آموزش ثبت سند هزینه، بدهی ما، درآمد، طلب ما و مانده از قبل
وقتی پولی بابت خرید ابزار یا حقوق پرسنل پرداخت می‌کنیم، اولین سؤال این است: داریم یک هزینه جدید ثبت می‌کنیم یا بدهی قبلی‌مان را تسویه می‌کنیم؟ ظاهر هر دو کار، پرداخت پول است؛ اما سندی که باید بزنیم یکسان نیست. اگر این تفاوت را درست رعایت کنیم، هم مانده حساب اشخاص درست می‌ماند و هم هزینه‌ها دوباره در گزارش ثبت نمی‌شوند.
در نرم‌افزار حسابداری طلا و جواهر، برای این کار از گزینه‌های «هزینه»، «بدهی ما»، «درآمد» و «طلب ما» استفاده می‌کنیم. همین اسناد، با فعال کردن گزینه «مانده از قبل»، برای وارد کردن حساب‌های ابتدای دوره هم کاربرد دارند.
نکات کلیدی
- هزینه پرداخت‌شده مانده جدید ایجاد نمی‌کند، اما «بدهی ما» مبلغ پرداخت‌نشده را در حساب شخص نگه می‌دارد.
- پرداخت بدهی قبلی را بدون ثبت دوباره هزینه و بدون تیک هزینه بانکی انجام می‌دهیم.
- انتخاب یکسان «بابت» امکان گزارش‌گیری مجموع هزینه‌های نقدی و بدهی‌های مرتبط را فراهم می‌کند.
- مانده‌های قبلی ریالی، ارزی، طلا و سکه را با تیک «مانده از قبل» ثبت می‌کنیم.
فهرست مطالب
- فرق هزینه با بدهی ما و درآمد با طلب ما چیست؟
- ثبت هزینه‌ای که از پول نقد صندوق پرداخت می‌شود
- ثبت هزینه نسیه با سند «بدهی ما»
- ثبت هزینه از حساب بانکی و تفاوت آن با تسویه بدهی
- کاربرد بدهی ما برای حقوق پرسنل
- ثبت خریدی که بخشی نقد و بخشی نسیه است
- ثبت درآمد و طلب ما، در جهت مقابل هزینه
- گزارش‌گیری هزینه‌ها بر اساس «بابت»
- ثبت مانده از قبل بعد از ساخت حساب مشتری
- قاعده نهایی: ثبت هزینه را از تسویه جدا کنیم
فرق هزینه با بدهی ما و درآمد با طلب ما چیست؟
برای ثبت هزینه، دو حالت اصلی داریم. یک وقت ابزار را می‌خریم و همان لحظه پولش را می‌دهیم؛ یک وقت خرید انجام شده، ولی پول فروشنده را بعداً و شاید در چند مرحله پرداخت می‌کنیم.
- هزینه: مبلغ همان موقع از وجه نقد صندوق یا حساب بانکی پرداخت می‌شود و بابت همان عملیات، بدهی باز برای شخص باقی نمی‌ماند.
- بدهی ما: هزینه را ثبت می‌کنیم، اما فعلاً پولی نمی‌دهیم. مبلغ در مانده حساب شخص می‌نشیند تا بعداً تسویه شود.
- درآمد: حالت مقابل هزینه است؛ درآمد همراه با دریافت وجه ثبت می‌شود.
- طلب ما: درآمد مالی را ثبت می‌کنیم، ولی وجه آن هنوز دریافت نشده و شخص به ما بدهکار می‌ماند.
در فرم ثبت سند، روی حالت «دریافتی» گزینه‌های «درآمد» و «بدهی ما» را داریم. در حالت «پرداختی» گزینه‌های «هزینه» و «طلب ما» در دسترس هستند. بنابراین برای پیدا کردن هر گزینه، باید جهت سند را هم درست انتخاب کنیم.
نکته اصلی، جدا کردن زمان ثبت هزینه یا درآمد از زمان جابه‌جایی پول است. برای مطالعه بیشتر درباره این تفاوت در حسابداری، راهنمای مبانی حسابداری AccountingCoach توضیحات تکمیلی دارد. مسیرهایی که در ادامه می‌آید، مربوط به شیوه ثبت همین عملیات در نرم‌افزار است.
ثبت هزینه‌ای که از پول نقد صندوق پرداخت می‌شود
فرض کنیم به ابزارفروش مراجعه کرده‌ایم، ابزاری خریده‌ایم و همان لحظه پول آن را از اسکناس‌های داخل دخل داده‌ایم. اینجا لازم نیست ابتدا خودمان را بدهکار کنیم و بعد سند تسویه بزنیم. یک سند هزینه، کار را انجام می‌دهد.
- حساب ابزارفروش را در قسمت ثبت سند انتخاب می‌کنیم.
- جهت سند را روی «پرداختی» می‌گذاریم و وارد سربرگ «هزینه» می‌شویم.
- مبلغ را وارد می‌کنیم؛ مثلاً ۱۰۰ هزار ریال بابت خرید ابزار.
- در قسمت «بابت»، موضوع هزینه را مشخص می‌کنیم.
- «ثبت و بعدی» و سپس «ثبت کل» را می‌زنیم.
سربرگ هزینه به وجه نقد صندوق متصل است. برای کنترل موجودی هم می‌توانیم «لیست موجودی ریالی» را باز کنیم و ببینیم چه مقدار وجه نقد داخل صندوق داریم.
با ثبت این سند، مبلغ هزینه از موجودی نقدی کم می‌شود، اما در حساب ابزارفروش مانده جدیدی ایجاد نمی‌شود. ما پول ابزار را داده‌ایم؛ قرار نیست فروشنده بابت دریافت این پول، به ما بدهکار شود.
ثبت هزینه نسیه با سند «بدهی ما»
حالا فرض کنیم ترازو خریده‌ایم، ولی فعلاً پول آن را پرداخت نمی‌کنیم. قرار است مبلغ را هفته‌به‌هفته یا ماه‌به‌ماه به فروشنده بدهیم. در این حالت باید هزینه را به شکل «بدهی ما» ثبت کنیم.
- در حساب فروشنده، جهت سند را روی «دریافتی» قرار می‌دهیم.
- گزینه «بدهی ما» را انتخاب می‌کنیم.
- در بخش بدهی مالی، مبلغ را وارد می‌کنیم؛ مثلاً یک میلیون تومان، معادل ۱۰ میلیون ریال.
- در قسمت «بابت»، موضوعی مثل «خرید ترازو» را می‌نویسیم یا انتخاب می‌کنیم.
- «ثبت و بعدی» و در پایان «ثبت کل» را می‌زنیم.
این بار مبلغ در مانده حساب فروشنده می‌نشیند و مشخص می‌شود که ما به او بدهکاریم. برخلاف هزینه نقدی، هنوز قرار نیست موجودی صندوق یا بانک بابت این ثبت کم شود.
به گزینه «حواله شود» توجه کنید. اگر این گزینه روشن باشد، ممکن است پنجره حواله باز شود. وقتی فقط می‌خواهیم بدهی را ثبت کنیم و حواله‌ای در کار نیست، باید عملیات حواله را لغو کنیم؛ نباید همراه ثبت بدهی، انتقالی ناخواسته انجام شود.
پرداخت‌های بعدی، هزینه جدید نیستند
وقتی بخشی از بدهی فروشنده را می‌پردازیم، دیگر وارد سربرگ هزینه نمی‌شویم. هزینه قبلاً با سند «بدهی ما» ثبت شده است؛ حالا فقط داریم مانده حساب را تسویه می‌کنیم.
اگر پرداخت از پول داخل دخل باشد، در حالت پرداختی وارد سربرگ «وجه نقد» می‌شویم و مبلغ پرداخت را ثبت می‌کنیم. پس از «ثبت و بعدی» و «ثبت کل»، بدهی ما به همان اندازه کاهش پیدا می‌کند و فقط باقی‌مانده در حساب شخص می‌ماند.
قاعده ساده است: یک بار هزینه را ثبت می‌کنیم و هر تعداد پرداخت بعدی را برای تسویه همان بدهی می‌زنیم.
ثبت هزینه از حساب بانکی و تفاوت آن با تسویه بدهی
اگر پول هزینه از بانک پرداخت شده باشد، مسیر ثبت فرق می‌کند. در این حالت وارد سربرگ «حساب بانکی» می‌شویم و گزینه «پرداخت وجه از حساب بانکی» را انتخاب می‌کنیم.
- حساب بانکی پرداخت‌کننده را مشخص می‌کنیم.
- مبلغ پرداخت را وارد می‌کنیم؛ مثلاً ۱۰ میلیون تومان.
- اگر این پرداخت مربوط به یک هزینه جدید است، تیک «هزینه» را فعال می‌کنیم.
- موضوع را در قسمت «بابت» انتخاب می‌کنیم؛ مثلاً «ترازو».
- «ثبت و بعدی» و سپس «ثبت کل» را می‌زنیم.
وقتی تیک هزینه روشن است، پرداخت بانکی به عنوان هزینه ثبت می‌شود و بابت همان مبلغ، مانده باز برای فروشنده ایجاد نمی‌کند.
اما اگر قبلاً سند «بدهی ما» زده‌ایم، پرداخت بانکی را بدون تیک هزینه ثبت می‌کنیم. این پرداخت فقط باید بدهی قبلی را کم کند. روشن کردن دوباره تیک هزینه، یعنی مبلغی را که قبلاً ثبت کرده‌ایم، یک بار دیگر به هزینه تبدیل کنیم.
کاربرد بدهی ما برای حقوق پرسنل
یکی از کاربردهای مهم سند «بدهی ما»، ثبت حقوق پرسنلی است که پولشان را یکجا نمی‌گیرند. ممکن است حقوق فرد مشخص باشد، ولی خودش بخواهد مبلغ را به‌تدریج دریافت کند.
فرض کنیم حقوق آقای الف ۱۵ میلیون تومان است. ابتدا در حساب ایشان یک سند «بدهی ما» به مبلغ ۱۵ میلیون تومان و با بابت «حقوق آقای الف» ثبت می‌کنیم. به این ترتیب، هم مبلغ حقوق ثبت شده و هم مشخص است که چقدر به این شخص بدهکاریم.
اگر ایشان در ادامه ۱۰ میلیون تومان از حساب بانکی ما دریافت کند، پرداخت بانکی را بدون تیک هزینه می‌زنیم. بعد از ثبت، ۵ میلیون تومان از طلب ایشان باقی می‌ماند.
این روش برای پرداخت‌های هفتگی یا خردخرد خیلی کاربردی است. در زمان تعیین حقوق، بدهی را مشخص می‌کنیم و بعد هر پرداخت، فقط از مانده همان بدهی کم می‌شود.
ثبت خریدی که بخشی نقد و بخشی نسیه است
گاهی نه کل مبلغ را همان لحظه می‌دهیم و نه تمام آن نسیه است. مثلاً یک قلم تراشکاری به مبلغ ۳۰ میلیون تومان می‌خریم؛ ۱۰ میلیون تومان را از بانک پرداخت می‌کنیم و ۲۰ میلیون تومان باقی می‌ماند.
برای این خرید، دو بخش را جدا ثبت می‌کنیم:
- بخش پرداخت‌شده: در حساب ابزارفروش، پرداخت بانکی ۱۰ میلیون تومانی را با تیک «هزینه» و بابت «قلم تراشکاری» ثبت می‌کنیم.
- بخش پرداخت‌نشده: جهت سند را به «دریافتی» تغییر می‌دهیم و یک سند «بدهی ما» به مبلغ ۲۰ میلیون تومان، با همان بابت ثبت می‌کنیم.
حالا هزینه این خرید در مجموع ۳۰ میلیون تومان است، ولی فقط ۲۰ میلیون تومان از همین خرید در مانده بدهی فروشنده قرار دارد. اگر از قبل هم بدهی داشته باشیم، مانده نهایی حساب شخص شامل بدهی قبلی و این مبلغ جدید خواهد بود.
پرداخت‌های بعدی را از وجه نقد یا حساب بانکی انجام می‌دهیم، اما دیگر هزینه جدید نمی‌زنیم. در پرداخت بانکی هم تیک هزینه خاموش می‌ماند.
ثبت درآمد و طلب ما، در جهت مقابل هزینه
منطق ثبت درآمد، مقابل همین عملیات است. اگر درآمد همان لحظه دریافت می‌شود، از سند درآمد استفاده می‌کنیم. اگر درآمد مالی ایجاد شده ولی قرار است پولش بعداً دریافت شود، از «طلب ما» استفاده می‌کنیم تا مانده طلب در حساب شخص مشخص باشد.
در عملیات مالی هزینه و درآمدی که اینجا بررسی می‌کنیم، ثبت «هزینه» یا «بدهی ما» مبلغ را از سود مالی کم می‌کند. ثبت «درآمد» یا «طلب ما» مالی نیز به سود اضافه می‌کند. بنابراین انتخاب نوع سند فقط برای نمایش مانده اشخاص نیست؛ روی گزارش سود مالی هم اثر دارد.
البته کاربرد «طلب ما» و «بدهی ما» به همین عملیات محدود نیست. برای ثبت مانده‌های قبلی هم از این گزینه‌ها استفاده می‌کنیم که باید با تیک مخصوص «مانده از قبل» مشخص شوند.
گزارش‌گیری هزینه‌ها بر اساس «بابت»
قسمت «بابت» را نباید صرفاً یک توضیح معمولی در نظر بگیریم. عنوان‌هایی که اینجا انتخاب می‌کنیم، مبنای دسته‌بندی هزینه‌ها و درآمدها می‌شوند. مثلاً می‌توانیم بابت‌های جداگانه‌ای برای خرید ابزار، ترازو، حقوق آقای الف، قند، چای یا قلم تراشکاری داشته باشیم.
با این کار بعداً می‌توانیم ببینیم در یک بازه زمانی، بابت هر موضوع چقدر هزینه ثبت شده است؛ چه پولش را همان موقع داده باشیم و چه به شکل بدهی ثبت کرده باشیم.
مسیر مشاهده گزارش هزینه و بدهی ما
- وارد «لیست اقلام موجود در صندوق» می‌شویم.
- دکمه «بیشتر» را در پایین صفحه می‌زنیم.
- بسته به نیاز، گزارش «فقط اسناد هزینه»، «فقط اسناد بدهی ما» یا «اسناد هزینه و بدهی ما بدون اسناد حواله» را انتخاب می‌کنیم.
برای کنترل مجموع هزینه‌ها، گزارش ترکیبی هزینه و بدهی ما کاربرد دارد. گزینه بدون اسناد حواله کمک می‌کند اسناد مربوط به حواله در این جمع وارد نشوند و هزینه‌ها را جداگانه بررسی کنیم.
در مثال خرید قلم تراشکاری، ۱۰ میلیون تومان پرداخت مستقیم و ۲۰ میلیون تومان بدهی، زیر همان بابت در مجموع ۳۰ میلیون تومان هزینه را نشان می‌دهند. حقوق آقای الف هم ۱۵ میلیون تومان ثبت شده است، حتی اگر هنوز تمام مبلغ را نگرفته باشد.
با دوبار کلیک روی هر عنوان، ریز اسناد آن باز می‌شود. سپس می‌توانیم بازه زمانی موردنیاز را مشخص کنیم و هم مجموع و هم جزئیات ثبت‌ها را ببینیم. به همین دلیل، انتخاب یک عنوان مشخص و یکسان برای بابت‌های مرتبط اهمیت دارد.
ثبت مانده از قبل بعد از ساخت حساب مشتری
ممکن است هنگام افزودن حساب مشتری، فراموش کرده باشیم مانده قبلی او را وارد کنیم. گاهی هم مانده شخص فقط ریالی نیست؛ مثلاً از قبل با او حساب دلاری، طلب طلا یا طلب سکه داریم.
لازم نیست این مانده‌ها حتماً همان موقع ساخت حساب وارد شده باشند. بعد از ایجاد شخص هم می‌توانیم از قسمت ثبت سند، آن‌ها را با استفاده از «بدهی ما» یا «طلب ما» ثبت کنیم. تفاوت مهم این است که تیک «مانده از قبل» باید فعال باشد.
مانده مالی ریالی
فرض کنیم از قبل ۵۰۰ هزار تومان به شخصی بدهکار بوده‌ایم. در حساب او، سند را روی «دریافتی» و «بدهی ما» می‌گذاریم، تیک «مانده از قبل» را روشن می‌کنیم و مبلغ را وارد می‌کنیم. اینجا موضوع، هزینه جدید امروز نیست؛ داریم بدهی قبلی را به حساب شخص منتقل می‌کنیم.
مانده وزنی طلا
اگر از قبل ۳۰ گرم طلا از شخص طلبکار باشیم، جهت سند را روی «پرداختی» قرار می‌دهیم، «طلب ما» را انتخاب می‌کنیم و با فعال بودن تیک «مانده از قبل»، مانده وزنی ۳۰ گرم را ثبت می‌کنیم.
مانده ارزی
برای مانده مالی ارزی، ارز مربوط را از قسمت بالای فرم انتخاب می‌کنیم. مثلاً اگر از قبل ۲۰ دلار طلب داریم، ارز را روی دلار می‌گذاریم و مبلغ را در سند «طلب ما» با تیک «مانده از قبل» ثبت می‌کنیم. برای بدهی ارزی هم از گزینه «بدهی ما» استفاده می‌کنیم.
مانده سکه
برای سکه وارد سربرگ «سکه» می‌شویم، نوع سکه مثل امامی یا آزادی را انتخاب می‌کنیم و تعداد را می‌نویسیم. مثلاً برای ثبت طلب قبلی یک سکه آزادی، «طلب ما» و تیک «مانده از قبل» را انتخاب کرده و تعداد یک عدد را ثبت می‌کنیم.
اگر به دلیل روشن بودن «حواله شود» یا وجود بخش مالی در سند، پنجره تسویه مالی باز شد، نباید صرف باز شدن پنجره، دریافت یا پرداختی ثبت کنیم. در این مثال فقط قصد ثبت مانده قبلی را داریم و قرار نیست همان لحظه پولی تسویه شود؛ پس پنجره تسویه غیرضروری را می‌بندیم.
مانده‌های از قبل معمولاً با تاریخ افتتاح حساب یا شروع دوره ثبت می‌شوند. هنگام وارد کردن دیرهنگام این مانده‌ها، تاریخ سند را هم کنترل می‌کنیم تا با ابتدای دوره موردنظر هماهنگ باشد.
قاعده نهایی: ثبت هزینه را از تسویه جدا کنیم
قبل از هر ثبت، کافی است مشخص کنیم موضوع کدام است: هزینه جدید، بدهی پرداخت‌نشده، تسویه بدهی قبلی یا مانده ابتدای دوره. بعد مسیر سند روشن می‌شود.
- اگر هزینه جدید را همان لحظه می‌پردازیم، از هزینه نقدی یا پرداخت بانکی با تیک هزینه استفاده می‌کنیم.
- اگر پرداخت برای بعد می‌ماند، هزینه را به شکل «بدهی ما» ثبت می‌کنیم.
- اگر بدهی ثبت‌شده را می‌پردازیم، فقط سند پرداخت می‌زنیم و هزینه را تکرار نمی‌کنیم.
- اگر حساب مربوط به قبل از شروع دوره است، تیک «مانده از قبل» را فعال می‌کنیم.
با رعایت همین تفکیک و انتخاب درست «بابت»، مانده اشخاص، موجودی صندوق و بانک و گزارش هزینه‌ها قابل کنترل می‌مانند؛ بدون اینکه پرداخت‌های مرحله‌ای، هزینه را چند بار در حساب‌ها بنشانند.