در انبارگردانی، یک گزارش واحد لزوماً برای همه اقلام کافی نیست. اتیکت‌های شناسنامه‌دار و موجودی کار ساخته بدون اتیکت، دو روش کنترل متفاوت دارند. در یک تماس پشتیبانی، کاربر ابتدا بخش «مغایرت با موجودی» اتیکت را پیدا کرده بود، اما می‌خواست همان روش را برای سکه و کار ساخته نیز به کار ببرد.
گام اول: اتیکت‌های موجود را کنترل کنید
- «لیست اتیکت‌ها» را باز کنید.
- گزینه «نمایش» را روی «موجود» قرار دهید و «تهیه لیست» بزنید.
- از امکان «مغایرت با موجودی» استفاده کنید و شناسه اتیکت کالاهای حاضر در ویترین را یک‌به‌یک کنترل کنید.
- فهرست اتیکت‌هایی را که در شمارش ثبت نشده‌اند استخراج کنید؛ این فهرست لزوماً به معنی کسری قطعی نیست. ابتدا کالاهای امانی، انتقالی، نزد تعمیرکار و اتیکت‌های نصب‌نشده را بررسی کنید.
گام دوم: موجودی بدون اتیکت را جدا بررسی کنید
از «صندوق» ← «لیست اقلام موجود در صندوق»، گروه‌های کار ساخته، سکه، آب‌شده، متفرقه و سایر اقلامی را که نگهداری می‌کنید بررسی کنید. برای کار ساخته بدون اتیکت، گزارش چاپی تعداد و وزن تهیه و با شمارش و توزین واقعی مقایسه کنید. بخش «مغایرت با موجودی» اتیکت جایگزین شمارش این گروه‌ها نیست.
گام سوم: جدول مغایرت بسازید
| گروه موجودی | مقدار ثبت‌شده | مقدار واقعی | کنترل لازم |
|---|---|---|---|
| اتیکت موجود | فهرست شناسه‌های موجود | شناسه‌های مشاهده‌شده | شناسهٔ ثبت‌نشده یا کالای پیدا‌نشده |
| کار ساخته بدون اتیکت | وزن و تعداد هر نام پایه | وزن و تعداد شمارش‌شده | تطبیق ورود و خروج و اتیکت‌های صادرشده |
| سکه و شمش | تعداد هر نوع | تعداد واقعی | نام، تعداد، عیار و وزن تعریف‌شده |
| آب‌شده و متفرقه | وزن و عیار قطعات | وزن و عیار مدارک و ترازو | انگ، آزمایشگاه، تاریخ ورود و خروج |
اگر اختلاف پیدا شد چه کنیم؟
اول زمان و منشأ اختلاف را بررسی کنید؛ سپس نوع سند درست را مشخص کنید. ساخت یک حساب به نام «تنظیم موجودی» یا ثبت ورود و خروج صوری نباید اولین اقدام برای صفرکردن گزارش باشد؛ چون ممکن است خطای واقعی ثبت، حذف، سرقت، کسری یا حواله اشتباه را پنهان کند. در مواردی که اصلاح واقعاً لازم است، شرح علت، تأیید مدیر، پشتیبان اطلاعات و اثر مالی/وزنی سند باید مستند باشد.
نتیجه قابل کنترل: پس از انبارگردانی، نه‌تنها جمع وزن، بلکه تعداد، شناسه، عیار و وضعیت فیزیکی هر گروه با اطلاعات برنامه قابل تطبیق است.