مبلغ وصول‌نشده طلب شما از مشتری است؛ اما تخفیف بخشی از مبلغ است که طبق توافق واقعی از دریافت آن صرف‌نظر کرده‌اید.
اگر مشتری قرار است باقی‌مانده را بعداً بپردازد، آن را در مانده حساب نگه دارید و هنگام وصول، دریافت واقعی ثبت کنید. ثبت تخفیف به‌جای طلب، مانده و گزارش سود را نادرست می‌کند.
طلا را از یک صندوق به شخصی داده‌ایم تا بعداً به همان وزن، کالاهای دیگری تحویل دهد؛ آیا این همان انتقال بین دو صندوق است؟
خیر. «انتقال همان قطعات طلا بین دو صندوق» با «تحویل طلا به شخصی که بعداً قطعات متفاوتی با وزن معادل برمی‌گرداند» از نظر حسابداری و موجودی یکسان نیست.
در حالت دوم باید مشخص شود طلا به چه کسی تحویل شده، وزن و عیار تحویلی چه بوده، چه تعهدی ایجاد شده و چه کالایی با چه عیار و تعدادی برمی‌گردد. یکسان‌بودن وزن اسمی، به‌ویژه وقتی عیار متفاوت است، لزوماً به معنی تسویه کامل تعهد نیست.
اگر قبلاً سندی با فرض «انتقال بین صندوق‌ها» ثبت شده، آن را بدون بررسی حذف نکنید. ابتدا اسناد واقعی تحویل، مانده حساب شخص و موجودی صندوق واسطه را کنترل و سپس روش اصلاح معتبر را با حسابدار یا پشتیبانی مشخص کنید.
طلا، سکه، ارز و موجودی
چرا بعد از تعیین عیار، واژهٔ «شرطی» هنوز کنار سابقهٔ آب‌شده دیده می‌شود؟
این عبارت ممکن است به سابقه ثبت اولیه آب‌شده به‌صورت شرطی اشاره داشته باشد و لزوماً به معنی نامشخص‌ماندن عیار فعلی نیست.
برای اطمینان، در سوابق همان قطعه بررسی کنید که آیا تعیین عیار ثبت شده و عیار نهایی درست است یا نه. صرف مشاهده واژه «شرطی» را مبنای حذف، ویرایش یا ثبت دوباره سند قرار ندهید.
چطور تعداد ارقام بعد از ممیز وزن را تنظیم کنیم؟
اگر کادر وزن تعداد رقم‌های لازم بعد از ممیز را نمی‌پذیرد یا نمایش عدد مناسب نیست:
- با کاربر مدیر وارد برنامه شوید.
- از «امکانات» به «تنظیمات اولیه برنامه» بروید.
- گزینه «تعداد ارقام بعد از ممیز» را بررسی کنید، مقدار موردنیاز را تعیین کنید و «ثبت و خروج» را بزنید.
- با یک وزن آزمایشی، ورود و نمایش عدد را کنترل کنید.
مهم: تغییر تنظیم تعداد ارقام، به معنی تصحیح خودکار وزن اسناد قبلی نیست. اگر در مانده وزنی اختلاف وجود دارد، عدد ذخیره‌شده هر سند و مدارک معامله را جداگانه بررسی کنید.
ورود و خروج یک ارز با یک طرف‌حساب را از کجا ببینیم؟
- «لیست اقلام موجود در صندوق» را باز کنید و به بخش «وجه نقد و ارز» بروید.
- روی ارز موردنظر دوبار کلیک کنید.
- تاریخ را روی «همه» بگذارید و «تهیهٔ لیست» را بزنید.
- در فیلتر بالای سمت راست، نام طرف‌حساب موردنظر را انتخاب کنید.
در این فهرست، ورود و خروج همان ارز برای طرف‌حساب انتخاب‌شده را می‌بینید.
موجودی صندوق را به تفکیک عیار از کجا ببینیم؟
- از منوی «صندوق»، «لیست اقلام موجود در صندوق» را باز کنید.
- در نوار پایین پنجره، عیار موردنظر را انتخاب کنید.
- «تهیهٔ لیست» را بزنید تا موجودی همان انتخاب را بررسی کنید.
چرا ورود و خروج آب‌شده ممکن است در ردیف‌های جدا دیده شوند؟
اگر ورود و خروج یک قطعه آب‌شده به‌جای یک گردش واحد در ردیف‌های جدا دیده می‌شوند، نخست مشخصات آن قطعه را مقایسه کنید:
- ورود و خروج مربوط را در گزارش کنار هم باز کنید.
- شماره انگ، عیار و نام آزمایشگاه را با مدرک واقعی مقایسه کنید.
- اختلاف تایپی در نام آزمایشگاه یا دیگر مشخصات را بررسی کنید.
صرف یکسان بودن شماره انگ یا درست بودن جمع کل، برای یکی‌بودن اطلاعات تمام ردیف‌ها کافی نیست. تا روشن‌شدن علت، سند جدید برای «جبران» اختلاف ثبت نکنید.
چرا یک قلم تعدادی در لیست اقلام موجود در صندوق دیده نمی‌شود؟
اگر کالایی به‌صورت تعدادی ثبت شده و وزن آن صفر است، ممکن است به دلیل فیلتر «عدم نمایش وزن‌های صفر» در فهرست دیده نشود.
- از «صندوق» وارد «لیست اقلام موجود در صندوق» شوید.
- «تنظیمات» و سپس «نحوه نمایش» را باز کنید.
- تیک «عدم نمایش وزن‌های صفر» را بردارید و فهرست را دوباره تهیه کنید.
- صندوق و گروه کالا را نیز کنترل کنید.
این کار فقط فیلتر نمایش را عوض می‌کند و نباید وزن کالا را برای دیده‌شدن، به‌صورت ساختگی تغییر دهید.
چرا هنگام فروش کار ساخته، عیار اشتباهی مانند «۳» پیشنهاد می‌شود؟
اگر هنگام فروش «کار ساخته»، عیار غیرواقعی مانند «۳» پیشنهاد می‌شود، ابتدا نام کالا و اطلاعات پیشنهادی ذخیره‌شده را بررسی کنید. ممکن است یک مقدار اشتباه از ثبت یا انتخاب قبلی در فهرست پیشنهادی باقی مانده باشد.
- عیار واقعی کالا را از روی مدرک یا مشخصات معتبر کنترل کنید.
- بررسی کنید مقدار اشتباه فقط در پیشنهادهای فرم است یا در سند ثبت‌شده هم وجود دارد.
- اگر نیاز به اصلاح فهرست نام‌های ذخیره‌شده است، این کار را با دسترسی مجاز انجام دهید و قبل از پاک‌سازی، اثر آن را بررسی کنید.
عیار، درصد طلایی و اجرت سه فیلد متفاوت هستند؛ واردکردن عدد در کادر اشتباه می‌تواند محاسبات را تغییر دهد.
چرا یک سند مرجوعی ثبت شده، ولی کالای مرجوع‌شده در صندوق یا لیست اتیکت درست دیده نمی‌شود؟
اگر سند مرجوعی ثبت شده ولی کالا هنوز در موجودی دیده می‌شود، نخست مشخص کنید ثبت آن از کدام نوع بوده است:
- کار ساخته بدون اتیکت: نام و مشخصات کالا را در سند ورود و سند مرجوعی دقیقاً مقایسه کنید. حتی فاصله اضافی در نام ممکن است گردش را زیر عنوان دیگری ثبت کند.
- کالای اتیکت‌دار: شناسه کالا، وضعیت اتیکت، آخرین سند خروج و حساب طرف مقابل را بررسی کنید.
در صورت نیاز، گردش همان کالا و گزارش «لیست اتیکت‌ها» را برای مقایسه باز کنید. بدون شناسایی علت، کالا را دوباره وارد موجودی نکنید و سندی را حذف نکنید. اگر ارتباط سابقه اتیکت نیاز به بازبینی دارد، آن را با پشتیبانی و از مسیر مجاز بررسی کنید.
گزارش‌ها، مانده‌حساب‌ها و خروجی
ستون تیک در «جزئیات اسناد» را چطور فعال و استفاده کنیم؟
در گزارش «جزئیات اسناد» می‌توانید برای علامت‌گذاری ردیف‌هایی که بررسی کرده‌اید، ستون تیک را نمایش دهید:
- «جزئیات اسناد» را باز کنید.
- به «تنظیمات بیشتر» بروید و گزینه «نمایش ستون تیک» را فعال کنید.
- پس از بازگشت به فهرست، ردیف موردنظر را انتخاب کنید و کلید فاصله (Space) را بزنید. با فشردن دوباره این کلید، تیک برداشته می‌شود.
برای گزینه‌های بیشتر، روی فهرست راست‌کلیک کنید و «ستون تیک» را باز کنید. این علامت‌گذاری برای پیگیری و بررسی فهرست است؛ به‌خودی‌خود سند را ویرایش یا حذف نمی‌کند.
گزینهٔ نمایش میانگین قیمت هر گرم فلز در خرید و فروش را از کجا فعال کنیم؟
برای نمایش میانگین قیمت خرید و فروش هر گرم فلز در گزارش صندوق:
- از منوی «صندوق»، «وضعیت صندوق» یا «تراز صندوق» را باز کنید.
- در بخش «نمایش»، گزینه «نمایش میانگین قیمت هر گرم فلز در خرید و یا در فروش» را فعال کنید.
- بازه زمانی موردنظر را مشخص کنید و «تهیه لیست» را بزنید.
- عنوان ردیف‌ها را کنترل کنید تا میانگین قیمت خرید را با میانگین قیمت فروش اشتباه نگیرید.
نمایش میانگین خرید آب‌شده در خلاصه عملکرد حساب‌ها
اگر به میانگین قیمت خرید آب‌شده در گزارش جداگانه نیاز دارید:
- از منوی «گزارش‌ها»، «خلاصه عملکرد حساب‌ها» را باز کنید.
- «انتخاب حساب» را روی «همه حساب‌ها» یا محدوده موردنظر بگذارید.
- تاریخ گزارش را مشخص کنید.
- در بخش «نمایش»، گزینه «نمایش میانگین قیمت هر گرم فلز در خرید فلز خام» را فعال و «تهیه لیست» را انتخاب کنید.
هر میانگین به عملیات و بازه انتخابی همان گزارش مربوط است؛ این دو گزارش لزوماً یک عدد یکسان نشان نمی‌دهند.
گردش یک آب‌شده را با شمارهٔ انگ از کجا پیدا کنیم؟
برای پیگیری گردش یک قطعه آب‌شده از روی شماره انگ:
- از منوی «گزارش‌ها»، «جزئیات اسناد» را باز کنید.
- حساب‌ها و بازه تاریخ را مشخص کنید؛ برای جست‌وجوی کلی، هر دو را روی «همه» قرار دهید.
- در کنار «جست‌وجوی نام جنس»، نوع جست‌وجو را با فلش کناری به «عیار و انگ» تغییر دهید.
- شماره انگ را وارد کنید و «تهیه لیست» را بزنید.
- ردیف‌های ورود و خروج را با عیار و نام آزمایشگاه همان قطعه نیز تطبیق دهید.
وجود شماره انگ مشابه بدون تطبیق دیگر مشخصات، برای شناسایی قطعی یک قطعه کافی نیست.
سود درصد وزنیِ گردش کار ساخته را در کدام گزارش ببینیم؟
از منوی «گزارش‌ها»، «گزارش از گردش کارهای ساخته و سود و زیان» را باز کنید و حساب و بازهٔ موردنظر را بررسی کنید. در این گزارش، ستون «سود درصد وزن» برای مشاهدهٔ نتیجهٔ معاملات وزنی در دسترس است.
هنگام خواندن گزارش، ستون‌های اجرت مایه، درصد مایه و سود را جداگانه بررسی کنید.
ماندهٔ طلا و ریال بعد از هر ردیف را در گزارش حساب چطور ببینیم؟
- «جزئیات اسناد حساب» مشتری موردنظر را باز کنید.
- «تنظیمات بیشتر» را باز کنید و گزینهٔ مربوط به نمایش ته‌حساب طلایی و مالی را فعال کنید.
- دوباره «تهیهٔ لیست» را بزنید. ستون‌های ته‌حساب طلا و ریال به فهرست اضافه می‌شوند.
- برای چاپ، از همین فهرست «تهیهٔ گزارش» و پیش‌نمایش بگیرید.
این ستون‌ها ماندهٔ پس از هر ردیف را نشان می‌دهند و برای دنبال‌کردن تغییر مانده در طول گردش حساب کاربرد دارند.
چطور گزارش گردش حساب مشتری را به‌صورت PDF ذخیره کنیم؟
برای ذخیره گردش حساب مشتری در فایل PDF:
- از «گزارش‌ها» به «جزئیات اسناد» بروید.
- حساب مشتری، تاریخ و نوع سندهای موردنظر را انتخاب کنید.
- «تهیه لیست» و سپس «تهیه گزارش» را بزنید.
- در پنجره خروجی، گزینه ذخیره به PDF یا چاپگر PDF موجود در رایانه را انتخاب کنید.
- پیش‌نمایش را کنترل و مسیر ذخیره را مشخص کنید.
پیش از ارسال فایل، نام حساب، بازه گزارش و اطلاعاتی را که در فایل دیده می‌شود بررسی کنید؛ فایل PDF را فقط برای گیرنده مجاز بفرستید.
چطور از گزارش جزئیات اسناد خروجی اکسل بگیریم؟
در پنجرهٔ «جزئیات اسناد»، از بخش «امکانات» در پایین پنجره وارد «خروجی گزارش» شوید و «خروجی گزارش به اکسل» را انتخاب کنید.
اسناد حواله را از کدام گزارش ببینیم؟
برای دیدن فهرست اسناد حواله، از گزارش جزئیات اسناد استفاده کنید.
- از منوی «گزارش‌ها»، «جزئیات اسناد» را باز کنید.
- برای بررسی همهٔ حساب‌ها و تاریخ‌ها، حساب و بازهٔ تاریخ را روی «همه» قرار دهید.
- کادر «نمایش همه اسناد» را باز کنید و از بخش «حواله‌ها»، «همه اسناد حواله» را انتخاب کنید.
وجود واژهٔ «حواله» در توضیحات سند، به‌تنهایی نشان نمی‌دهد عملیات حواله ثبت شده است.
چطور ماندهٔ یک نوع سکه را برای حساب‌های مختلف ببینیم؟
برای مشاهده مانده یک نوع سکه در حساب‌های مختلف:
- از منوی «گزارش‌ها»، «گزارش از مانده حساب‌ها» را باز کنید.
- گزینه «نمایش مانده سکه» را انتخاب کنید.
- در «انتخاب سکه»، نوع یا انواع سکه موردنظر را مشخص کنید.
- «تهیه لیست» را بزنید و مانده حساب‌ها را بررسی کنید.
مانده تعدادی سکه را با مانده وزنی طلا یکسان در نظر نگیرید؛ نوع سکه و واحد گزارش مهم است.
چطور ماندهٔ چند ارز را هم‌زمان در گزارش حساب‌ها نمایش دهیم؟
از منوی «گزارش‌ها»، «گزارش از مانده‌حساب‌ها» را باز کنید و نمایش را روی «همه مانده‌حساب‌ها» بگذارید.
گزینهٔ «نمایش مانده چند ارز» را انتخاب کنید. بخش «انتخاب ارز» را باز کنید، ارزهای موردنظر را تیک بزنید و تأیید کنید.
«تهیه لیست» را بزنید تا ماندهٔ ارزهای انتخاب‌شده را در گزارش بررسی کنید.
چطور اسناد همهٔ حساب‌ها را برای یک روز یا بازهٔ مشخص فهرست کنیم؟
از منوی «گزارش‌ها»، «جزئیات اسناد» را باز کنید.
در بخش «انتخاب حساب»، گزینهٔ «همه» یا «همه مشتریان» را انتخاب کنید.
در بخش تاریخ، تیک «تا تاریخ» را فعال کنید و بازهٔ موردنظر را مشخص کنید. برای دیدن اسناد یک روز، تاریخ شروع و پایان را همان روز بگذارید.
«تهیه لیست» را بزنید تا ریز اسناد آن محدوده نمایش داده شود. پیش از اشتراک‌گذاری گزارش، توجه کنید که ممکن است اطلاعات چند حساب در آن وجود داشته باشد.
چطور خرید و فروش یک ارز یا اسناد یک نوع سکه را برای حساب‌های مختلف جست‌وجو کنیم؟
برای یافتن معاملات یک نوع ارز در چند حساب:
- از منوی «گزارش‌ها»، «جزئیات اسناد» را باز کنید.
- «انتخاب حساب» را روی «همه مشتریان» بگذارید و تاریخ و ارز موردنظر را تعیین کنید.
- در «نمایش همه اسناد»، بخش «ارز» و «خرید و فروش ارز» را انتخاب کنید.
- «تهیه لیست» را بزنید.
برای یافتن اسناد یک نوع سکه، در همین گزارش حساب‌ها و تاریخ را مشخص کنید، نوع جست‌وجو را روی «نام سکه» بگذارید و نام آن را جست‌وجو کنید.
در صورت ارسال گزارش به دیگران، حواستان باشد انتخاب «همه مشتریان» می‌تواند اطلاعات چند حساب را کنار هم نمایش دهد.
چطور ریز گردش حساب بانکی را بررسی، با صورت‌حساب مقایسه و خروجی تهیه کنیم؟
برای تطبیق گردش بانکی با صورت‌حساب واقعی:
- از منوی «گزارش‌ها»، «گزارش از حساب‌های بانکی» را باز کنید و «تهیه لیست» را بزنید.
- روی حساب بانکی موردنظر دوبار کلیک کنید.
- بازه تاریخ را مشخص و دوباره «تهیه لیست» را انتخاب کنید.
- واریزها، برداشت‌ها و مانده را با صورت‌حساب همان بانک و همان بازه مقایسه کنید.
- اگر خروجی اکسل می‌خواهید، در «امکانات»، «خروجی گزارش به اکسل» را انتخاب کنید.
در بررسی مغایرت، تاریخ واقعی تراکنش بانکی، مبلغ، حساب مقصد و شماره پیگیری را نیز کنترل کنید. از ارسال خروجی بانکی به اشخاص غیرمجاز خودداری کنید.
ستون تعداد را در جزئیات اسناد یا گزارش موجودی اولیه چطور نمایش دهیم؟
در فهرست «جزئیات اسناد» که می‌خواهید بررسی کنید، «امکانات» و سپس «تغییر ستون‌ها» را باز کنید. اگر گزینهٔ فعال‌سازی تغییر ستون‌ها غیرفعال است، آن را فعال کنید.
از همان بخش «افزودن یا حذف ستون‌ها» را انتخاب کنید و تیک ستون «تعداد» را بزنید. تغییر را ذخیره کنید؛ سپس از «تغییر ستون‌ها»، در صورت نمایش، «ذخیره تغییرات ستون‌ها» را انتخاب کنید.
اگر در گزارش سرمایه و موجودی اولیه هم به تعداد نیاز دارید، ابتدا گزارش مربوط را در «جزئیات اسناد» باز کنید و ستون «تعداد» را در همان فهرست بررسی کنید.
چطور رأس و مدت وزن و پول را در گزارش مانده‌حساب‌ها نمایش دهیم؟
از «گزارش‌ها» وارد «گزارش از مانده‌حساب‌ها» شوید و نمایش را روی «همه مانده‌حساب‌ها» بگذارید.
«تنظیمات بیشتر» را باز کنید و گزینهٔ «نمایش رأس حساب و مدت وزن و پول با جزئیات» را فعال کنید.
«تهیه لیست» را بزنید. برای دیدن اطلاعات در گزارش چاپی، «تهیه گزارش کامل» را انتخاب و پیش‌نمایش را بررسی کنید.
فهرست مشخصات همهٔ مشتریان با گزارش گردش حساب چه تفاوتی دارد؟
برای دیدن فهرست مشتریان و مشخصاتشان، از منوی «گزارش‌ها» وارد «گزارش‌های مدیریتی» شوید. در بخش انتخاب نوع گزارش، گزینهٔ «نمایش همه مشتریان با مشخصات کامل» را انتخاب کنید و «تهیه لیست» را بزنید.
برای بررسی ریز اسناد و معاملات، از گزارش «جزئیات اسناد» استفاده کنید و حساب و بازهٔ تاریخ موردنظر را انتخاب کنید. فهرست مشخصات مشتریان را با فهرست معاملات یک بازه یکسان در نظر نگیرید.
چطور ستون‌های شهر و تلفن را در گزارش مانده حساب پنهان کنیم؟
برای پنهان‌کردن ستون تلفن و شهر در نمایش گزارش مانده حساب‌ها:
- از «گزارش‌ها»، «گزارش از مانده حساب‌ها» را باز کنید.
- «تنظیمات بیشتر» را بزنید و «عدم نمایش ستون تلفن و شهر» را فعال کنید.
- دوباره «تهیه لیست» را انتخاب کنید.
این تنظیم را صرفاً به معنی پنهان‌کردن ستون‌ها در گزارش موردنظر بدانید. پیش از چاپ، ارسال پیامک یا خروجی اکسل، بررسی کنید اطلاعات شخصی در خروجی نهایی هم پنهان مانده باشند.
اگر عدد در یک ستون به‌شکل مربع یا هشتگ دیده می‌شود، چه کنیم؟
یکی از موارد قابل بررسی، کم‌بودن عرض ستون است. اشاره‌گر ماوس را روی مرز ستون ببرید و آن را بکشید تا ستون پهن‌تر شود؛ سپس بررسی کنید آیا عدد کامل نمایش داده می‌شود.
اگر در همان پنجره گزینه‌ای برای ذخیرهٔ تغییرات ستون‌ها دارید و می‌خواهید این چیدمان حفظ شود، تغییرات را ذخیره کنید.
عرض ستون فقط یکی از علت‌های احتمالی است. اگر مقدار همچنان درست نمایش داده نمی‌شود، از پشتیبانی کمک بگیرید.
چطور چیدمان ستون‌های جزئیات اسناد را به حالت اولیه برگردانیم؟
اگر می‌خواهید تغییرات چیدمان ستون‌های «جزئیات اسناد» را برگردانید:
- از چیدمان فعلی و ستون‌های مهم یادداشت یا تصویر تهیه کنید.
- در فهرست «جزئیات اسناد» راست‌کلیک کنید و «تغییر ستون‌ها» را باز کنید.
- گزینه «حذف تغییرات ستون‌های این بخش» را انتخاب کنید.
- دوباره «تهیه لیست» را بزنید.
این کار چیدمان سفارشی همان بخش را برمی‌گرداند؛ سندهای حسابداری را حذف نمی‌کند. برای نمایش مانده طلایی و ریالی ممکن است لازم باشد گزینه مربوط را در «تنظیمات بیشتر» نیز فعال کنید.
چطور خروج کار ساختهٔ یک حساب را در یک بازه ببینیم؟
از منوی «گزارش‌ها» وارد «جزئیات اسناد» شوید و حساب و بازهٔ تاریخی موردنظر را انتخاب کنید.
در بخش نمایش نوع اسناد، «کار ساخته» و سپس «خروج کار ساخته» را انتخاب کنید. فهرست را بررسی کنید تا اسناد مطابق فیلتر را ببینید.
چطور سوابق پولی کردن را در بازهٔ دلخواه ببینیم؟
برای مشاهده سوابق تبدیل مانده بین وزن و پول:
- از منوی «گزارش‌ها»، «جزئیات اسناد» را باز کنید.
- حساب موردنظر یا «همه حساب‌ها» و بازه تاریخ را مشخص کنید.
- در «نمایش نوع اسناد»، بخش «طلای خام» را باز کنید.
- برای هر جهت، فیلتر «پولی کردن (پول به طلا)» یا «پولی کردن (طلا به پول)» را انتخاب و فهرست را تهیه کنید.
به جهت تبدیل دقت کنید؛ پولی‌کردن طلا و تبدیل پول به طلا یک عملیات یکسان نیستند.
چطور فقط دریافت‌ها و پرداخت‌های مالی را در جزئیات اسناد ببینیم؟
برای جداکردن اسناد مالی از سایر عملیات:
- از منوی «گزارش‌ها»، «جزئیات اسناد» را باز کنید.
- حساب‌ها و محدوده تاریخ را مشخص کنید.
- در فیلتر «نمایش همه اسناد»، گروه «مالی» را باز کنید.
- برای دریافت‌ها، گزینه‌های مربوط به ورود وجه نقد، دریافت چک و واریز به بانک را انتخاب و «تهیه لیست» را بزنید.
- برای پرداخت‌ها، فیلتر خروج وجه نقد، خروج چک و برداشت از بانک را جداگانه بررسی کنید.
قبل از جمع‌زدن، به نوع ارز، واحد مبلغ و بازه گزارش دقت کنید؛ دریافت‌ها و پرداخت‌ها را صرفاً به دلیل قرارگرفتن در یک گزارش با هم جمع نکنید.
چطور گزارش اسناد طلب و بدهی را به PDF تبدیل کنیم؟
در «جزئیات اسناد»، حساب‌ها و تاریخ مدنظر را انتخاب و از فیلتر نوع سند، بخش هزینه/درآمد/طلب/بدهی و ردیف‌های مربوط به طلب و بدهی را مشخص کنید. «تهیه لیست» و سپس «تهیه گزارش» را بزنید. پس از کنترل پیش‌نمایش، در پنجره خروجی چاپ، گزینه ذخیره به PDF یا چاپگر PDF موجود روی رایانه را انتخاب و مسیر ذخیره فایل را مشخص کنید. پیش از ارسال فایل، نام مشتریان، اطلاعات مالی و دسترسی گیرنده را کنترل کنید.
چاپ فاکتور و ویرایش قالب
چطور نام بانک و شرح حواله را از چاپ فاکتور پنهان کنیم؟
می‌توانید نمایش نام بانک و شرح حواله را در چاپ، به‌صورت جداگانه تنظیم کنید.
برای نمایش‌ندادن نام بانک:
- روی سند راست‌کلیک کنید و «چاپ سند» را بزنید.
- وارد «شخصی‌سازی» و سپس «تنظیمات شرح سند» شوید.
- گزینه «عدم نمایش نام بانک» را فعال کنید.
- پیش‌نمایش را بررسی کنید.
برای نمایش‌ندادن شرح حواله:
- از منوی «امکانات»، «تنظیمات اولیه برنامه» را باز کنید.
- گزینه «عدم نمایش شرح حواله در چاپ» را فعال کنید و تنظیمات را ذخیره کنید.
- پیش‌نمایش سند را دوباره بگیرید.
توجه کنید که پنهان‌کردن شرح حواله الزاماً عنوان عملیات، مانند «بدهی حواله»، را حذف نمی‌کند. این گزینه‌ها ظاهر فاکتور چاپی را تغییر می‌دهند، نه سند حسابداری ثبت‌شده را. قبل از تحویل فاکتور به مشتری، خود خروجی را کنترل کنید.
چرا در چاپ فاکتور، هم «فروش کار ساخته» و هم «خروج کار ساخته» دیده می‌شود؟
اگر هنگام چاپ، هم «فروش کار ساخته» و هم «خروج کار ساخته» نمایش داده می‌شود، ابتدا «نحوه چاپ» را بررسی کنید. نمایش هم‌زمان این ردیف‌ها در چاپ کامل سند حسابداری ممکن است طبیعی باشد؛ اما برای فاکتور قابل‌تحویل به مشتری می‌توانید قالب مناسب فروش را انتخاب کنید.
- در «جزئیات اسناد» روی سند موردنظر راست‌کلیک کنید و «چاپ سند» را بزنید.
- در پنجره مدیریت چاپ، «نحوه چاپ» را باز کنید.
- برای فروش خرده‌فروشی، گزینه «سند فروش کار ساخته خرده‌فروشی» را انتخاب کنید.
- پیش‌نمایش بگیرید و وزن، مبلغ و ردیف‌های چاپ را با اصل سند مقایسه کنید.
برای معاملات بنکداری و کیفی، ممکن است نحوه چاپ دیگری مناسب باشد. تغییر نحوه چاپ، ردیف‌های حسابداری ثبت‌شده را حذف نمی‌کند. آموزش ویرایش چاپ فاکتور نیز در همین زمینه مفید است.
چطور تعداد سکه را در شرح فاکتور چاپی نمایش دهیم؟
برای اینکه تعداد سکه در شرح ردیف چاپی دیده شود:
- در پنجره چاپ، «تهیه گزارش» و سپس «شخصی‌سازی» را باز کنید.
- به «چاپ سند خرده‌فروشی» و «تنظیمات شرح سند» بروید.
- گزینه «نمایش تعداد در شرح سند» را فعال کنید.
- پیش‌نمایش را بگیرید و تعداد نمایش‌داده‌شده را با سند مقایسه کنید.
این تنظیم فقط به نحوه نمایش تعداد در فاکتور مربوط است و روش محاسبه مانده یا وزن سکه را تغییر نمی‌دهد.
چطور پنجرهٔ مدیریت چاپ اتیکت را دوباره نمایش دهیم؟
اگر هنگام چاپ اتیکت، پنجرهٔ مدیریت چاپ باز نمی‌شود، تنظیم مربوط به نمایش‌ندادن این پنجره را بررسی کنید.
- از منوی «امکانات»، بخش «تنظیمات» و «گزارش‌های چاپی» را باز کنید.
- گزینهٔ مربوط به نمایش‌ندادن مدیریت چاپ را غیرفعال کنید.
- دوباره وارد چاپ اتیکت شوید تا از پنجرهٔ مدیریت چاپ به بخش ویرایش دسترسی داشته باشید.
چطور از یک سند دو یا چند نسخه چاپ کنیم؟
در پنجره چاپ سند، تعداد موردنظر را در «تعداد رونوشت» وارد و چاپ را تأیید کنید.
نکته: تنظیم «تعداد نسخه» در خود چاپگر نیز ممکن است هم‌زمان اعمال شود. برای نمونه، اگر «تعداد رونوشت» در ته‌حساب روی ۲ و تعداد نسخه چاپگر هم روی ۲ باشد، احتمال چاپ ۴ نسخه وجود دارد. اگر دقیقاً دو نسخه می‌خواهید، تعداد نسخه چاپگر را روی ۱ بگذارید و یک چاپ آزمایشی انجام دهید.
چطور یک کادر متن ثابت جدید به قالب فاکتور اضافه کنیم؟
اگر می‌خواهید یک نوشته ثابت، مانند نشانی یا توضیح کوتاه، به فاکتور اضافه کنید:
- ابتدا از طرح چاپ فعلی نسخه پشتیبان نگه دارید تا بتوانید تغییرات را برگردانید.
- روی یک سند ثبت‌شده راست‌کلیک و «چاپ سند» را انتخاب کنید؛ سپس «پیش‌نمایش» را باز کنید.
- با آیکون کاغذ و مداد، وارد «ویرایش فرم» شوید.
- یک کادر متن ثابت موجود را کپی و در محل دلخواه جای‌گذاری کنید (Ctrl+C و Ctrl+V).
- متن را تغییر دهید و در صورت لزوم عرض و ارتفاع کادر را تنظیم کنید.
- تغییرات را ذخیره کنید و پیش‌نمایش را با یک سند نمونه کنترل کنید.
کادرهای متصل به وزن، مبلغ، اجرت یا فرمول حسابداری را برای نوشتن متن ثابت تغییر ندهید.
شمارهٔ انگ و نام آزمایشگاه را در کدام نوع چاپ سند بررسی کنیم؟
اگر می‌خواهید شماره انگ و نام آزمایشگاه آب‌شده در خروجی چاپی دیده شوند، در پنجره «چاپ سند»، «نحوه چاپ» را روی «سند حسابداری چاپ کامل» بگذارید و پیش‌نمایش بگیرید.
این حالت برای بررسی جزئیات سند حسابداری مناسب است و لزوماً همان قالب فاکتور خرده‌فروشی نیست. پیش از تحویل به مشتری، اطلاعات موردنیاز و نحوه چاپ را کنترل کنید.
بعد از ثبت سند، از همان صفحه چطور پیش‌نمایش چاپ بگیریم؟
پس از تکمیل و کنترل سند، «ثبت کل» را بزنید. در سمت چپ صفحه، «چاپ سند» فعال می‌شود؛ آن را انتخاب کنید و «پیش‌نمایش» بگیرید.
چطور نام گیرندهٔ سند را به‌جای نام حساب در چاپ فاکتور نشان دهیم؟
اگر شخصی غیر از صاحب حساب سند را تحویل می‌گیرد و لازم است نام او روی فاکتور چاپی درج شود:
- در زمان ثبت، نام درست فرد را در بخش «گیرنده سند» وارد کنید.
- از «جزئیات اسناد» روی سند راست‌کلیک کنید و «چاپ سند» را بزنید.
- در مدیریت چاپ، «شخصی‌سازی» و «تنظیمات مشخصات حساب» را باز کنید.
- «نمایش گیرنده سند به جای نام حساب» را فعال کنید.
- پیش‌نمایش را بررسی کنید.
این گزینه فقط نام نمایشی در چاپ را تغییر می‌دهد؛ حساب واقعی طرف معامله همچنان همان حساب ثبت‌شده است. از این گزینه برای جایگزین‌کردن هویت قانونی طرف معامله استفاده نکنید.
اگر نوار ابزار ویرایش چاپ اتیکت ناپدید شد، چطور آن را برگردانیم؟
در پنجرهٔ «ویرایش چاپ اتیکت»، منوی «نمایش» را باز کنید.
وارد بخش «پنجرهٔ ابزارها» شوید و گزینهٔ «استاندارد» را فعال کنید. سپس نوارهای بالای پنجره را بررسی کنید تا ابزارهای موردنظر، مانند بزرگ‌نمایی، نمایش داده شوند.
اگر نوار نمایش داده نشد، برای بررسی تنظیمات برنامه با پشتیبانی تماس بگیرید.
اگر جدول چاپ سند خالی است، چه چیزی را بررسی کنیم؟
اگر سربرگ فاکتور نمایش داده می‌شود اما جدول ردیف‌ها خالی است، ابتدا قالب چاپ را بررسی کنید:
- روی سند راست‌کلیک کنید و «چاپ سند» را بزنید.
- در «نحوه چاپ»، نوع مناسب سند را انتخاب کنید. برای مشاهده همه جزئیات حسابداری، می‌توانید «سند حسابداری چاپ کامل» را امتحان کنید.
- نام «طرح چاپ» فعال را یادداشت کنید؛ سپس در صورت نیاز، طرح پیش‌فرض را برای مقایسه انتخاب کنید.
- پیش‌نمایش بگیرید و مطمئن شوید ردیف‌ها نمایش داده می‌شوند.
اگر قالب سفارشی دارید، قبل از ویرایش یا جایگزینی از آن نسخه پشتیبان نگه دارید. خالی‌شدن جدول ممکن است علت دیگری هم داشته باشد؛ برای رفع ایراد، خود سند حسابداری را تغییر ندهید. آموزش ویرایش چاپ فاکتور را نیز ببینید.
چطور پنجره مدیریت چاپ پس از ثبت کل سند نمایش داده شود؟
از منوی «اسناد» وارد «تنظیمات اسناد» شوید و در بخش «اسناد»، گزینه «نمایش پنجره مدیریت چاپ پس از ثبت کل سند» را فعال کنید و تنظیمات را ذخیره کنید. اگر گزینه «چاپ خودکار سند پس از ثبت کل سند» فعال است، برای نمایش پنجره مدیریت چاپ آن را غیرفعال کنید. سپس پس از ثبت کل سند، پنجره مدیریت چاپ نمایش داده می‌شود.
چرا بعد از تغییر فونت فاکتور، اعداد وزن ۷۵۰ یا مبلغ با صفرهای اضافه چاپ می‌شوند؟
اگر مبلغ یا وزن در اصل سند درست است اما در پیش‌نمایش چاپ صفرهای اضافه یا عدد غیرعادی دیده می‌شود، مشکل را ابتدا در قالب چاپ جست‌وجو کنید، نه در سند حسابداری.
فیلد چاپی، فرمول متصل به آن، تعداد اعشار، فرمت عدد و عرض کادر را با یک طرح سالم مقایسه کنید. تغییر فونت ممکن است فقط ایراد نمایش ایجاد کند؛ اما اتصال اشتباه فیلد می‌تواند مقدار نامناسبی را چاپ کند. وزن و مبلغ سند واقعی را صرفاً برای اصلاح ظاهر چاپ تغییر ندهید.
چرا یک قالب چاپ فاکتور روی سرور درست است اما روی کلاینت دیگر شکل متفاوتی دارد؟
اگر یک فاکتور روی سرور درست و روی کلاینت متفاوت چاپ می‌شود، ابتدا مطمئن شوید همان سند و همان طرح چاپ روی هر دو رایانه انتخاب شده است.
سپس نسخه ته‌حساب، چاپگر انتخابی، تنظیمات ویندوز، فونت‌های نصب‌شده و محل ذخیره قالب سفارشی را مقایسه کنید. بعضی قالب‌ها و تنظیمات چاپ ممکن است محلی و مخصوص همان رایانه باشند. پیش از کپی‌کردن فایل قالب بین سیستم‌ها، از طرح موجود نسخه پشتیبان تهیه کنید.
هفت سند جدا برای یک مشتری دارم؛ چرا چاپ آن‌ها به‌شکل یک فاکتور واحد نیست؟
هر سند شماره مستقل خود را دارد. «چاپ سند» فاکتور یا سند حسابداری همان شماره را چاپ می‌کند؛ ولی برای ارائه مجموعه معاملات چند سند باید از «جزئیات اسناد» و «تهیه گزارش» (F3) برای گزارش گردش یا صورت‌حساب استفاده کنید. تغییر اندازه صفحه یا سربرگ، چند شماره سند جدا را به یک شماره فاکتور تبدیل نمی‌کند.
چطور ستون وزن را فقط از چاپ یک فاکتور حذف کنیم؟
اگر فقط برای یک فاکتور نمی‌خواهید ستون وزن چاپ شود، توصیه می‌شود قالب اصلی روزانه را تغییر ندهید.
روش مطمئن‌تر این است که یک کپی از طرح چاپ فعلی بسازید، ستون وزن را فقط در آن نسخه تغییر دهید و هنگام چاپ همان فاکتور، طرح جایگزین را انتخاب کنید. پس از چاپ، طرح معمول را دوباره انتخاب کنید.
در ویرایشگر چاپ ممکن است بتوانید اشیای قالب را موقتاً کپی، حذف و برگردانید، اما این روش در صورت ذخیره اشتباه یا بستن ویرایشگر می‌تواند به قالب اصلی آسیب بزند. اگر با ویرایش قالب آشنا نیستید، از این راه میانبر استفاده نکنید. حذف ستون از چاپ، وزن را از سند حسابداری حذف نمی‌کند.
شبکه، نصب و عیب‌یابی
قفل سخت‌افزاری وصل است ولی شناخته نمی‌شود؛ اولین بررسی چیست؟
ابتدا قفل را از درگاه USB فعلی جدا کنید و به درگاه سالم دیگری وصل کنید. سپس در پنجره ورود، «خواندن دوباره قفل» را انتخاب کنید.
اگر همچنان شناسایی نشد، بدون دستکاری یا فشار به قطعات فلزی قفل، موضوع را با پشتیبانی بررسی کنید. قفل سخت‌افزاری حافظه پشتیبان اسناد شما نیست؛ برای حفاظت از اطلاعات حسابداری باید جداگانه نسخه پشتیبان تهیه شود.
اطلاعات اتصال دیجی‌پی را در کدام بخش وارد کنیم؟
برای واردکردن اطلاعات اتصال سرویس دیجی‌پی، از منوی «پرونده» وارد «اتصال‌ها» و سپس «پرداخت اعتباری» شوید. اطلاعاتی را که سرویس‌دهنده در اختیار شما گذاشته، در کادرهای مربوط وارد کنید.
پیش از ثبت، از فعال‌بودن سرویس و درست‌بودن مشخصات پذیرنده اطمینان بگیرید. اگر عنوان گزینه‌ها در نسخه شما متفاوت است یا اطلاعات اتصال را ندارید، از پشتیبانی سرویس‌دهنده و ته‌حساب راهنمایی بگیرید.
آیا دو نصب مستقل ته‌حساب با یک بار گرفتن پشتیبان، خودکار به‌روز می‌مانند؟
خیر. اگر ته‌حساب را روی دو رایانه به‌صورت مستقل اجرا می‌کنید، تهیه یا انتقال یک نسخه پشتیبان باعث همگام‌سازی خودکار آن‌ها نمی‌شود.
برای مثال، اگر صبح بک‌آپ رایانه اول را روی رایانه دوم بازیابی کنید، سندهایی که بعدازظهر در یکی از دو رایانه ثبت می‌شوند خودکار به دیگری منتقل نخواهند شد. همچنین بازیابی بک‌آپ روی محیطی که بعد از آن اسناد جدید دارد ممکن است اطلاعات جدید را جایگزین کند. برای کار با بانک اطلاعاتی مشترک، باید راهکار شبکه‌ای مناسب در نظر بگیرید.
چطور فقط از یک محیط حسابداری پشتیبان تهیه کنم؟
برای تهیه فایل پشتیبان از یک محیط خاص:
- از منوی «پرونده»، «ایجاد پشتیبان» را باز کنید.
- «تهیه پشتیبان فقط از» را انتخاب کنید.
- «محیط اصلی» یا «محیط شماره» را مشخص کنید؛ اگر محیط شماره را انتخاب کردید، شماره آن را وارد کنید.
- یک مسیر مناسب و امن برای ذخیره فایل تعیین کنید و «پشتیبان تهیه شود» را بزنید.
- پیام موفقیت و مسیر فایل ایجادشده را بررسی کنید.
این نوع فایل فقط محیط انتخاب‌شده را پوشش می‌دهد؛ اگر از چند محیط استفاده می‌کنید، برای حفاظت از کل اطلاعات برنامه به برنامه پشتیبان‌گیری جامع نیز نیاز دارید. نگهداری نسخه پشتیبان فقط در همان دیسک رایانه، در برابر خرابی دیسک کافی نیست.
اگر تصویر پیوست سند در سیستم دیگری از شبکه نمایش داده نشود، چه کنیم؟
اگر تصویر پیوست‌شده به سند روی رایانه ثبت‌کننده دیده می‌شود اما روی کلاینت دیگری در شبکه نمایش داده نمی‌شود، این موارد را بررسی کنید:
- ابتدا همان سند را در هر دو رایانه باز و از درست‌بودن شماره سند و محیط حسابداری مطمئن شوید.
- بررسی کنید تصویر روی رایانه اصلی موجود و قابل مشاهده است.
- با مسئول شبکه، مسیر نگهداری تصاویر و مجوز دسترسی کلاینت به آن مسیر را کنترل کنید.
- پس از اصلاح اتصال، همان سند و تصویر را دوباره آزمایش کنید.
بدون شناخت ساختار نگهداری تصاویر، پوشه‌ها را جابه‌جا یا برای «همه کاربران» به‌صورت عمومی اشتراک‌گذاری نکنید.
چرا با اینکه همه رایانه‌های مغازه آپدیت شده‌اند، هنوز یک خطای نسخه یا صفحه قفل دیده می‌شود؟
ممکن است یک رایانه قدیمی، خاموش یا بلااستفاده هنوز از قلم افتاده باشد، یا روی سرور بعضی محیط‌های حسابداری بعد از دریافت فایل نسخه جدید باز نشده باشند. ابتدا نسخه سرور و همه محیط‌ها را کنترل کنید؛ سپس نام و نسخه تک‌تک کلاینت‌ها را با فهرست دستگاه‌های مجموعه تطبیق دهید. در «ته‌حساب من / برنامه‌های من» هم اطلاعات دستگاه‌ها و دسترسی‌ها را برای یافتن موارد ناشناس بررسی کنید. حذف دسترسی بدون شناسایی دستگاه، جای به‌روزرسانی نیست.
آیا دستگاهی که دیگر استفاده نمی‌کنیم را برای رفع خطای شبکه فوراً «حذف دسترسی» کنیم؟
نه الزاماً. بلااستفاده بودن دستگاه، داشتن دسترسی و قدیمی بودن نسخه برنامه سه موضوع جدا هستند. ابتدا مشخص کنید دستگاه متعلق به کدام کاربر است و آیا احتمال نیاز به ورود دوباره وجود دارد. اگر قرار است مجوز آن لغو شود، این کار با تأیید مدیر مجموعه و طبق روال مجوزهای ته‌حساب انجام شود. برای رفع ناسازگاری نسخه، علت اصلی را جداگانه بررسی کنید.
چرا با وجود اتصال قفل سخت‌افزاری، پیام پایان حق پشتیبانی نمایش داده می‌شود؟
ممکن است برنامه به‌جای قفل سخت‌افزاری متصل، با مجوز ورود موبایلی یا قفل نرم‌افزاری دیگری اجرا شده باشد؛ در این صورت وضعیت حق پشتیبانی دو مجوز ممکن است متفاوت باشد.
- بررسی کنید برنامه اکنون با کدام قفل یا مجوز وارد شده است.
- اگر قفل سخت‌افزاری دارید، اتصال USB و شناسایی آن را آزمایش کنید.
- در «پرونده» ← «ته‌حساب من» یا بخش اطلاعات مجوز، وضعیت قفل فعال را بررسی کنید.
- اگر حق پشتیبانی روی مجوز دیگری فعال است، برای بررسی و انتقال احتمالی آن، مشخصات مجوزها را به پشتیبانی اعلام کنید.
بدون بررسی مجوز فعال، عجولانه پشتیبانی را دوباره خریداری نکنید. انتقال حق پشتیبانی نیازمند تأیید مالک و بررسی مجوزهاست.
آیا هوش مصنوعی ته‌حساب جای نسخه کامل ویندوزی روی رایانه دوم را می‌گیرد؟
خیر. اتصال هوش مصنوعی در پیام‌رسان‌ها یا ChatGPT، نسخه کامل نرم‌افزار ویندوزی را روی رایانه دوم اجرا نمی‌کند.
از طریق این اتصال می‌توانید درخواست‌های مجاز را ارسال کنید و از قابلیت‌های فعال‌شده، مانند استعلام یا ثبت عملیات پشتیبانی‌شده، استفاده کنید. اما برای اجرای پنجره‌های کامل برنامه و کار هم‌زمان چند رایانه با یک بانک اطلاعاتی، باید راهکار و مجوز شبکه را جداگانه بررسی کنید.
پیش از استفاده از ثبت سند با هوش مصنوعی، حساب، محیط متصل و مجوز انجام عملیات را کنترل کنید.
آیا نسخه ویندوزی ته‌حساب مستقیماً روی macOS نصب می‌شود؟
ته‌حساب نسخه دسکتاپ ویندوزی دارد و به‌صورت برنامه بومی macOS نصب نمی‌شود.
در بعضی مدل‌های مک می‌توان ویندوز را با روش سازگار با سخت‌افزار اجرا کرد، اما این به معنی تضمین عملکرد ته‌حساب و تجهیزات جانبی آن نیست. قبل از انتخاب این روش، نحوه نصب ویندوز، مجوز ورود، چاپگر، ترازو، بارکدخوان و ارتباط شبکه را روی همان دستگاه آزمایش کنید. برای استفاده کاری، رایانه ویندوزی سازگار گزینه کم‌ریسک‌تری است.
اگر کنترل از راه دور شناسه نمی‌دهد یا عبارت «Connecting» می‌ماند، آیا حتماً اینترنت قطع است؟
خیر. ماندن در وضعیت «Connecting» یا خالی‌بودن شناسه فقط نشان می‌دهد برنامه کنترل از راه دور هنوز اتصال آماده‌ای برقرار نکرده است؛ لزوماً اینترنت کاملاً قطع نیست.
برای عیب‌یابی اولیه:
- روی همان رایانه، بازشدن یک وب‌سایت معتبر را امتحان کنید.
- پیام و وضعیت برنامه کنترل از راه دور (مثلاً Connecting یا Ready) را بررسی کنید.
- مطمئن شوید از نسخه معتبر و به‌روز ابزار استفاده می‌کنید.
- در صورت نیاز، از مسیر «کمک» در ته‌حساب روش رسمی دیگری از «کنترل از راه دور» را انتخاب کنید.
فایروال، محدودیت شبکه یا اختلال سرویس هم می‌توانند باعث این وضعیت شوند. شناسه مربوط به جلسه قبلی را بدون تأیید فعال‌بودن جلسه فعلی استفاده نکنید.
اتیکت، عکس و تجهیزات جانبی
آیا می‌توان از بارکدخوان معمولی و RFID به‌صورت هم‌زمان استفاده کرد؟
بله، به شرط آنکه تجهیزات و افزونه‌های موردنیاز سازگار و فعال باشند. این دو وسیله کاربرد متفاوتی دارند:
- بارکدخوان معمولی: برای خواندن بارکد و انتخاب تک‌تک کالاها، مثلاً هنگام فروش.
- RFID: برای خواندن تگ‌های RFID و سرعت‌بخشیدن به کنترل تعداد زیادی کالا، به‌ویژه هنگام انبارگردانی.
می‌توانید هنگام فروش از بارکدخوان و هنگام موجودی‌گیری از دستگاه RFID استفاده کنید. پیش از خرید دستگاه یا تگ، مدل تجهیزات و سازگاری آن‌ها با ته‌حساب را با تأمین‌کننده و پشتیبانی کنترل کنید. داشتن بارکد چاپی به‌تنهایی به معنی RFIDدار بودن کالا نیست.
چطور فیلد RFID را در شناسنامهٔ اتیکت نمایش دهیم؟
اگر افزونه RFID روی مجوز مورد استفاده فعال است، برای نمایش کادر مربوط در شناسنامه کالا:
- «لیست اتیکت‌ها» را باز کنید و روی اتیکت موردنظر دوبار کلیک کنید.
- از پایین شناسنامه، «تنظیمات» و سپس «فیلدهای بیشتر» را باز کنید.
- گزینه RFID را فعال کنید و «ذخیره و خروج» را بزنید.
- شناسنامه را دوباره باز کنید تا کادر RFID را ببینید.
نمایش این کادر با اتصال و خواندن تگ RFID یکی نیست. برای ثبت یا خواندن شناسه تگ، باید دستگاه، تگ و تنظیمات اتصال آن‌ها با برنامه سازگار باشند.
عکس یک اتیکت را بدون تهیهٔ گزارش تصویری از کجا ببینیم؟
فهرست اتیکت‌ها را باز کنید و در پایین سمت راست پنجره، بخش «تصویر و سنگ» را پیدا کنید. با انتخاب ردیف کالا، تصویر ثبت‌شدهٔ همان کالا در این بخش دیده می‌شود.
این روش برای دیدن تصویر کالای انتخاب‌شده کاربرد دارد و نیازی به تهیهٔ گزارش تصویری چندصفحه‌ای برای همان یک قلم ندارد.
چطور اتیکت خارج‌شده را بدون شناسه و با نام کار پیدا کنیم؟
اگر شناسهٔ اتیکت را در اختیار ندارید، می‌توانید فهرست اتیکت‌های خارج‌شده را با نام کار جست‌وجو کنید.
- «لیست اتیکت‌ها» را باز کنید.
- در قسمت «نمایش»، گزینهٔ «خارج‌شده‌ها» را انتخاب کنید.
- در بخش «جست‌وجوی سریع»، معیار جست‌وجو را روی «نام کار» بگذارید و نام کالا را وارد کنید.
- نتیجه‌ها را بررسی کنید و با مشخصات کالا تطبیق دهید. اگر چند کالا نام مشابه دارند، فقط بر اساس نام دربارهٔ هویت کالای موردنظر نتیجه‌گیری نکنید.
چرا اتیکت خارج‌شده هنوز در لیست اتیکت‌ها دیده می‌شود؟
اگر اتیکتی فروخته یا خارج شده اما هنوز در «لیست اتیکت‌ها» آن را می‌بینید، ممکن است فیلتر فهرست روی نمایش همه اتیکت‌ها قرار داشته باشد.
- «لیست اتیکت‌ها» را باز کنید.
- در قسمت «نمایش»، «موجود» را انتخاب کنید.
- «تهیه لیست» را بزنید.
اگر پس از اعمال فیلتر موجود، همان کالا همچنان موجود نشان داده می‌شود، شماره شناسه و سند خروج را بررسی کنید؛ فقط دیده‌شدن کالا در فهرستِ «همه» نشانه خطا نیست.
چطور ستون تاریخ ثبت را در لیست اتیکت‌ها نمایش دهیم؟
برای دیدن تاریخ ثبت در فهرست اتیکت‌ها:
- «لیست اتیکت‌ها» را باز کنید.
- در پایین پنجره، «امکانات» و سپس «تغییر ستون‌ها» را انتخاب کنید.
- «افزودن یا حذف ستون‌ها» را باز کنید و گزینهٔ «تاریخ ثبت» را فعال کنید.
- تغییرات را ذخیره کنید. اگر ستون را نمی‌بینید، فهرست را به سمت چپ پیمایش کنید یا عرض ستون‌ها را تنظیم کنید.
دقت کنید «تاریخ ثبت» را با «تاریخ سند» اشتباه نگیرید.
اگر بارکدخوان در ته‌حساب چیزی نمی‌خواند، چگونه یک بررسی اولیه انجام دهیم؟
اگر بارکدخوان با اتصال صفحه‌کلیدی کار می‌کند، ابتدا بررسی کنید دستگاه کد را درست ارسال می‌کند یا نه:
- یک برنامه متنی ساده مثل Notepad باز کنید.
- نشانگر را داخل صفحه قرار دهید.
- بارکد خوانا و شناخته‌شده‌ای را اسکن کنید.
- بررسی کنید کد صحیح و بدون نویسه اضافی وارد می‌شود یا نه.
اگر هیچ کدی ظاهر نشد، اتصال، نوع رابط و تنظیمات بارکدخوان را بررسی کنید. اگر کد در Notepad درست است ولی در ته‌حساب کالا پیدا نمی‌شود، شناسه اتیکت، فیلتر جست‌وجو و وضعیت موجودی همان کالا را بررسی کنید. این آزمایش علت قطعی خرابی را مشخص نمی‌کند.
آیا برای وارد کردن وزن، اتصال ترازو به ته‌حساب الزامی است؟
خیر. می‌توانید وزن را از روی نمایشگر ترازو بخوانید و با صفحه‌کلید در بخش مربوط به سند وارد کنید. قبل از ثبت سند، عدد واردشده و واحد آن را با نمایش ترازو دوباره تطبیق دهید.
در صورت تمایل، اتصال ترازوی سازگار به برنامه می‌تواند ورود وزن را ساده‌تر کند. برای بررسی سازگاری، تجهیزات و تنظیمات لازم، با پشتیبانی ته‌حساب و تأمین‌کنندهٔ ترازو هماهنگ کنید.
اگر بارکدخوان هنگام فروش کار نکند، می‌توانم کالای اتیکت‌دار را با شناسه‌اش انتخاب کنم؟
بله، اگر بارکدخوان کار نمی‌کند، می‌توانید شناسه عددی همان اتیکت را در بخش جست‌وجوی کالا وارد کنید و آن را دستی انتخاب کنید.
پیش از ثبت فروش، نتیجه را با نام، وزن و وضعیت موجودی کالا تطبیق دهید. اگر کالا پیدا نشد، شناسه مشابه را حدس نزنید؛ ابتدا فیلتر جست‌وجو و صحت شناسه را بررسی کنید. برای تشخیص مشکل بارکدخوان نیز می‌توانید اسکن آن را در یک برنامه متنی آزمایش کنید.
می‌شود کالا را در بخش اتیکت ثبت و عکس آن را ذخیره کرد، ولی برچسب کاغذی چاپ نکرد؟
بله. ثبت مشخصات کالا و عکس آن در سیستم با چاپ برچسب کاغذی دو کار متفاوت است. اگر بخش اتیکت برای برنامه فعال است، می‌توانید مشخصات و تصویر کالا را ثبت و ذخیره کنید، حتی اگر همان لحظه لیبل چاپ نکنید.
اما برای فروش و انبارگردانی باید بتوانید شناسه ثبت‌شده را بدون ابهام به همان قطعه فیزیکی نسبت دهید. در کالاهای مشابه، چاپ‌نکردن برچسب ممکن است خطای انتخاب یا خروج کالا را افزایش دهد.
عکس ثبت سند با عکس شناسنامه اتیکت چه تفاوتی دارد؟
این دو نوع عکس، کاربرد یکسانی ندارند:
- عکس هنگام ثبت سند: برای مستندسازی همان عملیات یا ردیف سند گرفته می‌شود.
- عکس اتیکت: به شناسنامه کالای دارای شناسه متصل می‌شود تا در لیست کالاها، فروش و موجودی‌گیری بتوانید همان تصویر را پیدا کنید.
در بخش اتیکت، بسته به امکانات نسخه، می‌توانید از وب‌کم یا فایل تصویر ذخیره‌شده روی رایانه استفاده کنید. اگر عکس با گوشی تهیه شده، آن را به رایانه منتقل کنید و به شناسه درست کالا متصل کنید.
وجود عکس در سند به معنی ثبت خودکار آن در شناسنامه اتیکت نیست. پیش از ثبت نهایی، تصویر و کالای انتخاب‌شده را تطبیق دهید.
جمع وزن اتیکت‌های موجود را بدون اجرت از کجا ببینیم؟
برای دیدن جمع وزن ثبت‌شده کالاهای اتیکت‌دار موجود:
- «لیست اتیکت‌ها» را باز کنید.
- «نمایش» را روی «موجود» بگذارید و «تهیه لیست» را بزنید.
- از پایین پنجره، «گزارش و مجموع» و سپس «مجموع» را انتخاب کنید.
- عدد ستون «وزن کار» را بررسی کنید.
این عدد فقط به کالاهای همان فیلتر مربوط است؛ به معنی وزن تمام طلای فروشگاه نیست. موجودی بدون اتیکت، آب‌شده، سکه و دیگر گروه‌ها باید جدا بررسی شوند. همچنین وزن ثبت‌شده در سامانه را با وزن واقعی موجودی اشتباه نگیرید.
پیامک و ارتباط با مشتری
چگونه ارسال خودکار ماندهٔ حساب پس از ثبت سند را غیرفعال کنیم؟
اگر نمی‌خواهید پس از هر «ثبت کل»، پیامک مانده حساب به‌صورت خودکار ارسال شود:
- از منوی «پرونده»، قسمت «پیامک» را باز کنید.
- وارد «تنظیمات» شوید.
- تیک «اعلام مانده حساب» را بردارید و تنظیمات را ذخیره کنید.
از این پس برای ارسال مانده می‌توانید اقدام دستی انجام دهید. پس از تغییر، با یک سند آزمایشی و با اطلاع گیرنده، وضعیت ارسال را کنترل کنید تا پیام ناخواسته‌ای فرستاده نشود.
گزارش ریز گردش حساب مشتری را چگونه پیامک کنیم؟
برای ارسال لینک گزارش گردش حساب مشتری:
- «جزئیات اسناد» را باز کنید و حساب مشتری را انتخاب کنید.
- محدوده تاریخ را مشخص و «تهیه لیست» را بزنید.
- ردیف‌ها را کنترل و «تهیه گزارش» را انتخاب کنید (در این مسیر میانبر F3 نیز ممکن است در دسترس باشد).
- گزینه «ارسال به ته‌حساب موبایل از طریق پیامک» را انتخاب کنید.
- شماره گیرنده را بررسی کنید و پس از تأیید، «انجام شود» را بزنید.
لینک گزارش ممکن است حاوی اطلاعات مالی خصوصی باشد. شماره گیرنده و محدوده گزارش را پیش از ارسال بررسی کنید. اگر فقط فاکتور یک سند را می‌خواهید، از «چاپ سند» همان شماره استفاده کنید.
چطور لینک فاکتور یک سند مشخص را برای مشتری پیامک کنیم؟
برای فرستادن لینک فاکتور مربوط به یک سند مشخص:
- سند را در «جزئیات اسناد» پیدا کنید.
- روی آن راست‌کلیک کنید و «چاپ سند» را بزنید.
- در مدیریت چاپ، گزینه «ارسال به ته‌حساب موبایل» و سپس روش پیامکی را انتخاب کنید.
- شماره مخاطب و محتوای فاکتور را بررسی کنید و «انجام شود» را بزنید.
اگر معاملات در چند سند جدا ثبت شده‌اند، با این روش لینک فاکتور هر سند جداگانه ارسال می‌شود؛ برای ارائه گردش چند سند، از گزارش حساب استفاده کنید.
فهرست پیامک‌های ارسالی را از کجا ببینیم؟
برای بررسی سوابق پیامک‌ها، از منوی «پرونده»، «اتصالات» و سپس «پیامک» را باز کنید. گزینه «لیست پیام‌های ارسالی» را انتخاب کنید تا وضعیت‌های ثبت‌شده نمایش داده شوند.
وضعیت «ارسال‌شده» لزوماً به معنی تحویل پیامک به گوشی مخاطب یا بازشدن لینک نیست. اگر نیاز به بررسی تحویل دارید، وضعیت گزارش‌شده توسط سرویس پیامکی را نیز کنترل کنید.
چطور مانده حساب افراد یک گروه را به‌صورت پیامکی ارسال کنیم؟
برای ارسال مانده حساب افراد یک گروه مشخص:
- از «گزارش‌ها» وارد «گزارش از مانده حساب‌ها» شوید.
- گروه موردنظر را انتخاب کنید و «تهیه لیست» را بزنید.
- نام‌ها، شماره‌های موبایل و مانده‌ها را بررسی کنید.
- «ارسال مانده از طریق پیامک» را انتخاب کنید و پیش از تأیید، تعداد گیرندگان و روش ارسال را کنترل کنید.
در صورت استفاده از پنل اختصاصی، تنظیمات اتصال آن باید از پیش انجام شده باشد. برای حساب فاقد شماره معتبر، ارسال انجام نمی‌شود. ارسال موفق را با تحویل قطعی پیامک یکسان ندانید.