آموزش ثبت سند وجه نقد، چک و حساب بانکی
برای ثبت دریافت و پرداخت، اول باید مشخص کنیم پول چطور جابه‌جا شده است: اسکناس تحویل گرفته‌ایم، مشتری به حساب بانکی ما واریز کرده، چک دریافت کرده‌ایم یا فقط پول خودمان را بین صندوق و بانک جابه‌جا کرده‌ایم؟ هر کدام از این حالت‌ها مسیر مشخصی در ثبت سند دارد.
نکته اصلی این است که عملیات مربوط به حساب مشتری را از نقل‌وانتقال داخلی صندوق و بانک جدا کنیم. همین‌طور باید حواسمان به نوع ارز، واحد مبلغ و تفاوت چک مشتری با چک حساب بانکی خودمان باشد. با چند مثال، همه این حالت‌ها را قدم‌به‌قدم انجام می‌دهیم.
نکات کلیدی
- دریافت و پرداخت مشتری در حساب خودش و انتقال داخلی صندوق و بانک در حساب کد صفر ثبت می‌شود.
- نوع ارز حساب بانکی، مبنای عملیات آن حساب است و باید با ارز سند مطابقت داشته باشد.
- چک مشتری هنگام دریافت، پیش از وصول، در مانده حساب او اثر می‌گذارد.
- صدور چک خودمان از سربرگ حساب بانکی انجام می‌شود، نه از بخش چک مشتریان.
فهرست مطالب
- ثبت دریافت وجه نقد از مشتری
- تعریف حساب بانکی پیش از ثبت عملیات
- دریافت و پرداخت از طریق حساب بانکی
- انتقال پول بین صندوق و بانک با حساب کد صفر
- ثبت کارمزد انتقال بانکی
- دریافت چک مشتری و ثبت ورود آن به صندوق
- خرج‌کردن چک مشتری و تحویل آن به شخص ثالث
- صدور چک از حساب بانکی خودمان
- گزارش چک و بانک؛ وصول چک مشتری و پاس‌کردن چک خودمان
- قبل از ثبت کل، این موارد را کنترل کنیم
ثبت دریافت وجه نقد از مشتری
سربرگ «وجه نقد» برای پولی است که به‌صورت اسکناس بین ما و طرف حساب جابه‌جا می‌شود. فرض کنیم شخصی به ما بدهکار است و می‌خواهد بخشی از بدهی‌اش را نقدی پرداخت کند.
- وارد حساب شخص مورد نظر می‌شویم.
- نوع سند را روی «دریافتی» قرار می‌دهیم.
- سربرگ «وجه نقد» و گزینه «ورود وجه نقد» را انتخاب می‌کنیم.
- نوع ارز و مبلغ دریافتی را کنترل می‌کنیم.
- «ثبت و بعدی» را می‌زنیم.
مثلاً اگر نوع ارز بالای فرم روی ریال باشد و مبلغ ۵٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال وارد کنیم، دریافت ما ریالی ثبت می‌شود. بنابراین قبل از ثبت، فقط عدد را نگاه نکنیم؛ واحد و نوع ارز هم به همان اندازه مهم است.
دریافت وجه نقد ارزی و اثر آن بر مانده حساب
ممکن است طرف حساب، مانده ارزی داشته باشد و بخواهد همان ارز را به ما تحویل بدهد. در این حالت، ارز مورد نظر را در فرم انتخاب می‌کنیم تا وجه نقد دریافتی با همان ارز ثبت شود.
حالا اگر شخص هیچ مانده‌ای در آن ارز نداشته باشد چه اتفاقی می‌افتد؟ فرض کنیم از او ۱۰ دلار دریافت کنیم، در حالی که پیش از این حساب دلاری نداشته‌ایم. با ثبت این دریافت، شخص در حساب دلاری خود ۱۰ دلار بستانکار می‌شود؛ یعنی ما در آن ارز به او بدهکار می‌شویم.
پس دریافت دلار را نباید به‌جای تسویه خودکار یک مانده ریالی در نظر بگیریم. اثر این دریافت در مانده همان ارز دیده می‌شود. پس از تکمیل ردیف‌ها، با «ثبت کل» سند را نهایی می‌کنیم.
تعریف حساب بانکی پیش از ثبت عملیات
اگر پول به‌جای اسکناس از طریق بانک جابه‌جا شود، باید از سربرگ «حساب بانکی» استفاده کنیم. قدم اول این است که حساب‌های بانکی خودمان را در برنامه تعریف کرده باشیم.
برای تعریف حساب، دکمه «افزودن» بالای بخش حساب بانکی را می‌زنیم و اطلاعات لازم را وارد می‌کنیم:
- شماره حساب یا شماره کارت
- نام بانک
- نوع ارز حساب
- موجودی اولیه
نام بانک‌ها را یک بار تعریف می‌کنیم و بعد در حساب‌های مورد نیاز از آن‌ها استفاده می‌کنیم. مثلاً می‌توانیم نام بانک ملت و بانک ملی را به فهرست اضافه کنیم.
اگر چند حساب در یک بانک داریم، بهتر است نام آن‌ها را قابل‌تشخیص بنویسیم؛ مثلاً «ملی جاری»، «ملی شعبه بازار» یا نام شعبه مربوطه. این کار موقع انتخاب حساب، احتمال اشتباه را کمتر می‌کند.
موجودی اولیه را با واحد درست وارد کنیم
فرض کنیم حساب بانک ملت ما ۲٬۰۰۰٬۰۰۰ تومان موجودی اولیه دارد. اگر نوع ارز حساب ریال است، باید موجودی را ۲۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال وارد کنیم.
برای یک حساب ارزی هم می‌توانیم، مثلاً، بانک ملی را با نوع ارز دلار و موجودی اولیه ۱۲۸ دلار و ۵ سنت تعریف کنیم.
نوع ارز هر حساب بانکی، مبنای عملیات همان حساب است. حسابی که دلاری تعریف شده، محل ثبت جابه‌جایی ریال نیست و حساب ریالی هم برای جابه‌جایی دلار انتخاب نمی‌شود. امکانات ارزی این بخش با داشتن افزونه ارز در دسترس است.
دریافت و پرداخت از طریق حساب بانکی
ثبت واریز مشتری به حساب ما
فرض کنیم مشتری مبلغی به حساب بانک ملت ما واریز کرده است. برای ثبت این دریافت، داخل حساب همان مشتری می‌مانیم و در سربرگ حساب بانکی، گزینه «دریافت وجه به حساب بانکی» را انتخاب می‌کنیم.
- نوع سند را «دریافتی» قرار می‌دهیم.
- حساب بانکی مقصد، مثلاً بانک ملت، را انتخاب می‌کنیم.
- نوع ارز و مبلغ واریزی را وارد می‌کنیم.
- «ثبت و بعدی» را می‌زنیم.
در مثال ما، موجودی اولیه بانک ملت ۲۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال است. اگر مشتری ۵۰۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال، معادل ۵۰٬۰۰۰٬۰۰۰ تومان واریز کند، موجودی بانک به ۵۲۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال می‌رسد.
هم‌زمان، همین مبلغ در مانده حساب مشتری هم اثر می‌گذارد. یعنی این ثبت، فقط افزایش موجودی بانک نیست؛ دریافت از شخص مورد نظر را هم ثبت می‌کند.
پرداخت از حساب بانکی به مشتری
برای پرداخت، گزینه «پرداخت وجه از حساب بانکی» را انتخاب می‌کنیم. مثلاً همان شخصی که با دریافت نقدی قبلی ۱۰ دلار بستانکار شده بود، حالا قرار است این مبلغ را از حساب دلاری بانک ملی دریافت کند.
در این حالت، نوع ارز را دلار می‌گذاریم، حساب دلاری بانک ملی را انتخاب می‌کنیم، سند را پرداختی قرار می‌دهیم و مبلغ ۱۰ دلار را ثبت می‌کنیم.
یادمان باشد با تغییر حالت کلی سند بین دریافتی و پرداختی، لزوماً عنوان گزینه‌های بانکی تغییر نمی‌کند. خودِ گزینه عملیاتی را هم درست انتخاب کنیم؛ «دریافت وجه به حساب بانکی» با «پرداخت وجه از حساب بانکی» دو عملیات متفاوت است.
انتقال پول بین صندوق و بانک با حساب کد صفر
گاهی اصلاً مشتری در میان نیست. می‌خواهیم از پول داخل گاوصندوق به بانک واریز کنیم، از بانک پول بگیریم و داخل دخل بگذاریم یا بین دو حساب بانکی خودمان انتقال بدهیم.
این جابه‌جایی‌ها از سه گزینه مربوط به انتقال داخلی انجام می‌شود:
- واریز وجه از صندوق به حساب بانکی: تبدیل پول نقد داخل صندوق به موجودی بانک.
- برداشت از حساب بانکی به صندوق: دریافت اسکناس از بانک و اضافه‌کردن آن به پول نقد.
- انتقال بین حساب‌های بانکی: جابه‌جایی پول از یک حساب بانکی خودمان به حساب دیگر.
هر سه عملیات باید در حساب صندوق با کد صفر ثبت شوند، نه در حساب مشتری. اگر داخل حساب یک شخص این گزینه‌ها را ثبت کنیم، برنامه پیام می‌دهد که باید به حساب کد صفر برویم.
بنابراین ابتدا کار حساب فعلی را با «ثبت کل» تمام می‌کنیم. بعد از فهرست حساب‌ها، حساب کد صفر را انتخاب می‌کنیم یا عدد صفر را در کد حساب می‌نویسیم تا حساب صندوق باز شود.
در حساب کد صفر، ثبت دستی به همین سه نوع سند محدود است. اسناد مربوط به موجودی اولیه هم هنگام تعریف موجودی، به‌صورت خودکار در این حساب ثبت می‌شوند.
مثال برداشت از بانک و افزایش موجودی صندوق
فرض کنیم بانک ملت ۵۲۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال موجودی دارد و می‌خواهیم ۱۰۰٬۰۰۰ تومان، معادل ۱٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال از آن برداریم و به صندوق اضافه کنیم.
در حساب کد صفر، گزینه انتقال از بانک به صندوق را انتخاب می‌کنیم، بانک ملت را مشخص می‌کنیم و مبلغ را ثبت می‌کنیم. نتیجه این است:
- موجودی بانک ملت از ۵۲۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال به ۵۱۹٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال کاهش پیدا می‌کند.
- اگر پول نقد صندوق ۲۰٬۵۰۰٬۰۰۰ تومان بوده، به ۲۰٬۶۰۰٬۰۰۰ تومان می‌رسد.
برای کنترل نتیجه می‌توانیم در سربرگ وجه نقد، فهرست موجودی را باز کنیم و افزایش موجودی ریالی صندوق را ببینیم.
مثال واریز پول صندوق به بانک
حالا برعکس عمل کنیم. از موجودی ۲۰٬۶۰۰٬۰۰۰ تومانی صندوق می‌خواهیم ۲۰٬۰۰۰٬۰۰۰ تومان به بانک ملت واریز کنیم.
گزینه «واریز وجه از صندوق به حساب بانکی» را انتخاب می‌کنیم و مبلغ را با واحد درست وارد می‌کنیم. پس از ثبت:
- موجودی بانک ملت به ۷۱۹٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال، معادل ۷۱٬۹۰۰٬۰۰۰ تومان می‌رسد.
- موجودی نقدی صندوق ۶۰۰٬۰۰۰ تومان باقی می‌ماند.
انتقال بین دو حساب بانکی
برای انتقال بین بانک‌ها هم از حساب کد صفر اقدام می‌کنیم. در مثال ما یک حساب ریالی ملت و یک حساب دلاری ملی داریم؛ برای نمایش انتقال ریالی، یک حساب دیگر به نام پارسیان با نوع ارز ریال و موجودی اولیه صفر تعریف می‌کنیم.
حالا می‌توانیم بانک ملت را مبدأ، پارسیان را مقصد و مبلغ انتقال را ۹۰۰٬۰۰۰ تومان قرار بدهیم و «ثبت و بعدی» را بزنیم. در این عملیات، پول بین دو حساب خودمان جابه‌جا می‌شود و نباید به‌عنوان دریافت یا پرداخت مشتری ثبت شود.
ثبت کارمزد انتقال بانکی
هنگام انتقال بانکی، اگر کارمزد داریم باید آن را هم در ثبت لحاظ کنیم. روش کار این است که در کادر مبلغ، مجموع مبلغ انتقال و کارمزد را بنویسیم و سپس گزینه کارمزد را فعال کنیم و مبلغ کارمزد را جداگانه وارد کنیم.
برای روشن‌شدن محاسبه، اگر مبلغی که باید به بانک مقصد برسد ۱٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال و کارمزد ۱۰۰ ریال باشد:
- مبلغ کل را ۱٬۰۰۰٬۱۰۰ ریال وارد می‌کنیم.
- گزینه کارمزد را فعال می‌کنیم.
- مبلغ کارمزد را ۱۰۰ ریال می‌نویسیم.
- «ثبت و بعدی» را می‌زنیم.
در نتیجه، از حساب مبدأ ۱٬۰۰۰٬۱۰۰ ریال کم می‌شود، اما به حساب مقصد فقط ۱٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال اضافه می‌شود. مبلغ و کارمزد را با یک واحد وارد کنیم تا عدد نهایی درست باشد.
دریافت چک مشتری و ثبت ورود آن به صندوق
سربرگ «چک» مربوط به چک‌هایی است که از مشتری می‌گیریم یا قبلاً گرفته‌ایم و حالا می‌خواهیم به شخص دیگری تحویل بدهیم. این بخش را با صدور چک از حساب بانکی خودمان اشتباه نگیریم.
فرض کنیم از یک مشتری بدهکار، چکی به مبلغ ۳۰۰٬۰۰۰ تومان دریافت می‌کنیم:
- وارد حساب مشتری می‌شویم.
- نوع سند را «دریافتی» قرار می‌دهیم.
- در سربرگ چک، «ورود چک» را انتخاب می‌کنیم.
- شماره چک، نام بانک، مبلغ و تاریخ چک را وارد می‌کنیم.
- در صورت نیاز، توضیح می‌نویسیم.
- «ثبت و بعدی» را می‌زنیم.
برنامه یک شماره کمکی هم در اختیارمان می‌گذارد که می‌توانیم آن را پشت چک یادداشت کنیم. این شماره برای جست‌وجوی سریع‌تر چک در برنامه کاربرد دارد. اگر از آن استفاده نکنیم، همچنان می‌توانیم چک را از فهرست چک‌های موجود پیدا کنیم.
پس از ثبت، چک در موجودی چک‌های صندوق قرار می‌گیرد. نکته مهم اینجاست که مبلغ چک، همان زمان دریافت و پیش از وصول، در مانده حساب مشتری لحاظ می‌شود. در این مثال، با دریافت چک ۳۰۰٬۰۰۰ تومانی، همین مبلغ از بدهی مشتری کم می‌شود؛ قرار نیست برای این اثر تا روز وصول منتظر بمانیم.
خرج‌کردن چک مشتری و تحویل آن به شخص ثالث
اگر بخواهیم چکی را که قبلاً از مشتری گرفته‌ایم به شخص دیگری بدهیم، لازم نیست مشخصات آن را دوباره به‌عنوان یک چک جدید وارد کنیم. باید همان چک موجود را برای خروج انتخاب کنیم.
- وارد حساب شخصی می‌شویم که قرار است چک را تحویل بگیرد.
- سربرگ «چک» را باز می‌کنیم و حالت سند را «پرداختی» قرار می‌دهیم.
- با شماره پشت چک جست‌وجو می‌کنیم یا از فهرست چک‌ها، چک مورد نظر را پیدا می‌کنیم.
- چک را انتخاب و پرداخت آن را ثبت می‌کنیم.
با ثبت این عملیات، چک از موجودی چک‌های ما خارج می‌شود. این همان «خرج‌کردن چک» است: چکی را که از یک مشتری گرفته‌ایم، به طرف حساب دیگری تحویل می‌دهیم.
صدور چک از حساب بانکی خودمان
اگر چک متعلق به دسته‌چک خودمان است، مسیر ثبت فرق دارد. چک شخصی خودمان را باید از سربرگ حساب بانکی و گزینه «پرداخت چک از حساب بانکی» ثبت کنیم.
- حساب طرف دریافت‌کننده را انتخاب می‌کنیم.
- وارد سربرگ «حساب بانکی» می‌شویم.
- گزینه «پرداخت چک از حساب بانکی» را انتخاب می‌کنیم.
- بانک مورد نظر را مشخص می‌کنیم.
- شماره چک، مبلغ و تاریخ را وارد می‌کنیم.
- «ثبت و بعدی» و در پایان «ثبت کل» را می‌زنیم.
مثلاً می‌توانیم یک چک ۲٬۰۰۰٬۰۰۰ تومانی از حساب بانک ملت، با تاریخی برای مدتی بعد، ثبت کنیم. این چک در گزارش چک‌های پرداختی از حساب بانکی خودمان قابل پیگیری خواهد بود.
گزارش چک و بانک؛ وصول چک مشتری و پاس‌کردن چک خودمان
برای پیگیری وضعیت چک‌ها به بخش «گزارش از چک و بانک» می‌رویم. در این قسمت، دسته‌های مختلفی از چک‌ها را می‌توانیم بررسی کنیم:
- چک‌های در جریان وصول: چک‌های مشتریان که نزد ما هستند.
- چک‌های پرداختی از حساب بانکی خودمان: چک‌های صادرشده خودمان، با وضعیت پاس‌شده یا پاس‌نشده.
- چک‌های خرج‌شده: چک‌هایی که از مشتریان گرفته‌ایم و به اشخاص دیگر تحویل داده‌ایم.
تفاوت «وصول» و «پاس‌شدن» را به خاطر بسپاریم
در کار با این بخش، دو اصطلاح را از هم جدا کنیم:
- وصول چک: برای چک دیگران است که نزد ما قرار دارد و وجه آن را دریافت می‌کنیم.
- پاس‌کردن چک: برای چک حساب بانکی خودمان است که قبلاً به بیرون پرداخت کرده‌ایم.
برای چک مشتری، بسته به اینکه وجه آن کجا قرار گرفته، یکی از این دو عملیات را ثبت می‌کنیم:
- ثبت وصولی چک به حساب بانکی: وقتی وجه چک وارد حساب بانک ما شده است.
- ثبت وصولی چک به صندوق: وقتی چک نقد شده و اسکناس آن را داخل دخل یا صندوق گذاشته‌ایم.
اگر عملیات وصول به اشتباه ثبت شده یا لغو شده باشد، گزینه لغو همان عملیات را در اختیار داریم. گزینه پاس‌نمودن چک هم مربوط به چک‌های حساب بانکی خودمان است، نه چک مشتریانی که در صندوق نگهداری می‌کنیم.
قبل از ثبت کل، این موارد را کنترل کنیم
برای اینکه ثبت سند وجه نقد، چک و حساب بانکی درست انجام شود، در پایان چند مورد را دوباره بررسی کنیم:
- حساب انتخاب‌شده درست است؛ عملیات مشتری در حساب خودش و انتقال داخلی در حساب کد صفر ثبت شده است.
- گزینه دریافت یا پرداخت، با جهت واقعی جابه‌جایی پول مطابقت دارد.
- نوع ارز سند با نوع ارز حساب بانکی هماهنگ است.
- مبلغ ریالی با مبلغ تومانی اشتباه نشده است.
- در انتقال دارای کارمزد، مبلغ کل و کارمزد جداگانه درست وارد شده‌اند.
- چک مشتری از سربرگ چک و چک خودمان از سربرگ حساب بانکی ثبت شده است.
وقتی این تفاوت‌ها روشن باشد، مسیر ثبت هم مشخص می‌شود: اسکناس در وجه نقد، دریافت و پرداخت بانکی در حساب بانکی، چک مشتری در سربرگ چک و جابه‌جایی پول خودمان در حساب کد صفر. پس از تکمیل و کنترل ردیف‌ها، «ثبت کل» را می‌زنیم تا کار سند تمام شود.