گاهی شخصی از ما بدهکار است و توافق می‌کنیم به‌جای پرداخت به حساب بانکی فروشگاه، بدهی خود را صرف پرداخت یکی از هزینه‌های مغازه کند؛ مثلاً مبلغی را بابت خدمات یا قبوض به شخص ثالث بپردازد. در این حالت سه مسئله جدا وجود دارد: کاهش طلب از مشتری، ثبت هزینه واقعی و جلوگیری از ایجاد گردش بانکی ساختگی.
مثال عملی
فرض کنید مشتری از ما ۱۰٬۸۰۰٬۰۰۰ تومان بدهکار است. با توافق، همین مبلغ را مستقیماً بابت هزینه‌ای به طرف دیگری واریز می‌کند. پول هرگز وارد حساب بانکی فروشگاه نشده است. هدف این است که طلب مشتری تسویه و هزینه نیز در گزارش مربوط ثبت شود، بدون اینکه یک دریافت و برداشت غیرواقعی در حساب بانک خودمان ساخته شود.
ابتدا ماهیت پرداخت را مشخص کنید
- آیا هزینه همین امروز ایجاد شده یا بدهی یک هزینه قدیمی را تسویه می‌کنید؟ این دو حالت را یک‌بار دیگر به‌عنوان هزینه ثبت نکنید.
- آیا طرف دریافت‌کننده در سیستم حساب مستقلی دارد؟ اگر دارد، باید مشخص باشد مانده آن با این پرداخت چه تغییری می‌کند.
- آیا رسید واریز و توافق با مشتری موجود است؟ تاریخ واقعی پرداخت را از همان مدرک بردارید.
مسیر قابل بررسی در سند
در مکالمه پشتیبانی مربوط به این وضعیت، از گزینه «حواله» برای انتقال اثر مبلغ از حساب مشتری به حساب هزینه استفاده شد و در پنجره حواله، گزینه «این سند هزینه ثبت شود» مطرح بود. عملکرد این گزینه باید در نسخه نصب‌شده شما با یک سند آزمایشی کنترل شود؛ چون مسیر ثبت ممکن است بر اساس اینکه هزینه از قبل شناسایی شده یا تازه ایجاد می‌شود متفاوت باشد.
در پایان، سه کنترل مستقل انجام دهید: مانده مشتری به میزان درست کاهش یافته باشد؛ سند هزینه فقط یک‌بار و با «بابت» صحیح در گزارش هزینه ثبت شده باشد؛ گردش حساب بانکی واقعی فروشگاه تغییر نکرده باشد. اگر مبلغ قرار بوده به حساب شخص ثالث بدهکار شما برسد، مانده آن شخص را نیز جدا تطبیق دهید.
چرا ثبت «ورود وجه نقد» همیشه کافی نیست؟
بعضی کاربران به دلیل اینکه مشتری بدهی‌اش را پرداخت کرده، ابتدا ورود وجه نقد ثبت می‌کنند. اما اگر اسکناس یا پول به حساب یا صندوق خود مجموعه وارد نشده باشد، این ثبت بدون عملیات متناظر می‌تواند خواندن گزارش گردش نقد را گمراه‌کننده کند. بهتر است ماهیت انتقال را با حواله و عملیات هزینه‌ای صحیح مشخص و گزارش‌ها را بعد از ثبت کنترل کنید.