آموزش ثبت موجودی اولیه در برنامه حسابداری طلا و جواهر ته حساب
برای شروع حسابداری در ته حساب، باید موجودی داخل برنامه با چیزی که واقعاً در مغازه داریم برابر باشد. ثبت اتیکت‌های ساده و سنگ‌دار فقط بخشی از این کار است. آبشده، طلای متفرقه، کار ساخته بدون لیبل، وجه نقد، چک، حساب بانکی، سنگ و سکه هم باید معرفی شوند. بعد از آن، مانده حساب اشخاص را وارد می‌کنیم و به ثبت خریدوفروش روزانه می‌رسیم.
یادتان باشد مهم‌ترین مرز همین‌جاست: تا قبل از تکمیل موجودی اولیه، در حال معرفی وضعیت شروع کار هستیم؛ از آن به بعد، هر ورود و خروج باید سند داشته باشد. اگر این مرز را درست رعایت کنیم، هم موجودی صندوق روشن می‌ماند و هم حساب مشتری و بنکدار قابل پیگیری است.
نکات کلیدی
- موجودی واقعی صندوق را از طلب و بدهی اشخاص جدا ثبت کنید.
- حذف اتیکت فروخته‌شده فقط برای تطبیق دوره راه‌اندازی است، نه فروش روزانه.
- پس از تکمیل موجودی اولیه، تمام ورود و خروج‌ها باید سند داشته باشند.
- اتیکت کالای خریداری‌شده به سند ورود آن متصل است و با حذف سند، حذف می‌شود.
فهرست مطالب
- قبل از ثبت بقیه موجودی، اتیکت‌ها را با مغازه تطبیق بدهیم
- موجودی اولیه را با طلب از اشخاص اشتباه نگیریم
- ثبت موجودی اولیه آبشده، متفرقه و شرطی
- ثبت کار ساخته‌ای که اتیکت ندارد
- ثبت وجه نقد، چک و حساب‌های بانکی
- ثبت موجودی سنگ، سکه و شمش
- بعد از تکمیل موجودی اولیه، هر تغییر باید سند داشته باشد
- تعریف مشتری، بنکدار و مانده حساب اشخاص
- شروع ثبت سند و انتخاب طرف‌حساب
- فروش اتیکت و تنظیم اجرت، سود و مالیات
- تسویه فاکتور با نقد، کارت، طلا، سکه یا مانده حساب
- ثبت خرید جدید از بنکدار و صدور اتیکت
- تسویه حساب طلایی بنکدار با آبشده یا متفرقه
- کنترل نهایی پیش از شروع کار روزانه
قبل از ثبت بقیه موجودی، اتیکت‌ها را با مغازه تطبیق بدهیم
فرض کنیم معرفی و لیبل‌زدن کالاهای ویترین یک هفته یا ده روز طول کشیده است. در این مدت مغازه باز بوده و تعدادی از همان کالاهای اتیکت‌خورده را فروخته‌ایم. این کالاها دیگر در مغازه نیستند، اما هنوز در فهرست موجودی اولیه برنامه دیده می‌شوند.
برای همین، در طول دوره آماده‌سازی شماره اتیکت کالاهای فروخته‌شده را نگه دارید. بهتر است خود لیبل‌ها را هم در ظرفی جدا جمع کنید تا موقع تطبیق چیزی از قلم نیفتد.
- وارد «تعریف موجودی اولیه» شوید.
- در بخش اتیکت، به‌جای افزودن، «لیست اصلاح» را باز کنید.
- شماره اتیکت فروخته‌شده را جست‌وجو کنید؛ مثلاً اتیکت شماره ۲.
- ردیف را انتخاب کنید و از گزینه حذف اتیکت یا منوی کلیک راست استفاده کنید.
- این کار را برای کالاهایی که در همین دوره آماده‌سازی فروخته شده‌اند تکرار کنید.
این حذف، فقط برای تطبیق موجودی در زمان راه‌اندازی است، نه روش ثبت فروش روزانه. هدف این است که در لحظه شروع حسابداری، فقط اتیکت کالاهایی در موجودی بماند که واقعاً داخل مغازه هستند.
بعد از ثبت آخرین اتیکت، چند دقیقه در زمان خلوت مغازه ورود و خروج را متوقف کنید. در همین فاصله، وزن‌کشی و معرفی بقیه موجودی اولیه را انجام بدهید تا وضعیت صندوق در یک نقطه مشخص نهایی شود.
موجودی اولیه را با طلب از اشخاص اشتباه نگیریم
در بخش‌های مربوط به موجودی صندوق، چیزی را معرفی می‌کنیم که همین الان در اختیار ماست. اگر از کسی طلا یا پول طلب داریم، آن طلب را نباید به موجودی طلای داخل صندوق یا وجه نقد اضافه کنیم. جای آن در مانده حساب همان شخص است.
پس دو موضوع را از هم جدا نگه دارید: اول، موجودی واقعی کالا و وجوه؛ دوم، بدهکاری و بستانکاری طرف‌حساب‌ها. حساب‌های بانکی و چک‌ها هم هرکدام بخش مخصوص خودشان را دارند.
ثبت موجودی اولیه آبشده، متفرقه و شرطی
برای معرفی طلای آبشده یا متفرقه، وارد بخش مربوط شوید و «افزودن» را بزنید. وزن و عیار هر مورد را مطابق موجودی واقعی وارد کنید.
مثلاً برای یک قطعه آبشده می‌توانیم این اطلاعات را ثبت کنیم:
- وزن: ۱۰۰ گرم
- عیار: ۷۵۰
- نام آزمایشگاه: نام آزمایشگاه مربوط به قطعه
- شماره انگ: شماره درج‌شده برای همان آبشده
برای متفرقه هم وزن ترازو و عیاری را وارد می‌کنیم که مبنای خرید آن بوده است. اگر ۲۵ گرم متفرقه با عیار ۷۴۰ خریده‌ایم، همان ۲۵ گرم و عیار ۷۴۰ را ثبت می‌کنیم. عیار را صرفاً برای یکسان‌شدن با بقیه کالاها تغییر ندهید؛ برنامه در عملیات بعدی از همین اطلاعات برای محاسبه استفاده می‌کند.
ثبت کار ساخته‌ای که اتیکت ندارد
اگر همه محصولات ویترین را اتیکت زده‌اید، برای همان کالاها دوباره از «موجودی اولیه کار ساخته» استفاده نکنید. این قسمت برای کارهایی کاربرد دارد که نمی‌خواهیم یا نمی‌توانیم به آن‌ها لیبل بزنیم؛ مثلاً النگوی خیلی پهنی که لیبل دور آن قرار نمی‌گیرد یا گوشواره میخی که امکان بستن نخ لیبل به آن نداریم.
در این بخش، مبنای کار ثبت وزنی کالاهای هم‌نام و هم‌اجرت است. گوشواره‌های میخی یک گروه را با هم وزن می‌کنیم، وزن مجموع را می‌دهیم و اگر لازم بود، تعداد را هم وارد می‌کنیم.
برای هر گروه، اطلاعات زیر را مشخص کنید:
- وزن کل کالاها
- تعداد، در صورت نیاز
- نام کار، مثل گوشواره میخی
- اجرت خرید ریالی به‌صورت گرمی یا تعدادی، متناسب با خرید
- درصد اجرت خرید، اگر اجرت به شکل درصدی بوده است
کارهای هم‌نام با اجرت متفاوت را جدا ثبت کنیم
ممکن است دو مدل گوشواره میخی داشته باشیم، اما اجرت خریدشان یکی نباشد. بهتر است این دو گروه را جدا کنیم و در نامشان هم تفاوت بگذاریم. نام‌گذاری باید طوری باشد که هنگام انتخاب کالا یا بررسی صندوق، معلوم باشد هر ردیف مربوط به کدام گروه است.
فقط شبیه‌بودن ظاهر یا نام کالا کافی نیست. وقتی اجرت‌ها متفاوت است، تفکیک ردیف‌ها را جدی بگیرید.
ثبت وجه نقد، چک و حساب‌های بانکی
وجه نقد و ارز
در «وجه نقد و ارز»، پول نقد موجود در صندوق را معرفی می‌کنیم. قبل از ورود مبلغ، واحد پول برنامه را بررسی کنید. اگر مبنا ریال است، مبلغ باید به ریال وارد شود؛ مثلاً ۲۰۰ هزار تومان معادل ۲ میلیون ریال است.
اگر افزونه ارزی را داشته باشید، می‌توانید موجودی ارز را هم جدا ثبت کنید؛ مثلاً ۱۰۰ دلار. استفاده از بخش ارزی به فعال‌بودن افزونه مربوط وابسته است.
چک‌های دریافتی داخل صندوق
تمام چک‌هایی را که از مشتری گرفته‌اید، هنوز داخل صندوق دارید و موعدشان نرسیده است، در «موجودی اولیه چک» معرفی کنید. برای هر برگ چک، شماره، نام بانک، مبلغ و تاریخ سررسید را وارد کنید.
مثلاً یک چک بانک تجارت با مبلغ ۶ میلیون ریال و سررسید ۲۲ آبان، یک ردیف مستقل است. چک‌های دیگر هم به همین ترتیب ثبت می‌شوند.
حساب‌های بانکی خودمان
هر حساب بانکی که قرار است در برنامه با آن کار کنیم باید معرفی شود. شماره حساب یا شماره کارت، نام بانک و موجودی همان لحظه حساب را وارد می‌کنیم.
اگر دو حساب از یک بانک دارید، برای آن‌ها نام‌های قابل تشخیص بسازید. مثلاً یکی «ملت» و دیگری «ملت شعبه بازار» باشد. برنامه اجازه نام تکراری نمی‌دهد تا هنگام ثبت دریافت یا پرداخت، حساب اشتباه انتخاب نشود.
در این قسمت هم به واحد مبلغ توجه کنید. اگر موجودی حساب را در ذهن به تومان می‌دانید ولی مبنای برنامه ریال است، قبل از ثبت تبدیل را انجام بدهید.
چک‌های شخصی پاس‌نشده
این بخش با چک‌های دریافتی فرق دارد. «چک‌های شخصی پاس‌نشده» یعنی چک‌هایی که از حساب بانکی خودمان صادر کرده‌ایم، به طرف‌حساب داده‌ایم و هنوز پاس نشده‌اند.
ابتدا حساب بانکی صادرکننده را انتخاب کنید، سپس شماره چک، مبلغ و سررسید را ثبت کنید. برای نمونه، چکی از حساب «ملت شعبه بازار» به مبلغ ۲۰۰ هزار تومان با سررسید ۲۳ آبان، در همین بخش معرفی می‌شود.
ثبت موجودی سنگ، سکه و شمش
موجودی اولیه سنگ
اگر افزونه جواهر فعال باشد، می‌توانید بارخانه‌های سنگ را در «موجودی اولیه سنگ» معرفی کنید. اگر قیمت‌گذاری سنگ‌ها دلاری است، قبل از ورود به این قسمت مبنای ارز را روی دلار بگذارید و سپس اطلاعات را وارد کنید.
مقدار سنگ، متناسب با نوع ثبت، می‌تواند به قیراط یا گرم وارد شود. قیمت و واحد مقدار را برای هر مورد درست انتخاب کنید.
پارسیان را در کار ساخته ثبت کنیم
برای پارسیان بهتر است از بخش «کار ساخته» استفاده کنیم، نه بخش سکه و شمش. در این روش، هم وزن مجموع را داریم، هم تعداد و هم اجرت تعدادی را.
فرض کنیم ۱۰ عدد پارسیان ۱۰۰ سوتی داریم:
- وزن کل: ۱ گرم
- تعداد: ۱۰ عدد
- نام کار: سکه پارسیان ۱۰۰ سوتی
- اجرت تعدادی: مبلغ اجرت هر عدد، مثلاً ۵۰ هزار تومان
پارسیان‌های ۲۰۰ سوتی و وزن‌های دیگر را هم جدا وارد کنید و حتماً وزن هر قطعه را در نام بیاورید. این کار انتخاب کالا و موجودی‌گرفتن را راحت‌تر می‌کند.
سکه و شمش
سکه‌هایی مثل امامی، ربع‌سکه و بهار آزادی را در بخش «موجودی اولیه سکه و شمش» معرفی می‌کنیم. نوع سکه، تعداد و قیمت یک عدد را مشخص کنید.
مثلاً اگر دو سکه بهار آزادی داریم و در مثال، ارزش روز هرکدام ۲۲ میلیون تومان است، قیمت واحد را ۲۲ میلیون تومان می‌دهیم؛ ارزش دو عدد ۴۴ میلیون تومان می‌شود. این قیمت برای مشخص‌بودن ارزش موجودی در تراز وارد می‌شود.
اگر نوع سکه مورد نظر در فهرست نبود، با دکمه افزودن، نام، عیار و وزن آن را تعریف کنید تا بعداً قابل انتخاب باشد.
بعد از تکمیل موجودی اولیه، هر تغییر باید سند داشته باشد
حالا اتیکت‌ها با مغازه تطبیق داده شده‌اند و بقیه موجودی هم معرفی شده است. از این لحظه، دیگر برای فروش یک کالا سراغ حذف آن از فهرست موجودی اولیه نمی‌رویم و خرید جدید را هم به موجودی اولیه اضافه نمی‌کنیم.
هر چیزی که وارد صندوق می‌شود یا از آن خارج می‌شود، باید در «ثبت سند» ثبت شود. موجودی اولیه، نقطه شروع حسابداری ماست؛ ادامه کار از مسیر اسناد انجام می‌شود.
تعریف مشتری، بنکدار و مانده حساب اشخاص
در «افزودن حساب مشتری»، همه کسانی را معرفی می‌کنیم که با آن‌ها کار داریم: مشتری، بنکدار، همکار، کیفی و هر شخص دیگری که حسابی با او داریم.
برای هر شخص می‌توانیم گروه، تلفن، آدرس و مشخصات بیشتر ثبت کنیم. گروه‌بندی بعداً در گزارش‌گیری به کار می‌آید؛ مثلاً وقتی فقط گزارش بنکداران را می‌خواهیم.
بدهکار و بستانکار از جانب ما بیان می‌شود
در انتخاب وضعیت مانده حساب، عبارت‌ها را از سمت خودتان بخوانید:
- بدهکار به ما: شخص باید به ما پول یا طلا بدهد.
- بستانکار از ما: ما باید به آن شخص پول یا طلا بدهیم.
فرض کنیم آقای مرادی بنکدار ماست و ۱۰ گرم طلا به او بدهکاریم، ولی مانده مالی نداریم. برای مانده طلایی، «بستانکار از ما» و مقدار ۱۰ گرم را انتخاب می‌کنیم و مانده مالی را صفر می‌گذاریم.
دوست و آشنا و اقوام را فراموش نکنید. اگر کسی به ما پول قرض داده یا ما به او قرض داده‌ایم، حساب او هم باید معرفی شود؛ چون در آینده دریافت یا پرداختی با او خواهیم داشت.
طرف‌حساب‌های اصلی و مانده‌دار را در شروع کار تعریف کنید. برای مشتری جدید هم لازم نیست حتماً از ثبت سند خارج شوید؛ داخل همان بخش، میانبر افزودن مشتری وجود دارد.
شروع ثبت سند و انتخاب طرف‌حساب
اولین پرسش در ثبت سند این است که با چه کسی کار داریم. از فهرست حساب‌ها، نام شخص را انتخاب کنید. جست‌وجو با بخشی از نام هم انجام می‌شود؛ مثلاً برای پیدا کردن آقای مرادی می‌توانیم چند حرف از نام خانوادگی را وارد کنیم.
اگر مشتری جدید است، دکمه افزودن را بزنید و همان‌جا حساب او را بسازید. در فرم نام، کلید بالا برای درج عنوان «جناب آقای» و کلید پایین برای «سرکار خانم» در نظر گرفته شده است.
ثبت شماره تلفن می‌تواند بعداً برای ارسال پیامک مانده حساب یا لینک گزارش و فاکتور به کار بیاید. گروه مشتری را هم انتخاب کنید و اگر گروه دلخواه وجود ندارد، آن را اضافه کنید.
دریافت و پرداخت را از سمت فروشنده بخوانیم
برای انتخاب نوع عملیات، پشت عبارت‌ها یک «من» بگذارید: من دریافت می‌کنم یا من پرداخت می‌کنم.
- وقتی کالا را از مشتری یا بنکدار می‌گیریم، عملیات «دریافت» است.
- وقتی کالا را به مشتری یا بنکدار می‌دهیم، عملیات «پرداخت» است.
- در بخش اتیکت، پرداخت کالا به مشتری به معنی فروش اتیکت است.
- در همان بخش، دریافت کالا به معنی خرید است.
پس برای فروش یک اتیکت به خانم احمدی، وارد بخش اتیکت می‌شویم و حالت پرداختی یا فروش را انتخاب می‌کنیم.
فروش اتیکت و تنظیم اجرت، سود و مالیات
جست‌وجوی اتیکت را روی «شناسه کار» بگذارید. همان شماره‌ای که روی لیبل چاپ شده است، کالا را فراخوانی می‌کند. مثلاً شناسه ۳ را وارد می‌کنیم و جست‌وجو را می‌زنیم تا اطلاعات انگشتر عقیق نمایش داده شود.
تنظیمات اجرت فروش
در تنظیمات اجرت، گزینه استفاده از «اجرت و درصد فروش» را فعال نگه دارید. در رفتار توضیح‌داده‌شده برنامه، محاسبه به‌صورت خودکار هم از اطلاعات فروش استفاده می‌کند، اما بهتر است انتخاب این گزینه روشن باشد.
گزینه تبدیل درصد طلایی اتیکت به مبلغ روز و اضافه‌شدن آن به اجرت را هم بررسی کنید. وظیفه این تنظیم این است که اجرت طلایی تعیین‌شده برای کالا، با قیمت روز طلا به مبلغ ریالی تبدیل و از مشتری مطالبه شود.
وزن و قیمت سنگ یا متعلقات
اگر اتیکت سنگ‌دار را با روال ساده معرفی کرده‌اید، در تنظیم وزن این مثال نیازی به تغییر نیست. برای دریافت مبلغ جداگانه سنگ یا متعلقات ثبت‌شده کالا، گزینه «برای قیمت سنگ، سند جداگانه ثبت شود» را بررسی کنید.
این گزینه برای مبلغی کاربرد دارد که در اطلاعات اتیکت برای سنگ یا متعلقات غیرطلایی، مانند چرم، مشخص کرده‌اید و قرار است از مشتری بگیرید.
مالیات و سود فروش
در مثال آموزشی، نرخ مالیات ۹ درصد و سود فروش ۷ درصد وارد شده است. نکته اصلی این است که برنامه مالیات را روی اجرت و سود محاسبه می‌کند، نه روی قیمت فلز. بنابراین نباید برای جبران تصورِ محاسبه مالیات روی کل کالا، نرخ را به‌دلخواه پایین‌تر وارد کنیم.
این درصدها اعداد مثال هستند، نه اعلام نرخ جاری. برای ثبت واقعی، نرخ معتبر مربوط به زمان فعالیت خودتان را بررسی کنید. اطلاعیه‌های رسمی را می‌توانید از درگاه سازمان امور مالیاتی کشور پیگیری کنید.
در تنظیمات سود هم می‌توانید برای گروه‌های اتیکت ساده، سنگ‌دار و جواهر، درصد متناسب را تعیین کنید.
اصلاح اطلاعات اتیکت و ثبت فروش
اگر بعد از فراخوانی کالا متوجه شدید درصد خرید یا فروش آن وارد نشده است، از «شناسنامه» محصول استفاده کنید. در مثال انگشتر عقیق، درصد خرید ۳٫۵ و درصد فروش ۴٫۵ وارد و ذخیره می‌شود.
بعد قیمت روز یک گرم طلا را می‌دهیم؛ مثلاً در این تمرین ۲ میلیون و ۲۰۰ هزار تومان. برنامه با توجه به وزن، اجرت فروش، سود و مالیات تنظیم‌شده، مبلغ کل را محاسبه می‌کند. پیش از تأیید، اطلاعات و واحد پول را کنترل کنید و «ثبت و بعدی» را بزنید تا به تسویه برسید.
تسویه فاکتور با نقد، کارت، طلا، سکه یا مانده حساب
قرار نیست مبلغ یک فاکتور حتماً با یک روش دریافت شود. می‌توانیم بخشی را نقد بگیریم، بخشی را در یک یا چند حساب بانکی دریافت کنیم و برای بخش دیگری طلا یا سکه برداریم.
- دریافت نقدی: مبلغ نقد را وارد کنید و بدون فعال‌کردن گزینه بانک، ثبت بزنید.
- دریافت بانکی: گزینه بانک را فعال کنید، حساب مقصد را انتخاب کنید و مبلغ همان واریز را ثبت کنید.
- واریز به حساب دیگر: اگر مشتری به بانک دیگری هم پول داده است، آن را جدا با حساب مقصد درست ثبت کنید.
- دریافت طلای متفرقه: وزن، عیار و مبلغ توافقی خرید طلا را وارد کنید.
- دریافت سکه یا شمش: نوع، تعداد و قیمت توافقی را مشخص و ثبت کنید.
- تخفیف: فقط مبلغی را که واقعاً تخفیف داده‌اید، در بخش تخفیف ثبت کنید.
بعد از هر ثبت، مبلغ باقی‌مانده را بررسی کنید. برای طلای متفرقه، اگر وزن و مبلغ کل توافقی را بدهید، برنامه می‌تواند قیمت گرمی متناظر را محاسبه کند. برای سکه هم نوع درست را انتخاب کنید؛ مثلاً ربع‌سکه را با قیمت توافق‌شده همان معامله ثبت کنید.
باقی‌مانده را با تخفیف اشتباه نگیریم
اگر قرار است مشتری باقی پول را بعداً بیاورد، آن مبلغ تخفیف نیست. پنجره تسویه را ببندید و «ثبت کل» را انجام بدهید تا باقی‌مانده زیر حساب مشتری بماند و او همچنان بدهکار باشد. در پایان هم می‌توانید سند را فعلاً بدون چاپ نهایی کنید.
روزی که مشتری مانده را پرداخت کرد، دوباره وارد ثبت سند شوید، حساب او را انتخاب کنید و دریافت جدید بزنید:
- برای پول نقد، از وجه نقد دریافتی استفاده کنید.
- برای واریز، حساب بانکی مقصد و مبلغ را مشخص کنید.
- برای چک، اطلاعات چک دریافتی را ثبت کنید.
به این ترتیب، دریافت بعدی در حساب همان شخص ثبت می‌شود؛ نیازی به فروش دوباره کالا نیست.
ثبت خرید جدید از بنکدار و صدور اتیکت
وقتی بار جدید از بازار می‌آوریم، دیگر وارد موجودی اولیه نمی‌شویم. وارد «ثبت سند» می‌شویم، حساب بنکدار، مثلاً آقای مرادی، را انتخاب می‌کنیم و در بخش «کار ساخته» حالت دریافت را می‌گذاریم؛ چون کالا را از او می‌گیریم.
اگر قصد داریم کالاها را لیبل بزنیم، گزینه «ورود و ثبت اتیکت» را انتخاب می‌کنیم. در این مسیر، هر قطعه جدا وارد می‌شود و همان‌جا برای آن اتیکت صادر می‌کنیم.
- یک قطعه را وزن کنید؛ مثلاً النگوی آسیا با وزن ۲٫۶۰۰ گرم.
- تعداد را یک عدد و نام کار را «النگوی آسیا» وارد کنید.
- اجرت خرید را مطابق معامله مشخص کنید؛ در مثال، اجرت درصدی ۳٫۵ است.
- «ثبت و بعدی» را بزنید تا فرم اتیکت باز شود.
- نوع اتیکت را، مثلاً ساده، انتخاب کنید.
- درصد فروش را تعیین کنید و در صورت نیاز عکس کالا را قرار بدهید.
- اتیکت را چاپ و روی کالا نصب کنید، سپس ذخیره و خروج بزنید.
- برای قطعه بعدی همین مراحل را تکرار کنید.
در این فرم، کالا از موجودی کار ساخته اتیکت می‌شود، نه از موجودی اولیه. اطلاعات خرید از سند ورود می‌آید و در ادامه، اطلاعات فروش اتیکت را تکمیل می‌کنیم.
هشدار: اتیکت به سند ورود متصل است
اگر سند ورود این کالا را حذف کنید، اتیکت وابسته به آن هم حذف می‌شود. کالا ابتدا با سند وارد شده و سپس اتیکت گرفته است؛ بنابراین این دو ثبت مستقل از هم نیستند. حذف ردیف ورود را فقط با آگاهی از اثر آن روی اتیکت انجام بدهید.
تسویه حساب طلایی بنکدار با آبشده یا متفرقه
خرید کار ساخته می‌تواند بدهکاری طلایی جدیدی ایجاد کند. این بدهکاری با توجه به وزن و اجرت خرید شکل می‌گیرد و باید در کنار مانده قبلی بنکدار بررسی شود. تا وقتی سند را نهایی نکرده‌ایم، مانده حاصل از عملیات جاری هم در بخش مربوط نمایش داده می‌شود.
برای پرداخت طلا به بنکدار، حالت سند را پرداختی کنید و از بخش طلای خام، آبشده یا متفرقه موجود در صندوق انتخاب کنید. آبشده‌های انگ‌دار از فهرست خودشان و متفرقه‌ها از فهرست مربوط قابل انتخاب هستند.
مثلاً اگر بخواهیم حدود ۱۳ گرم متفرقه با عیار ۷۴۰ بدهیم، وزن و عیار واقعی را وارد می‌کنیم. برنامه مقدار معادل را در حساب طلایی محاسبه می‌کند و از مانده کم می‌کند. پس فقط وزن ترازو را با عدد کم‌شده از حساب مقایسه نکنید؛ عیار هم در محاسبه نقش دارد.
بعد از «ثبت کل»، مانده جدید را کنترل کنید. اگر بیشتر از بدهی طلا پرداخت کرده باشید، ممکن است جهت حساب عوض شود و بنکدار به شما بدهکار شود.
گاهی هم می‌خواهیم به‌جای طلا، پول بدهیم و با توافق طرف‌حساب، از مانده طلایی کم کنیم. پرداخت می‌تواند از وجه نقد، حساب بانکی، چک مشتری یا چک حساب خودمان باشد؛ سپس باید عملیات پولی‌کردن مانده در بخش مربوط انجام شود. صرف ثبت یک پرداخت مالی، جای تعیین نحوه تبدیل مانده طلا را نمی‌گیرد.
کنترل نهایی پیش از شروع کار روزانه
قبل از اینکه حسابداری روزانه را شروع کنید، این موارد را یک بار کنترل کنید:
- اتیکت‌های موجود در برنامه با کالاهای واقعی مغازه برابر باشند.
- آبشده و متفرقه با وزن و عیار درست ثبت شده باشند.
- کار ساخته بدون اتیکت، دوباره در موجودی اتیکت‌ها شمرده نشده باشد.
- کارهای دارای اجرت متفاوت، نام و ردیف مشخص داشته باشند.
- وجه نقد، حساب‌های بانکی و هر دو گروه چک کامل معرفی شده باشند.
- پارسیان، سنگ، سکه و شمش در بخش مناسب ثبت شده باشند.
- مانده طلایی و مالی اشخاص با جهت درست بدهکار یا بستانکار وارد شده باشد.
- از این لحظه به بعد، خرید، فروش و هر دریافت و پرداخت از مسیر ثبت سند انجام شود.
پایه کار همین است: موجودی واقعی را درست معرفی کنیم، مانده اشخاص را جدا ثبت کنیم و بعد هیچ ورود و خروجی را بدون سند نگذاریم. با رعایت این ترتیب، فروش اتیکت، دریافت مانده مشتری و ورود بار جدید همگی در ادامه همان حسابداری ثبت می‌شوند، نه با تغییر دستی نقطه شروع.