آموزش ثبت سند: تنظیمات شماره سند، پرداختی و دریافتی، نوع ارز، جنس فلز و تاریخ
برای ثبت سند در نرم‌افزار حسابداری طلا و جواهر، فقط وارد کردن ردیف‌های فاکتور کافی نیست. شماره سند، جهت پرداخت یا دریافت، نوع ارز و جنس فلز هم باید متناسب با کاری که انجام می‌دهیم انتخاب شوند. بعضی از این موارد از تنظیمات برنامه می‌آیند و بعضی هم از اطلاعاتی که هنگام تعریف حساب مشتری وارد کرده‌ایم.
خوب است یک بار این گزینه‌ها را درست بشناسیم؛ بعد هنگام ثبت اسناد روزانه، هم انتخاب‌ها روشن‌تر می‌شوند و هم می‌دانیم چرا برنامه شماره، فلز یا تاریخ مشخصی را به ما پیشنهاد می‌دهد.
نکات کلیدی
- شماره سند می‌تواند برای هر مشتری جداگانه یا برای همه مشتریان به‌صورت پیوسته ساخته شود.
- پرداختی و دریافتی را همیشه از دید مجموعه خودمان انتخاب می‌کنیم.
- پیش‌فرض جنس فلز هر مشتری از تنظیمات اطلاعات حساب همان مشتری گرفته می‌شود.
- تاریخ پیش‌فرض سند معمولاً از تاریخ کامپیوتر می‌آید و باید درست بودن آن را بررسی کنیم.
فهرست مطالب
- شماره سند و تنظیمات شماره‌گذاری
- سند پرداختی یا دریافتی را از دید مجموعه بخوانیم
- نوع ارز؛ واحد عملیات را مشخص کنیم
- جنس فلز؛ ثبت طلا، نقره و پلاتین در یک فاکتور
- گیرنده سند و فروشنده، دو مشخصه متفاوت
- تاریخ سند و تنظیم تاریخ و ساعت کامپیوتر
- قبل از ثبت، این موارد را یک بار کنترل کنیم
شماره سند و تنظیمات شماره‌گذاری
اول از شماره سند شروع کنیم. فلش‌های چپ و راست کنار این بخش، برای نمایش اسنادی هستند که قبلاً ثبت کرده‌ایم. با آن‌ها می‌توانیم اسناد اخیر را مرور کنیم و در قسمت پایین صفحه ببینیم چه عملیاتی انجام شده است. این فلش‌ها را با تنظیمات ساخت شماره سند اشتباه نگیریم.
برای رفتن به کادر شماره سند و وارد کردن دستی شماره، می‌توانیم از کلید F4 استفاده کنیم. کنار این کادر هم گزینه تنظیمات شماره سند قرار دارد که روش شماره‌گذاری را بر اساس نیاز مجموعه مشخص می‌کند.
شماره‌گذاری جداگانه برای هر مشتری
اگر گزینه شماره‌گذاری بر اساس مشتری انتخاب‌شده فعال باشد، هر مشتری ترتیب شماره سند خودش را دارد. یعنی می‌توانیم برای چند مشتری مختلف، سند شماره ۱ داشته باشیم؛ چون شماره‌های هر حساب، مستقل از حساب‌های دیگر پیشنهاد می‌شوند.
در این حالت، وقتی مشتری را عوض می‌کنیم، برنامه شماره بعدی را با توجه به اسناد همان مشتری می‌سازد، نه اسناد تمام مجموعه.
شماره‌گذاری پیوسته برای همه مشتریان
گزینه دوم، شماره‌گذاری بر اساس تمامی مشتریان است؛ روشی که معمولاً همکاران بیشتر از آن استفاده می‌کنند. در این حالت، شماره‌ها در یک ترتیب مشترک جلو می‌روند.
مثلاً اگر سند شماره ۱ را برای یک مشتری ثبت کنیم، با انتخاب مشتری بعدی، برنامه شماره ۲ را پیشنهاد می‌دهد. بنابراین عوض شدن مشتری باعث نمی‌شود شماره‌گذاری دوباره از ۱ شروع شود.
شماره پیشنهادی از کجا می‌آید؟
مبنای ساخت شماره جدید، بالاترین شماره سند موجود در محدوده انتخاب‌شده است. اگر شماره‌گذاری برای همه مشتریان باشد، بالاترین شماره بین اسناد همه مشتریان ملاک است. اگر شماره‌گذاری جداگانه باشد، بالاترین شماره سند همان مشتری مبنا قرار می‌گیرد.
پس اگر قبلاً شماره بزرگی را دستی وارد کرده باشیم، برنامه ادامه شماره‌گذاری را از بعدِ آن پیشنهاد می‌دهد. برای تغییر این وضعیت باید شماره اسناد قبلی ویرایش شود، اما معمولاً چنین کاری را پیشنهاد نمی‌کنیم و نیازی هم به آن نیست؛ شماره‌ها می‌توانند از همان نقطه به ترتیب ادامه پیدا کنند.
شماره‌گذاری بر اساس اسناد دریافتی و پرداختی
در تنظیمات، گزینه ساخت شماره سند بر اساس اسناد دریافتی و پرداختی هم وجود دارد. این روش نیز برای نوع خاصی از استفاده در نظر گرفته شده و در کنار حالت‌های شماره‌گذاری قابل استفاده است.
فقط حواسمان باشد که این گزینه روی سرعت برنامه تأثیر قابل‌توجهی دارد و هشدار آن هم در همان بخش تنظیمات آمده است. بنابراین بهتر است صرفاً وقتی روش کار مجموعه به آن نیاز دارد، انتخابش کنیم.
زمان ساخت شماره سند در حالت شبکه
برای مجموعه‌هایی که چند کاربر در شبکه کار می‌کنند، زمان ساخته شدن شماره سند هم قابل انتخاب است:
- هنگام فشردن «ثبت کلی»: شماره سند در زمان ثبت کلی ساخته می‌شود.
- هنگام فشردن «ثبت و بعدی»: شماره با اولین ردیفی که از طریق این دکمه ثبت می‌شود، ساخته خواهد شد.
این دو گزینه مربوط به زمان تخصیص شماره هستند. انتخاب بین آن‌ها به شیوه استفاده کاربران در محیط شبکه بستگی دارد.
سند پرداختی یا دریافتی را از دید مجموعه بخوانیم
برای اینکه پرداختی و دریافتی را جابه‌جا انتخاب نکنیم، یک راه ساده داریم: قبل از هر کدام، کلمه «ما» را بگذاریم. منظور از «ما»، مجموعه خودمان است.
- ما پرداخت می‌کنیم: چیزی را به مشتری یا حساب انتخاب‌شده می‌دهیم.
- ما دریافت می‌کنیم: چیزی را از مشتری یا حساب انتخاب‌شده می‌گیریم.
با همین روش، جهت عملیات روشن می‌شود. ملاک انتخاب، این نیست که طرف حساب چه کاری انجام می‌دهد؛ ملاک این است که مجموعه ما پرداخت‌کننده است یا دریافت‌کننده.
مواردی که می‌توانیم برای آن‌ها عملیات پرداخت یا دریافت ثبت کنیم، در بخش بالای فرم قرار دارند. لازم نیست همه گزینه‌ها همیشه نمایش داده شوند. با دکمه «+» می‌توانیم موارد موردنیاز را نمایش بدهیم یا گزینه‌هایی را که فعلاً استفاده نمی‌کنیم، مخفی کنیم. بنابراین اگر ظاهر فرم شما با فرم دیگری فرق دارد، ممکن است فقط بعضی از بخش‌ها مخفی شده باشند.
نوع ارز؛ واحد عملیات را مشخص کنیم
برای همکارانی که افزونه ارز را دارند، قسمت انتخاب نوع ارز فعال است. در این بخش می‌توانیم ارز مورد استفاده را انتخاب کنیم.
مثلاً اگر نوع ارز را روی USD قرار بدهیم، عملیات این قسمت بر مبنای همان واحد ارزی انجام می‌شود. پس قبل از وارد کردن اطلاعات، به ارز انتخاب‌شده دقت کنیم؛ این انتخاب مشخص می‌کند عملیات را با چه واحدی ثبت می‌کنیم.
جنس فلز؛ ثبت طلا، نقره و پلاتین در یک فاکتور
قسمت «جنس فلز» برای انتخاب فلزی است که ردیف سند به آن مربوط می‌شود. با نسخه‌ای که این قابلیت را دارد و در صورت داشتن افزونه‌های مربوط، می‌توانیم در یک فاکتور، یک ردیف طلا، یک ردیف نقره و یک ردیف پلاتین ثبت کنیم.
اگر نسخه قدیمی برنامه را دارید و این امکان در آن دیده نمی‌شود، لازم است نرم‌افزار را به نسخه‌ای که از این قابلیت پشتیبانی می‌کند به‌روزرسانی کنید. برای استفاده از نقره یا پلاتین هم باید افزونه مربوط به آن را داشته باشید.
پیش‌فرض جنس فلز از اطلاعات حساب می‌آید
هنگام تعریف مشتری در قسمت «افزودن حساب»، جنس فلز حساب را مشخص می‌کنیم. همین انتخاب، پیش‌فرض صفحه ثبت سند برای آن مشتری می‌شود:
- اگر جنس فلز حساب را طلا گذاشته باشیم، فرم ثبت سند ابتدا طلا را پیشنهاد می‌دهد.
- اگر جنس فلز حساب نقره باشد، پیش‌فرض این قسمت برای همان مشتری نقره خواهد بود.
- اگر بعداً حساب را ویرایش کنیم و پیش‌فرض فلز را تغییر بدهیم، پیشنهاد فرم در مراجعه‌های بعدی بر اساس انتخاب جدید خواهد بود.
بنابراین اگر برای مشتری خاصی همیشه فلز متفاوتی پیشنهاد می‌شود، اول تنظیم جنس فلز در اطلاعات همان حساب را بررسی کنیم.
گیرنده سند و فروشنده، دو مشخصه متفاوت
گیرنده سند چه کسی است؟
در حالت پیش‌فرض، نام صاحب حساب در قسمت گیرنده سند نوشته می‌شود. اما همیشه کسی که برای گرفتن فاکتور یا انجام کار مراجعه می‌کند، خود صاحب حساب نیست.
ممکن است شاگرد یا نماینده مشتری به مغازه آمده باشد. در این حالت می‌توانیم نام همان شخص را در قسمت گیرنده سند بنویسیم. اگر تغییری ندهیم، نام صاحب حساب در این بخش باقی می‌ماند.
ثبت نام فروشنده برای گزارش‌گیری
گزینه فروشنده ممکن است در فرم شما نمایش داده نشود. برای فعال کردن آن، از قسمت «امکانات دیگر»، امکان «ثبت نام فروشنده» را فعال می‌کنیم.
این قابلیت برای مجموعه‌هایی کاربرد دارد که می‌خواهند بدانند هر فاکتور را کدام فروشنده ثبت کرده است؛ مثلاً آقای رضایی یا آقای مرادی. بعد می‌توان از این اطلاعات برای گزارش‌گیری استفاده کرد و مشخص کرد هر فروشنده چه فاکتورهایی ثبت کرده یا کدام فروشنده بیشترین تعداد فاکتور را داشته است.
پس گیرنده سند را با فروشنده یکی نگیریم: گیرنده، شخصی است که نامش برای دریافت سند ثبت می‌شود؛ فروشنده، فردی از مجموعه است که فاکتور به او منتسب می‌شود.
تاریخ سند و تنظیم تاریخ و ساعت کامپیوتر
تاریخ سند معمولاً از تاریخ روز کامپیوتر گرفته می‌شود. یعنی تاریخی که سیستم در اختیار برنامه می‌گذارد، مبنای تاریخ پیش‌فرض سند است.
اگر تاریخ درست نیست یا با چیزی که انتظار داریم تطابق ندارد، یکی از اولین مواردی که باید بررسی کنیم، تنظیم تاریخ و ساعت خود کامپیوتر است. در صفحه اصلی برنامه، دو راه برای این کار داریم:
- تنظیم خودکار: اگر اینترنت وصل باشد، با این گزینه تاریخ و ساعت از اینترنت دریافت می‌شود. اگر تنظیمات از قبل به‌روز باشند، برنامه پیام می‌دهد که نیازی به تغییر نیست.
- تنظیم دستی: می‌توانیم تاریخ و ساعت را خودمان وارد و تنظیم کنیم.
برای آشنایی بیشتر با تنظیمات خود سیستم‌عامل هم می‌توانید از راهنمای مایکروسافت برای تنظیم تاریخ، ساعت و منطقه زمانی ویندوز استفاده کنید.
قبل از ثبت، این موارد را یک بار کنترل کنیم
وقتی تنظیمات اولیه متناسب با کار مجموعه انتخاب شده باشند، ثبت سند ساده‌تر می‌شود. قبل از ثبت نهایی، این چند مورد را مرور کنیم:
- شماره سند با روش شماره‌گذاری موردنظر مجموعه هماهنگ باشد.
- پرداختی یا دریافتی را از دید مجموعه خودمان انتخاب کرده باشیم.
- در صورت استفاده از افزونه ارز، واحد ارزی درست انتخاب شده باشد.
- جنس فلز با ردیفی که ثبت می‌کنیم مطابقت داشته باشد.
- گیرنده سند و، در صورت فعال بودن، فروشنده درست مشخص شده باشند.
- تاریخ سند و تاریخ سیستم را کنترل کرده باشیم.
نکته اصلی همین است: بدانیم هر پیش‌فرض از کجا آمده و هر گزینه چه چیزی را تغییر می‌دهد. با این شناخت، هنگام ثبت سند لازم نیست حدس بزنیم؛ انتخاب‌ها را مطابق روال واقعی کارمان انجام می‌دهیم.