کاربرد: وقتی بعد از شخصی‌سازی چاپ، وزن ۷۵۰ یا مبالغ به‌اشتباه چاپ می‌شوند، یا قالب روی یک کامپیوتر درست و روی کلاینت دیگر نادرست است.
دو نوع مشکل را نباید با هم اشتباه گرفت
گاهی عددها در خود سند و گزارش حسابداری درست‌اند، اما در فاکتور چاپی صفر اضافی دارند، جداکننده هزارگان از بین رفته یا ستون وزن بیش از حد بزرگ نمایش داده می‌شود. گاهی برعکس، عدد خود سند نادرست ثبت شده است. این دو مشکل راه‌حل یکسانی ندارند.
اگر اصل سند صحیح است، ابتدا سراغ قالب چاپ، فیلد داده، فرمول و اندازه کادر بروید. برای برطرف‌کردن یک ایراد ظاهری، وزن یا مبلغ واقعی سند را دستکاری نکنید.
مرحله ۱: یک سند مرجع و یک قالب مرجع انتخاب کنیم
سندی را انتخاب کنید که مقدار وزن و فی آن با مدرک معامله قابل تطبیق است. از «جزئیات اسناد» روی سند راست‌کلیک کنید، «چاپ سند» را باز کنید و «پیش‌نمایش» بگیرید. نام چاپگر، «نحوه چاپ» و «طرح چاپ» انتخاب‌شده را یادداشت کنید.
برای عیب‌یابی دقیق بهتر است قبل از تغییر، یک عکس از پیش‌نمایش و در صورت امکان نسخه‌ای از قالب سالم را نگه دارید؛ اگر روش پشتیبان‌گیری قالب برای نسخه شما مشخص نیست، پیش از حذف یا جایگزینی طرح با پشتیبانی هماهنگ کنید.
مرحله ۲: نتیجه را در سه محل مقایسه کنیم
| محل | سؤال کنترل |
|---|---|
| اصل سند در جزئیات اسناد | وزن، عیار، فی و مبلغ واقعاً درست ثبت شده‌اند؟ |
| پیش‌نمایش چاپ | عدد در فیلد درست نمایش داده می‌شود یا صفر/اعشار اضافی دارد؟ |
| برگه چاپ‌شده | مقدار با پیش‌نمایش یکسان است یا فقط روی کاغذ جابه‌جا می‌شود؟ |
اگر اصل سند درست و پیش‌نمایش غلط است، مشکل احتمالاً در تعریف یا فرمول کادر چاپی است. اگر پیش‌نمایش درست ولی کاغذ غلط است، اندازه کاغذ، مقیاس چاپ، حاشیه چاپگر و درایور را بررسی کنید.
مرحله ۳: کادر وزن، عیار و «وزن ۷۵۰» را اشتباه جایگزین نکنیم
«وزن واقعی»، «عیار» و «وزن معادل ۷۵۰» فیلدهای یکسانی نیستند. اگر قالب را ویرایش کرده‌اید و یکی از این کادرها به فیلد دیگری متصل شده، ممکن است عددی درست از داده غلط نمایش داده شود؛ یا یک عبارت ثابت به جای محاسبه واقعی قرار بگیرد.
در محیط «ویرایش چاپ»، کادر معیوب را با دقت بررسی کنید. فقط متن ثابت مانند نام و آدرس فروشگاه را مانند نوشته معمولی تغییر دهید؛ متن فرمول، نام متغیر یا اتصال کادرهای وزنی و مالی به اطلاعات سند را بدون شناخت آن تغییر ندهید. اگر بعد از دستکاری فرمول چند صفر پایین ردیف‌ها ظاهر شده، بهتر است قالب سالم قبلی را با کمک پشتیبانی بازیابی یا فرمول همان فیلد را با نمونه صحیح مقایسه کنید.
مرحله ۴: جداکننده هزارگان و عرض ستون را بررسی کنیم
در یک تماس پشتیبانی، کاربر پس از تغییر فونت و چیدمان، گزارش کرده بود که «مبلغ کل جداکننده ندارد» و اعداد فی یا وزن در ردیف‌های چاپ به‌درستی جا نمی‌شوند.
ابتدا اندازه فونت، عرض کادر و نوع فیلد عددی را کنترل کنید. اگر رقم‌ها قطع می‌شوند، پهن‌تر کردن کادر یا کاهش اندازه قلم می‌تواند مشکل ظاهر را برطرف کند. اگر عدد کامل دیده می‌شود ولی جداکننده یا اعشار اشتباه است، تنظیمات فرمت نمایش عدد و اتصال فیلد را بررسی کنید. خطای فرمت نمایش را با خطای محاسبه مبلغ یکی نگیرید.
مرحله ۵: چاپ روی A5 را جدا از طراحی فایل سربرگ کنترل کنیم
اگر روی کاغذ آماده یا سربرگ چاپخانه‌ای کار می‌کنید، اندازه قالب و کاغذ چاپگر باید با هم سازگار باشند. اندازه استاندارد A5 برابر ۱۴۸ در ۲۱۰ میلی‌متر است؛ اما اندازه واقعی برگه آماده، جهت قرارگیری در سینی، حاشیه غیرقابل‌چاپ دستگاه و گزینه‌های Scale/Fit در درایور نیز مهم‌اند.
از یک سند آزمایشی چاپ بگیرید و چهار گوشه و محل ستون‌ها را روی کاغذ بررسی کنید. اگر پیش‌نمایش درست است ولی کل قالب روی کاغذ جابه‌جا می‌شود، قبل از دست زدن به کادرهای اطلاعاتی، تنظیمات اندازه، جهت، مقیاس و حاشیه چاپگر را اصلاح کنید.
مرحله ۶: وضعیت کلاینت‌های شبکه را جدا بررسی کنیم
در آموزش چاپ ته‌حساب توضیح داده شده که قالب سفارشیِ ذخیره‌شده روی همان کامپیوتر باقی می‌ماند. بنابراین درست شدن چاپ روی سیستم مدیر الزاماً به معنی اعمال همان تنظیمات روی تمام کلاینت‌ها نیست. روی هر رایانه‌ای که چاپ می‌گیرد، نام طرح و چاپگر انتخاب‌شده را کنترل کنید؛ از یکسان فرض کردن تنظیمات محلی برنامه و ویندوز خودداری کنید.
اگر قرار است قالبی از یک رایانه به رایانه دیگر منتقل شود، روش انتقال فایل و محل نگهداری آن را از پشتیبانی نسخه فعلی بپرسید. کپی‌کردن پوشه‌های ناشناخته یا جایگزین‌کردن فایل‌های برنامه روش توصیه‌شده‌ای نیست.
چه زمانی باید با پشتیبانی تماس بگیریم؟
اگر پس از اصلاح اندازه کادر و تنظیمات چاپگر، وزن ۷۵۰ با سند تفاوت دارد، عددها با چند صفر نامعمول نمایش داده می‌شوند یا فرمول کادر ناخواسته تغییر کرده است، این اطلاعات را آماده کنید: شماره سند نمونه، مقدار صحیح در سند، تصویر پیش‌نمایش، تصویر چاپ واقعی، نام قالب و چاپگر و نام رایانه. با این اطلاعات، پشتیبانی می‌تواند خطای قالب را از خطای خود سند جدا کند.
نتیجه
برای رفع ایراد چاپ، ابتدا مشخص کنید خطا در داده سند است، در پیش‌نمایش قالب یا فقط در چاپ فیزیکی. اصلاح فرمول و اتصال داده‌ها باید با دقت انجام شود؛ در بیشتر ایرادهای ظاهری، تغییر سند حسابداری نه لازم است و نه مناسب.
آموزش‌های مرتبط: ویرایش چاپ فاکتور و تنظیمات چاپگر و درایور.