گاهی صاحب سکه چند قطعه را نزد طلافروش می‌گذارد تا در آینده برای فروش آن‌ها تصمیم بگیرد. دریافت فیزیکی سکه در این لحظه لزوماً به معنی خرید همه سکه‌ها نیست؛ ممکن است قیمت هیچ‌کدام هنوز قطعی نشده باشد. مسئله زمانی حساس می‌شود که صاحب سکه بعداً تنها یک عدد را به خود مغازه بفروشد.
سناریوی نمونه
شخصی پنج عدد سکه امامی را به‌صورت امانی به مغازه تحویل می‌دهد. فردای آن روز درباره قیمت یک سکه توافق می‌شود؛ مغازه همان یک عدد را می‌خرد و مبلغ آن را تمام یا بخشی پرداخت می‌کند. چهار سکه دیگر همچنان امانی هستند.
مرحله دریافت امانی
ابتدا در حساب همان شخص، ورود فیزیکی سکه را با نام صحیح سکه، تعداد پنج و تاریخ واقعی دریافت ثبت و نتیجه را در موجودی کنترل کنید. در این مرحله نباید بابت پنج سکه، خرید قطعی با نرخ فرضی ایجاد شود؛ چون هنوز قیمت و انتقال مالکیت آن‌ها توافق نشده است. در شرح سند بنویسید کالا بابت نگهداری و بدون قطعی‌شدن قیمت دریافت شده است.
مرحله خرید فقط یک سکه
زمانی که صاحب سکه با فروش یک عدد به خود مغازه موافقت کرد، خرید یک عدد سکه را از همان طرف‌حساب، با مبلغ واقعی توافق‌شده و روش تسویه صحیح ثبت کنید. در مکالمه پشتیبانی مربوط، با توجه به اینکه جنس از قبل نزد مغازه بوده، مسیر خرید بدون تسویه برای ثبت معامله بدون ایجاد دریافت فیزیکی دوباره به کار رفته است. پرداخت ریالی واقعی، اگر انجام شده، باید در بخش مالی همان رویداد یا سند دریافت و پرداخت متناظر ثبت شود.
بعد از ثبت چه چیزی باید برقرار باشد؟
- فیزیک: اگر هیچ سکه‌ای از مغازه خارج نشده، همچنان پنج سکه در محل نگهداری است.
- مالکیت و تعهد: یکی از پنج سکه موضوع خرید قطعی مغازه شده و چهار عدد از نظر رابطه با صاحب کالا همچنان امانی‌اند.
- حساب مالی: تنها مبلغ واقعی مربوط به همان یک سکه باید در رابطه خرید و پرداخت منعکس شود.
- تعداد: ثبت خرید نباید به‌اشتباه پنج سکه را موضوع معامله کند یا ورود فیزیکی دوم و شمارش دوباره بسازد.
چون نحوه تفکیک مالکیت امانی از موجودی اختصاصی می‌تواند با نوع عملیات و تنظیمات مجموعه ارتباط داشته باشد، پیش از اجرای روی اطلاعات واقعی، این گردش را با یک حساب و سکه آزمایشی کنترل کنید. به‌خصوص بررسی کنید ثبت خرید، تعهد مربوط به همان یک عدد را تسویه کرده و تعهد چهار سکه دیگر را دست‌کاری نکرده باشد.
اشتباه رایج: «چون سکه اینجا بوده، پس حتماً خرید کرده‌ام». دریافت فیزیکی، خرید قطعی، پرداخت پول و تحویل به شخص بعدی چهار رویداد مستقل‌اند.