گاهی یکی از کارکنان تصمیم می‌گیرد حساب‌های بلااستفاده را از نرم‌افزار حذف کند. اگر تصور شود یک حساب هیچ سابقه‌ای ندارد، اما در واقع سند خرید، فروش، سکه یا آب‌شده به آن متصل بوده است، حذف نامناسب می‌تواند آثار گسترده‌ای در گردش و موجودی نشان دهد. در یک مورد واقعی، پس از حذف تعدادی حساب، مانده سکه و آب‌شده به‌شکل غیرمنتظره منفی شد و اطلاعات یک اپلیکیشن متصل نیز دیگر با دفتر فروشگاه تطبیق نداشت.
ابتدا مشخص کنیم چه چیزی حذف شده است
حذف یک حساب دارای گردش با محوکردن حساب از فهرست متفاوت است. قبل از هر اقدام، این موارد را یادداشت کنید: آخرین زمانی که موجودی و مانده‌ها صحیح بوده، زمان تقریبی حذف یا ویرایش، نام محیط حسابداری فعال و اینکه نرم‌افزار به فروشگاه اینترنتی یا اپلیکیشن دیگری متصل هست یا خیر.
از منوی «اسناد» ← «کارکرد برنامه (لاگ)» استفاده کنید. تاریخ موردنظر را تعیین کنید و گزارش را تهیه کنید. در این بخش می‌توانید سابقه عملیاتی مانند ویرایش یا حذف را بررسی کنید؛ اما دیدن سابقه حذف در لاگ به معنی بازیابی مستقیم همان سند نیست. برای مقایسه، گزارش جزئیات اسناد و مانده حساب‌های مرتبط را نیز نگه دارید.
قبل از بازیابی، وضعیت فعلی را حفظ کنید
- از اطلاعات فعلی یک نسخه پشتیبان جداگانه تهیه کنید، حتی اگر اطلاعات اشتباه به نظر می‌رسند. این نسخه برای بازگشت به وضعیت پیش از عملیات نجات لازم است.
- نسخه‌های پشتیبان روی حافظه جانبی و زمان ایجاد آن‌ها را بررسی کنید. صرف وجود یک فایل، سالم و قابل‌بازیابی بودن آن را ثابت نمی‌کند.
- از فهرست اسناد و حواله‌هایی که پس از آخرین نسخه سالم ثبت شده‌اند، یک گزارش با تاریخ و شماره سند تهیه کنید.
- اگر API، فروشگاه اینترنتی یا اپلیکیشن معاملاتی به ته‌حساب متصل است، پیش از بازگرداندن اطلاعات با مسئول اتصال هماهنگ کنید. معلوم کنید پس از بازیابی، اسناد ارسال‌شده در فاصله حذف‌شده چگونه تطبیق خواهند شد.
بازیابی اضطراری چه تفاوتی با بازگرداندن بک‌آپ دارد؟
بازگرداندن پشتیبان معمولی، داده‌ها را به زمان تهیه همان نسخه برمی‌گرداند. در نتیجه، ثبت‌های بعد از آن زمان ممکن است دیگر در نسخه بازیابی‌شده وجود نداشته باشند و باید فهرست و نحوه ثبت مجدد آن‌ها روشن شود.
بازیابی اضطراری در شرایطی که نقطه بازیابی قابل‌استفاده وجود داشته باشد، می‌تواند امکان برگشت به زمان نزدیک‌تری را فراهم کند. در مکالمات پشتیبانی، از مسیر «امکانات» ← «بازیابی اضطراری اطلاعات» و انتخاب زمان مربوط صحبت شده است. وجود نقطه بازیابی برای هر دقیقه یا هر سیستم تضمین‌شده نیست. به همین دلیل، قبل از اجرای هر بازگردانی، زمان موجود، دامنه اطلاعات و نتیجه احتمالی را با پشتیبانی تأیید کنید.
مثال کاربردی
فرض کنید آخرین وضعیت سالم ساعت ۱۰ صبح بوده و حسابی حدود ساعت ۱۱ حذف شده است. اگر تنها پشتیبان خارجی مربوط به شب قبل باشد، بازگرداندن آن ممکن است ثبت‌های صبح را نیز برگرداند و حذف کند. اما اگر نقطه بازیابی اضطراری قبل از ساعت ۱۱ وجود داشته باشد، شاید بتوان فاصله اطلاعاتی کوچک‌تری را بازیابی کرد. انتخاب نهایی باید پس از مقایسه همه سندهای این فاصله و با مسئولیت مدیر مجموعه انجام شود.
پس از بازیابی چه چیزهایی کنترل شود؟
- مانده ریالی و طلایی اشخاصی که حساب آن‌ها حذف شده بود. ۲. تعداد و وزن موجودی سکه، آب‌شده و کار ساخته. ۳. گردش حساب‌ها و اسناد روز حادثه. ۴. فهرست اسناد در اپلیکیشن متصل. ۵. نبود سند تکراری بعد از ارسال یا ثبت مجدد.
اگر اپلیکیشن جانبی در آن فاصله معامله ثبت کرده است، فرض نکنید با اتصال مجدد، تمام اسناد خودکار و بدون تکرار برمی‌گردند. روش همگام‌سازی باید با ارائه‌دهنده اتصال بررسی و نتیجه سندبه‌سند تطبیق داده شود.