ممکن است کالایی امروز تحویل مشتری شود، اما وجه دلاری آن فردا دریافت شود. در این حالت سه رویداد از هم جدا هستند: ثبت فروش، ایجاد مانده ارزی مشتری و دریافت واقعی ارز. اینکه مشتری قول پرداخت داده، به معنی دریافت وجه نقد یا واریز بانک نیست.
در زمان فروش و تحویل کالا
- حساب طرف معامله را انتخاب و سند فروش واقعی را با نوع ارز صحیح ثبت کنید؛ استفاده از ارز نیازمند فعال‌بودن قابلیت ارزی مربوط است.
- اگر کالا تحویل شده اما پول هنوز دریافت نشده، در بخش تسویه، دریافت نقدی یا بانکی ساختگی ثبت نکنید.
- پس از ثبت نهایی، مانده همان مشتری را با نوع ارز مربوط، مثلاً USD کنترل کنید. مبلغ مانده باید مطابق وضعیت واقعی معامله باشد.
روز بعد، هنگام دریافت دلار
- به حساب همان مشتری وارد شوید و نوع ارز سند را با ارزی که واقعاً دریافت شده یکسان تنظیم کنید.
- اگر اسکناس دریافت کرده‌اید، سند دریافتی / ورود وجه نقد با ارز دلار ثبت کنید.
- اگر پول واقعاً به حساب بانکی ارزی واریز شده است، از مسیر بانکی و حسابی استفاده کنید که نوع ارز آن به‌درستی تعریف شده است؛ دریافت نقدی را به‌اشتباه به‌عنوان واریز بانکی ثبت نکنید.
- در صورت نیاز، تعداد و ارزش اسمی اسکناس‌های دریافتی را در شرح سند بنویسید؛ شرح تکمیلی جایگزین مبلغ و نوع ارز صحیح نیست.
- پس از ثبت، گردش حساب مشتری و موجودی نقدی یا بانکی همان ارز را کنترل کنید.
مثال: امروز فاکتور ۱۷۰ دلاری ثبت کرده‌اید و هنوز وجهی نگرفته‌اید. فردا یک اسکناس ۱۰۰ دلاری، یک اسکناس ۵۰ دلاری و یک اسکناس ۲۰ دلاری دریافت می‌کنید. دریافت فردا باید ۱۷۰ دلار ثبت شود و پس از آن، با فرض نبود بدهی یا بستانکاری قبلی و نبود کارمزد یا اختلاف، مانده همان معامله به صفر برسد.
اگر معامله به ارزی انجام شده ولی افزونه ارزی در نسخه شما فعال نیست، از واردکردن دلاری که باید پیگیری شود در یک فیلد ریالی، یا صفرکردن مانده با سند ساختگی، خودداری کنید. ابتدا روش مجاز ثبت ارزی را با نسخه و افزونه‌های فعال تعیین کنید.