آموزش سند اختتامیه در ته حساب؛ انتقال مانده‌ها و شروع دوره جدید
زدن سند اختتامیه در ته حساب اجباری نیست. اگر برنامه بدون مشکل کار می‌کند و موجودی‌ها و مانده‌حساب‌ها با واقعیت تطبیق دارند، صرفاً به خاطر تمام شدن سال نیازی نیست محیط حسابداری را ببندید و دوره تازه‌ای شروع کنید.
اما وقتی بخشی از موجودی کار ساخته، آب‌شده، متفرقه یا حساب‌های بانکی به‌هم ریخته است، اختتامیه می‌تواند برای شروع یک دوره مرتب‌تر به کار بیاید. نکته مهم این است که بدانیم چه اطلاعاتی را منتقل کنیم، چه مواردی را اصلاح کنیم و بعد از اجرای عملیات، چه تغییری در گزارش‌ها طبیعی است.
اختتامیه قرار نیست مغایرت‌ها را خودکار برطرف کند. ما اطلاعات قابل استفاده را به دوره جدید می‌بریم، موارد لازم را اصلاح می‌کنیم و جزئیات دوره قبل را در بایگانی نگه می‌داریم.
نکات کلیدی
- سند اختتامیه در ته حساب اجباری نیست و باید بر اساس وضعیت اطلاعات انتخاب شود.
- قبل از اختتامیه، پشتیبان بگیرید و طلای شرطی و اسناد موقت را تعیین تکلیف کنید.
- ردیف‌های موجودی منفی منتقل نمی‌شوند؛ انتخاب انتقال را بر اساس جزئیات اقلام انجام دهید.
- پس از اختتامیه، سود دوره جدید صفر می‌شود و سوابق قبلی در بایگانی باقی می‌مانند.
فهرست مطالب
- چه زمانی اختتامیه بزنیم و چه زمانی محیط جدید بسازیم؟
- قبل از سند اختتامیه، این کارها را انجام دهید
- ورود به پنجره اختتامیه و تفاوت آن با صفر کردن محیط
- گزینه‌های انتقال اطلاعات را چطور انتخاب کنیم؟
- موجودی منفی منتقل نمی‌شود؛ جمع کل را ملاک نگیرید
- اجرای اختتامیه و اصلاح موجودی افتتاحیه
- بعد از اختتامیه، مانده مشتری‌ها و اسناد چه شکلی دارند؟
- چرا تراز آب‌شده و سکه و سود دوره جدید صفر می‌شود؟
- چطور به بایگانی دوره قبل وارد شویم؟
- دوره تازه را با کنترل اطلاعات شروع کنید
چه زمانی اختتامیه بزنیم و چه زمانی محیط جدید بسازیم؟
در نرم‌افزارها و کامپیوترهای قدیمی، بستن دوره گاهی برای سبک‌تر شدن اطلاعات و ادامه کار ضرورت پیدا می‌کرد. در ته حساب، تا وقتی از نظر عملکرد برنامه یا توان کامپیوتر مشکلی ندارید، چنین الزامی وجود ندارد.
کاربرد مهم اختتامیه زمانی است که اطلاعات شما بخشی درست و بخشی نیازمند اصلاح باشد. مثلاً مانده طلایی و مالی مشتری‌ها درست است، بیشتر موجودی صندوق هم با واقعیت می‌خواند، ولی چند ردیف کار ساخته یا سکه مغایرت دارد. اینجا انتقال اطلاعات درست و اصلاح چند مورد باقی‌مانده، از ثبت دوباره همه اطلاعات ساده‌تر است.
در مقابل، اگر تقریباً هیچ‌کدام از اطلاعات قابل استفاده نیست، اختتامیه لزوماً بهترین انتخاب نیست. می‌توانید از بخش «پرونده»، «محیط حسابداری» یک محیط جدید ایجاد کنید و کار را در محیطی خالی، از ابتدا شروع کنید.
پس قبل از تصمیم‌گیری، این سؤال را از خودتان بپرسید: انتقال اطلاعات فعلی و اصلاح مغایرت‌ها کم‌زحمت‌تر است یا تعریف دوباره اطلاعات در یک محیط تازه؟
قبل از سند اختتامیه، این کارها را انجام دهید
۱. اول از همه نسخه پشتیبان بگیرید
قبل از هر کاری از برنامه بک‌آپ بگیرید. برای این کار لازم نیست حتماً برنامه را ببندید؛ از منوی «پرونده» و گزینه «ایجاد پشتیبان» استفاده کنید و مسیر ذخیره را مشخص کنید.
ترجیحاً نسخه پشتیبان را روی فلش USB نگه دارید و آن را جدا از کامپیوتری که برنامه روی آن نصب است، حفظ کنید. بایگانی دوره قبل که هنگام اختتامیه ساخته می‌شود، جای این نسخه پشتیبان جداگانه را نمی‌گیرد. برای آشنایی بیشتر با مفهوم این کار، می‌توانید به توضیحات پشتیبان‌گیری از اطلاعات مراجعه کنید.
۲. نسخه نرم‌افزار را بررسی و به‌روز کنید
اگر مدت زیادی است برنامه را به‌روز نکرده‌اید، قبل از شروع عملیات، آموزش به‌روزرسانی را در بخش آموزش‌های سایت ته حساب بررسی کنید و نرم‌افزار را به روش صحیح به‌روز کنید.
در نسخه‌های خیلی قدیمی، بسیاری از گزینه‌های انتقال موجودی وجود نداشت و امکانات اختتامیه محدودتر بود. بنابراین اگر پنجره اختتامیه شما با گزینه‌هایی که در ادامه توضیح می‌دهیم تفاوت زیادی دارد، ممکن است علت، قدیمی بودن نسخه برنامه باشد.
۳. طلای شرطی تعیین‌عیار نشده نداشته باشید
طلای شرطی تا وقتی تعیین عیار نشده، با مبنای عیار ۷۵۰ در مانده‌حساب مشتری لحاظ می‌شود. اگر عیار واقعی آن متفاوت باشد، مانده‌ای که به دوره جدید منتقل می‌کنید هم درست نخواهد بود.
پس پیش از اختتامیه، تمام طلاهای شرطی را تعیین عیار کنید. قرار نیست دوره تازه را با مانده‌ای شروع کنیم که هنوز مبنای محاسبه آن قطعی نشده است.
۴. اسناد موقت را تعیین تکلیف کنید
وجود سند موقت را بی‌اهمیت در نظر نگیرید. باید مشخص شود هر سند واقعاً لازم است یا اضافه مانده است:
- اگر حساب شما با شخص تسویه کامل است و سند موقتی اضافه باقی مانده، آن سند باید حذف شود.
- اگر مانده شخص در برنامه اشتباه است و سند موقت دارد، سندها را بررسی کنید؛ ممکن است با ثبت دائم آن‌ها مانده درست شود.
- اگر با ثبت دائم اسناد هم مغایرت برطرف نشد، بررسی حساب را ادامه دهید و مانده اشتباه را به دوره جدید نبرید.
ورود به پنجره اختتامیه و تفاوت آن با صفر کردن محیط
برای شروع، وارد منوی «صندوق» شوید و گزینه «پاکسازی اطلاعات، سند اختتامیه» را انتخاب کنید. قبل از ادامه، حتماً مطمئن شوید در همان محیط حسابداری هستید که می‌خواهید اختتامیه آن را انجام دهید.
فرض کنیم در محیط شماره ۴ کار می‌کنید. با اجرای اختتامیه، اطلاعات قبلی این محیط به بایگانی می‌رود و همان محیط شماره ۴ برای ادامه کار در دوره جدید آماده می‌شود. یعنی لازم نیست برای ثبت معاملات جدید، سراغ شماره محیط دیگری بروید.
گزینه صفر کردن محیط با سند اختتامیه فرق دارد. صفر کردن، محیط جاری را ریست می‌کند؛ برای انتقال مانده‌ها و نگهداری سابقه دوره قبل، باید گزینه «سند اختتامیه» را انتخاب کنید، نه دستور صفر کردن محیط.
با انتخاب سند اختتامیه، دو گزینه اصلی بالای پنجره، مبنای کار هستند:
- شروع دوره جدید با مانده مشتری‌ها: اسناد قبلی از محیط جاری کنار گذاشته می‌شوند و آخرین مانده‌حساب مشتری‌ها مبنای شروع دوره تازه قرار می‌گیرد.
- نگهداری اطلاعات قدیم در بایگانی: جزئیات اطلاعات دوره قبل در بایگانی مشخص‌شده ذخیره می‌شود تا بعداً بتوانید به آن مراجعه کنید.
در مثال این آموزش، مقصد اطلاعات قدیمی «بایگانی شماره ۱» است. شماره‌ای را که برنامه برای بایگانی شما نشان می‌دهد، در نظر داشته باشید. سایر گزینه‌های پاکسازی بالای پنجره را بدون نیاز مشخص انتخاب نکنید.
حذف لیست نام کار ساخته چه چیزی را پاک می‌کند؟
برنامه برای نام کارهای ساخته، اطلاعاتی مثل اجرت و درصد مربوط به هر مشتری را در حافظه نگه می‌دارد. مثلاً وقتی نام مشخصی از یک النگو را دوباره در حساب همان شخص انتخاب می‌کنید، اجرت قبلی آن پیشنهاد می‌شود.
گزینه «حذف لیست نام کار ساخته» به همین حافظه نام‌ها و اجرت‌ها و درصدهای ذخیره‌شده مربوط است. انتخاب آن اختیاری است. اگر این فهرست طی چند سال شلوغ و نامرتب شده، می‌توانید از حذف آن استفاده کنید؛ اگر هنوز کاربردی و مرتب است، نیازی به حذفش ندارید.
گزینه‌های انتقال اطلاعات را چطور انتخاب کنیم؟
در بخش انتقال، قرار نیست همه تیک‌ها را بدون بررسی بزنیم. هر دسته اطلاعات را با موجودی واقعی و نوع فعالیت خودتان تطبیق دهید، بعد درباره انتقال آن تصمیم بگیرید.
انتقال اتیکت‌های موجود در صندوق
اگر از بخش اتیکت استفاده می‌کنید، قبل از اختتامیه فهرست اتیکت‌ها را مغایرت‌گیری کنید. اتیکت‌های موجود در برنامه باید با کالاهای واقعی داخل صندوق بخوانند.
انتقال یک فهرست نامرتب، فقط همان بی‌نظمی را وارد دوره تازه می‌کند. اگر اصلاً اتیکتی در محیط ندارید، انتخاب یا عدم انتخاب این گزینه اثری بر موجودی اتیکت شما نخواهد داشت.
انتقال چک‌های در جریان وصول
این گزینه مربوط به چک‌هایی است که از مشتری گرفته‌اید و در صندوق دارید. اگر فهرست چک‌ها با چک‌های واقعی تطبیق دارد، آن‌ها را منتقل کنید. اگر فهرست قابل اتکا نیست، می‌توانید تیک انتقال را بردارید و اطلاعات صحیح را در دوره جدید وارد کنید.
انتقال موجودی کار ساخته
با این گزینه، موجودی کارهای ساخته از لیست اقلام صندوق به دوره جدید منتقل می‌شود. نکته مهم این است که ردیف‌های دارای وزن مثبت منتقل می‌شوند، نه موجودی منفی. بنابراین فقط به جمع نهایی گزارش اکتفا نکنید؛ ردیف‌ها را هم بررسی کنید.
انتقال حساب‌های بانکی
با انتخاب انتقال حساب‌های بانکی، نام بانک، شماره حساب تعریف‌شده و آخرین مانده آن به دوره جدید می‌رود.
اینجا تعداد موارد درست و نادرست را بسنجید. اگر بیشتر بانک‌ها درست هستند و فقط چند حساب مغایرت دارند، معمولاً انتقال همه و اصلاح همان چند مورد در دوره جدید، از تعریف دوباره تمام بانک‌ها راحت‌تر است.
مثلاً اگر حدود ۹۰ درصد حساب‌های بانکی شما درست است، لازم نیست صرفاً به خاطر ۱۰ درصد باقی‌مانده، از انتقال کل فهرست صرف‌نظر کنید. معیار، حفظ اطلاعات قابل استفاده با کمترین اصلاح لازم است.
انتقال موجودی آب‌شده و متفرقه
این گزینه برای انتقال موجودی آب‌شده و متفرقه است. در این بخش هم مثبت یا منفی بودن موجودی اهمیت دارد و باید پیش از انتقال، ردیف‌ها را کنترل کنید.
هنگام بررسی گزارش‌ها، حواستان به نوع فهرست باشد: گزارش تجمیعی آب‌شده و متفرقه بر اساس عیار، با فهرستی که فقط آب‌شده‌ها را نشان می‌دهد یکی نیست. مقایسه را بر مبنای یک گزارش یکسان انجام دهید.
انتقال موجودی سنگ
اگر سنگ را به‌صورت مستقل خرید و فروش می‌کنید و برای آن موجودی یا بارخانه جداگانه دارید، از گزینه انتقال موجودی سنگ استفاده کنید. این گزینه را بر اساس اطلاعات واقعی همان بخش انتخاب کنید.
انتقال مانده‌حساب سکه و شمش مشتری‌ها
مانده‌حساب سکه مشتری با موجودی سکه داخل صندوق فرق دارد. اگر از همکاری یک سکه طلب دارید یا یک سکه به او بدهکار هستید، انتقال مانده‌حساب سکه و شمش برای حفظ این تفکیک اهمیت دارد.
ممکن است مانده وزنی یک مشتری ۱۰۰ گرم نشان داده شود، ولی ۸۰ گرم آن مربوط به آب‌شده و ۲۰ گرم دیگر معادل بخش سکه‌ای حساب او باشد. برای کسی که حساب سکه‌ای دارد، انتقال صرف مانده کلی کافی نیست و باید گزینه مربوط به مانده سکه را هم در نظر بگیرد.
انتقال موجودی سکه و شمش داخل صندوق
این گزینه مربوط به خود سکه‌ها و شمش‌های موجود در صندوق است، نه طلب و بدهی مشتری‌ها. امکان انتخاب سکه‌های مورد نظر برای انتقال هم وجود دارد تا فقط موارد انتخاب‌شده به دوره تازه بروند.
وجه نقد و ارز صندوق چه می‌شود؟
در پنجره اختتامیه‌ای که اینجا توضیح می‌دهیم، گزینه‌ای برای انتقال موجودی وجه نقد و ارز صندوق وجود ندارد. این موجودی‌ها را باید بعد از اختتامیه در دوره جدید ثبت کنید.
این موضوع را با مانده ارزی مشتری اشتباه نگیرید. مانده ارزی مشتری در بخش مانده‌های قبلی حساب او قرار می‌گیرد، ولی موجودی فیزیکی ارز و وجه نقد صندوق، موضوع جداگانه‌ای است.
موجودی منفی منتقل نمی‌شود؛ جمع کل را ملاک نگیرید
یکی از مهم‌ترین نکات اختتامیه همین است: عددی که پایین گزارش به‌عنوان جمع می‌بینید، ممکن است حاصل جمع ردیف‌های مثبت و منفی باشد. اما هنگام انتقال موجودی، برنامه ردیف‌های مثبت را منتقل می‌کند و ردیف منفی را نمی‌آورد.
فرض کنید در کار ساخته، چند ردیف موجودی مثبت و یک ردیف منفی یک‌گرمی دارید. بعد از اختتامیه، آن ردیف منفی دیگر در موجودی افتتاحیه نیست. بنابراین انتظار نداشته باشید جمع موجودی جدید لزوماً با جمع خالص گزارش قبلی یکسان باشد.
در سکه هم همین حالت پیش می‌آید. ممکن است جمع کل تعداد سکه‌ها منفی یک باشد، اما داخل فهرست، دو سکه آزادی و یک سکه امامی با تعداد مثبت داشته باشید. با انتخاب انتقال، ردیف‌های مثبت منتقل می‌شوند، نه عدد منفی جمع کل.
منفی بودن موجودی یک ردیف کالا با بدهکار بودن مشتری متفاوت است. بدهی مشتری بخشی از مانده‌حساب اوست؛ بحث منتقل نشدن موجودی منفی، درباره ردیف‌های اقلام صندوق است.
اگر فقط یک یا دو ردیف اشتباه داریم، چه کنیم؟
فرض کنید بیشتر کارهای ساخته درست است، اما یک نیم‌ست حدود ۴۸ گرمی در فهرست دارید که در واقع داخل صندوق نیست. می‌توانید موجودی را منتقل کنید و بعد سند موجودی اولیه همان نیم‌ست را در دوره تازه حذف کنید.
با این روش، فقط یک ردیف اضافه را حذف می‌کنید، به جای اینکه از انتقال همه موارد صرف‌نظر کنید و چندین ردیف درست را دوباره ثبت کنید. البته این تصمیم زمانی مفید است که موارد اشتباه را شناخته باشید و اصلاحشان را بعد از انتقال انجام دهید.
اجرای اختتامیه و اصلاح موجودی افتتاحیه
بعد از بررسی مانده مشتری‌ها، موجودی صندوق و گزینه‌های انتقال، دکمه «اعمال شود» را بزنید. برنامه تأیید می‌خواهد و پس از تأیید، عملیات را انجام می‌دهد. با خروج از این پنجره، همان محیط جاری، دوره جدید کاری شما خواهد بود.
قبل از شروع ثبت معاملات روزمره، لیست اقلام صندوق را باز کنید و نتیجه انتقال را بررسی کنید:
- وجه نقد و ارز صندوق را برای دوره جدید ثبت کنید.
- کنترل کنید ردیف‌های مثبت مورد نیاز منتقل شده باشند.
- کالاهایی را که در واقع موجود نیستند، از اسناد موجودی اولیه حذف کنید.
- وزن یا تعداد ردیف‌هایی را که مغایرت دارند، اصلاح کنید.
- بعد از هر تغییر، دوباره «تهیه لیست» را بزنید تا گزارش از نو ساخته شود.
حذف یک موجودی اولیه اضافه
برای حذف همان نیم‌ست فرضی، روی ردیف آن در لیست اقلام دوبار کلیک کنید تا سند مربوط باز شود. این سند در دوره جدید به‌عنوان موجودی اولیه ثبت شده است. اگر آن کالا واقعاً وجود ندارد، سند موجودی اولیه‌اش را حذف کنید و بعد فهرست را دوباره تهیه کنید.
اصلاح وزن یا تعداد موجودی
اگر کالا موجود است ولی وزنش اشتباه است، لازم نیست کل ردیف را حذف و دوباره تعریف کنید. روی ردیف دوبار کلیک کنید، در سند بازشده راست‌کلیک کنید و «ویرایش جزئیات» را بزنید. وزن صحیح را وارد و ویرایش را ثبت کنید.
برای سکه هم تعداد را به همین ترتیب با موجودی واقعی تطبیق دهید. هدف این است که موجودی افتتاحیه دوره تازه، نزدیک‌ترین حالت به واقعیت صندوق باشد، نه اینکه صرفاً اطلاعات قبلی بدون کنترل تکرار شود.
بعد از اختتامیه، مانده مشتری‌ها و اسناد چه شکلی دارند؟
در گزارش مانده‌حساب‌ها، مشتری‌ها با مشخصات و آخرین مانده منتقل‌شده حضور دارند، اما اسناد قدیمی‌ای که آن مانده را ایجاد کرده‌اند، دیگر در محیط جاری نیستند. آن جزئیات در بایگانی دوره قبل قرار دارند.
اگر در «جزئیات اسناد»، همه مشتری‌ها و همه تاریخ‌ها را انتخاب و فهرست را تهیه کنید، در دوره جدید با این نوع اطلاعات روبه‌رو می‌شوید:
- اسناد موجودی اولیه اقلامی که برنامه به‌صورت خودکار منتقل کرده است.
- مانده از قبل طلایی و مالی مشتری‌ها.
- مانده‌های سکه‌ای و ارزی مشتری‌ها، متناسب با حساب و گزینه‌های انتقال انتخاب‌شده.
برای بررسی دقیق‌تر، در بخش ثبت سند، حساب مشتری را انتخاب و قسمت تفکیک مانده را باز کنید. آنجا می‌توانید بخش سکه‌ای حساب، مانده بدون سکه یا آب‌شده‌ای و مانده مالی را جداگانه کنترل کنید.
در نتیجه، باقی ماندن مانده مشتری در کنار نبودن اسناد معاملاتی قدیمی در محیط جاری، رفتار طبیعی اختتامیه است؛ مانده به دوره جدید آمده و سابقه محاسبه آن در بایگانی حفظ شده است.
چرا تراز آب‌شده و سکه و سود دوره جدید صفر می‌شود؟
تراز آب‌شده و سکه به اسناد معاملات وابسته است
صفحه تراز آب‌شده و سکه، اسناد خرید و فروش را بررسی می‌کند و بر اساس آن‌ها وضعیت معامله طلا، پول و سکه را نشان می‌دهد. بعد از اختتامیه، اسناد معاملاتی دوره قبلی در محیط جاری وجود ندارند.
بنابراین وقتی «به‌روزآوری» را بزنید، تراز آب‌شده و سکه دوره جدید صفر می‌شود و جزئیات معاملاتی آن خالی است؛ چون هنوز معامله تازه‌ای ثبت نکرده‌اید.
اگر بلافاصله بعد از اختتامیه، اعداد قبلی را روی این صفحه می‌بینید، ممکن است صفحه هنوز به‌روز نشده باشد. صفر شدن این تراز به معنی صفر شدن موجودی صندوق یا مانده مشتری‌ها نیست.
سود قبلی در سرمایه ابتدای دوره تازه منعکس می‌شود
در گزارش وضعیت صندوق هم سود طلا و سود مالی دوره جدید از صفر شروع می‌شود. سود یا زیان دوره قبل، در وضعیت سرمایه ابتدای دوره تازه منعکس می‌شود و دیگر به‌عنوان سود معاملات دوره جدید نمایش داده نمی‌شود.
اگر وضعیت اطلاعات و انتقال درست باشد، سرمایه اولیه خودکار طلایی قبلی همراه با نتیجه سود یا زیان طلایی، مبنای سرمایه اولیه طلایی جدید قرار می‌گیرد. در بخش مالی هم سرمایه قبلی با سود یا زیان مالی تعدیل می‌شود.
به زبان ساده، برنامه در افتتاحیه، موجودی‌های اولیه و طلب‌های شما از مشتری‌ها را در نظر می‌گیرد، بدهی‌ها را کم می‌کند و سرمایه ابتدای این دوره را به دست می‌آورد. از این به بعد، با ثبت خرید و فروش‌های تازه، سود یا زیان همین دوره محاسبه می‌شود.
اگر موجودی یا مانده منتقل‌شده مغایرت دارد، ابتدا همان موارد را اصلاح کنید؛ سرمایه اولیه هم بر پایه همین اطلاعات شکل می‌گیرد.
چطور به بایگانی دوره قبل وارد شویم؟
برای بررسی اطلاعات قدیمی، چاپ سند یا گرفتن پرینت حساب مشتری، می‌توانید هنگام ورود به برنامه بایگانی را انتخاب کنید. اگر داخل برنامه هستید، لازم نیست حتماً آن را ببندید و دوباره باز کنید.
- دکمه «تغییر محیط» را بزنید تا صفحه ورود باز شود.
- رمز ورود خود را دوباره وارد کنید.
- به جای ورود مستقیم به محیط جاری، بخش «بایگانی» را باز کنید.
- بایگانی مورد نظر را با توجه به شماره، تاریخ و ساعت ایجاد آن انتخاب کنید.
- وارد شوید و گزارش یا سند مورد نیاز را باز کنید.
در بایگانی، وضعیت اطلاعات قبل از اختتامیه را می‌بینید؛ از جمله همان موجودی‌های منفی یا ردیف‌هایی که در دوره جدید منتقل نشده‌اند. برای چاپ هم می‌توانید وارد «جزئیات اسناد» شوید و سند یا پرینت حساب شخص را تهیه کنید.
دوره تازه را با کنترل اطلاعات شروع کنید
اصل کار در سند اختتامیه ته حساب، انتخاب درست اطلاعات قابل انتقال است. اگر بیشتر مانده‌ها و موجودی‌ها درست هستند، آن‌ها را نگه دارید و مغایرت‌های محدود را در افتتاحیه اصلاح کنید. اگر اطلاعات تقریباً به‌طور کامل غیرقابل استفاده است، ساخت محیط جدید را بررسی کنید.
قبل از شروع، بک‌آپ بگیرید، نسخه برنامه را به‌روز کنید، طلای شرطی و اسناد موقت را تعیین تکلیف کنید. بعد از اجرا هم موجودی اولیه، مانده مشتری‌ها و تفکیک حساب سکه را کنترل کنید. وقتی این موارد با واقعیت تطبیق داشت، محیط برای ثبت اسناد دوره جدید آماده است.