ثبت سند طلای خام؛ آموزش ورود و خروج آب‌شده، متفرقه، شرطی و حواله
در قسمت طلای خام، مهم‌ترین نکته این است که بدانیم داریم خودِ طلا را جابه‌جا می‌کنیم یا فقط مانده حساب را. اگر طلایی واقعاً تحویل گرفته‌ایم یا از موجودی صندوق به کسی تحویل داده‌ایم، باید ورود و خروج آن را در همین قسمت ثبت کنیم. اما اگر هیچ جنسی جابه‌جا نشده و فقط قرار است مانده یک حساب به حساب دیگری منتقل شود، روش مناسب حسابداری فرق می‌کند.
با رعایت همین تفاوت و ثبت درست وزن، عیار و مشخصات انگ، هم موجودی صندوق درست نگه داشته می‌شود و هم اثر سند در حساب طرف مقابل مشخص خواهد بود. حالا گزینه‌های این بخش و نکته‌های کاربردی هرکدام را بررسی کنیم.
نکات کلیدی
- قسمت طلای خام برای ثبت جابه‌جایی واقعی جنس است، نه صرفاً انتقال مانده حساب.
- خروج متفرقه باید با همان عیار ثبت‌شده در موجودی انجام شود.
- آب‌شده شرطی با مبنای موقت ۷۵۰ ثبت می‌شود و بعداً به تعیین عیار نیاز دارد.
- ویرایش یا حذف ردیف حواله، سند متصل در حساب مقصد را هم تغییر می‌دهد.
فهرست مطالب
- قسمت طلای خام برای چه عملیاتی است؟
- ثبت ورود آب‌شده و اثر آن در حساب مشتری
- فهرست بر اساس مشتری؛ یک روش را ثابت نگه دارید
- نام آزمایشگاه، شماره انگ و استعلام آنلاین
- ورود و خروج متفرقه؛ عیار موجودی را تغییر ندهید
- ثبت آب‌شده شرطی و تعیین عیار نهایی
- سواله در کارگاه و راهکار نمایش آن کنار آب‌شده‌ها
- «حواله شود» چه زمانی کاربرد دارد؟
- تنظیمات طلای خام و انتخاب سریع از موجودی
- قبل از ثبت نهایی، این موارد را کنترل کنید
قسمت طلای خام برای چه عملیاتی است؟
وقتی سند در حالت پرداختی باشد، گزینه‌هایی مثل خروج آب‌شده، خروج متفرقه، خروج آب‌شده شرطی، خروج سواله و «حواله شود» در دسترس هستند. در حالت دریافتی هم عملیات ورود طلا را انجام می‌دهیم.
فرض کنید مقداری آب‌شده واقعاً داخل صندوق دارید و می‌خواهید آن را به شخصی تحویل بدهید. این تحویل ممکن است بابت تسویه بدهی قبلی باشد یا باعث شود از آن شخص طلبکار شوید. در هر دو حالت، چون جنس از موجودی مغازه خارج می‌شود، عملیات خروج طلای خام داریم.
برعکس، وقتی از مشتری آب‌شده تحویل می‌گیرید، با ثبت ورود، آن طلا وارد موجودی نرم‌افزار می‌شود و در فهرست مربوط به خودش قرار می‌گیرد. بنابراین ثبت این قسمت دو اثر دارد:
- موجودی فیزیکی طلا را در فهرست مربوط تغییر می‌دهد.
- مقدار محاسبه‌شده طلا را در حساب طرف سند منظور می‌کند.
ثبت ورود آب‌شده و اثر آن در حساب مشتری
برای ثبت یک آب‌شده با مشخصات معلوم، سند را روی حالت دریافتی قرار می‌دهیم و «ورود آب‌شده» را انتخاب می‌کنیم. برای مثال، این اطلاعات را در نظر بگیرید:
- وزن: ۱۲۳ گرم
- عیار: ۷۴۵
- نام آزمایشگاه: آریا
- شماره انگ یا پاکت: شماره مربوط به همان طلا
پس از انتخاب «ثبت و بعدی»، این آب‌شده به فهرست آب‌شده‌های با انگ اضافه می‌شود. از طرف دیگر، وزن آن با توجه به عیار، در حساب مشتری محاسبه خواهد شد. در این مثال، مقدار منظورشده بر مبنای عیار ۷۵۰ برابر با ۱۲۲٫۱۸۰ گرم است.
یعنی وزن فیزیکی طلا همچنان ۱۲۳ گرم است، اما مقدار حسابی آن با تبدیل عیار به دست می‌آید: ۱۲۳ ضرب‌در ۷۴۵، تقسیم بر ۷۵۰. این دو عدد را نباید با هم اشتباه بگیریم. برای آشنایی بیشتر با مفهوم عیار نیز می‌توانید به توضیح عیار طلا مراجعه کنید.
بعد از ثبت، مانده نهایی حساب طرف مقابل هم تغییر می‌کند. بهتر است همان‌جا مانده حساب را کنترل کنید تا اثر ورود در حساب شخص روشن باشد.
آب‌شده ثبت‌شده را از کجا پیدا کنیم؟
اگر بعداً بخواهید همین جنس را به شخصی پرداخت کنید، در حالت پرداختی وارد فهرست آب‌شده‌های با انگ شوید. ردیفی که با نام آزمایشگاه و شماره انگ ثبت کرده‌اید، در کنار موجودی‌های قبلی دیده می‌شود و می‌توانید همان را برای خروج انتخاب کنید.
فهرست آب‌شده‌های بدون انگ و فهرست متفرقه‌ها جدا هستند. اگر هنوز ورودی‌ای از آن نوع ثبت نکرده باشید، خالی بودن فهرست طبیعی است؛ هر جنس بعد از ثبت ورود، در بخش مربوط به خودش قرار می‌گیرد.
فهرست بر اساس مشتری؛ یک روش را ثابت نگه دارید
در کنار فهرست‌های معمول، امکان نگهداری آب‌شده بر اساس مشتری هم وجود دارد. این روش کمتر استفاده می‌شود، ولی اگر به آن نیاز دارید، باید قاعده‌اش را رعایت کنید.
در این حالت، آب‌شده‌ای که از هر مشتری وارد می‌کنید به نام همان مشتری نگهداری می‌شود. هنگام خروج هم باید همان جنس را از همان فهرست بر اساس مشتری انتخاب کنید تا ارتباط ورود و خروج با شخص حفظ شود.
پس روش کار را از ابتدا مشخص کنید: یا ورود و خروج را به‌طور منظم از مسیر بر اساس مشتری انجام دهید، یا از فهرست‌های عادی آب‌شده با انگ، بدون انگ و متفرقه استفاده کنید. جابه‌جا شدن بین این دو روش، نگهداری موجودی بر اساس مشتری را به نتیجه موردنظر نمی‌رساند.
نام آزمایشگاه، شماره انگ و استعلام آنلاین
افزودن دستی آزمایشگاه یا دریافت فهرست آماده
در قسمت نام آزمایشگاه، با گزینه «افزودن» می‌توانید نام آزمایشگاه موردنیازتان را دستی تعریف کنید. گزینه «به‌روز» هم برای دریافت فهرست آماده آزمایشگاه‌ها در نظر گرفته شده است.
اما اینجا یک نکته مهم داریم: به‌روزرسانی، فهرست محلی آزمایشگاه‌ها را با فهرست آماده جایگزین می‌کند. بنابراین اگر خودتان نام‌هایی را تعریف کرده‌اید، این دکمه را به‌عنوان افزودن چند نام جدید به فهرست فعلی در نظر نگیرید.
- اگر نرم‌افزار تازه راه‌اندازی شده و فهرست آزمایشگاه‌ها خالی است، دریافت فهرست آماده کاربرد دارد.
- اگر نام‌های اختصاصی خودتان را وارد کرده‌اید، برای حفظ آن‌ها از افزودن دستی استفاده کنید و بدون توجه به اثر جایگزینی، «به‌روز» را نزنید.
در کادر شماره انگ چه چیزی بنویسیم؟
شماره انگ یا شماره پاکت آزمایشگاهی مربوط به همان طلا را در این کادر ثبت می‌کنیم. این مشخصه در کنار نام آزمایشگاه، برای شناسایی جنس و انتخاب دوباره آن هنگام خروج استفاده می‌شود.
«نمایش آنلاین انگ» چه کاری انجام می‌دهد؟
اگر اینترنت برقرار باشد و اطلاعات پاکت در سامانه مربوط در دسترس باشد، با انتخاب «نمایش آنلاین انگ»، نرم‌افزار می‌تواند عیار و نام آزمایشگاه را دریافت و در فرم درج کند.
این قابلیت به موجود بودن اطلاعات پاکت و پشتیبانی سامانه مربوط وابسته است. اعتبار زمانی پاکت هم می‌تواند در دسترس بودن نتیجه مؤثر باشد؛ برای نمونه، در توضیح این قابلیت به بازه شش‌ماهه بعضی پاکت‌ها اشاره می‌شود. این عدد را نباید بدون بررسی مقررات و وضعیت فعلی سامانه، یک قاعده همیشگی برای همه پاکت‌ها فرض کرد.
یادمان باشد عیار دریافت‌شده آنلاین در کادر عیار نوشته می‌شود. ممکن است همکارتان قبلاً عدد دیگری به شما اعلام کرده باشد. پس بعد از استعلام، مقدار درج‌شده را بررسی کنید و تصور نکنید عیار قبلی فرم بدون تغییر مانده است.
ورود و خروج متفرقه؛ عیار موجودی را تغییر ندهید
متفرقه با همان عیاری که ورود می‌زنید در موجودی نگهداری می‌شود. فرقی ندارد آن را از چه کسی خریده یا تحویل گرفته باشید؛ موقع خروج هم باید مشخصات همان موجودی را رعایت کنید.
مثلاً اگر ۱۰ گرم متفرقه با عیار ۷۴۰ وارد کرده‌اید، در فهرست متفرقه‌ها ۱۰ گرم با همین عیار دارید. حالا اگر بخواهید تمام آن را تحویل بدهید، باید ۱۰ گرم ۷۴۰ خروج بزنید، نه ۱۰ گرم ۷۵۰.
اگر اشتباهاً خروج را با عیار ۷۵۰ ثبت کنید و نرم‌افزار اجازه موجودی منفی بدهد، نتیجه این می‌شود:
- ۱۰ گرم متفرقه ۷۴۰ همچنان در موجودی باقی می‌ماند.
- موجودی متفرقه ۷۵۰ به منفی ۱۰ گرم می‌رسد، چون جنسی با این مشخصات نداشته‌اید.
اگر اجازه ثبت موجودی منفی بسته باشد، نرم‌افزار برای خروج جنس ناموجود هشدار می‌دهد و مانع ثبت آن می‌شود. پس اینکه یک ردیف قابل ثبت است، به‌تنهایی به معنی درست بودن موجودی آن نیست؛ تنظیم اجازه موجودی منفی هم در این موضوع نقش دارد.
برای حذف ردیف اشتباه، می‌توانید روی همان ردیف راست‌کلیک کنید و «حذف ردیف انتخاب‌شده» را بزنید. بعد خروج صحیح را با عیار موجودی ثبت کنید.
ثبت آب‌شده شرطی و تعیین عیار نهایی
گاهی آب‌شده را از شخص تحویل گرفته‌ایم، ولی آزمایشگاه هنوز عیار آن را مشخص نکرده است. در اصطلاح صنف، این طلا را «شرطی» می‌گوییم. در این حالت، محاسبه موقت با عیار ۷۵۰ انجام می‌شود تا نتیجه عیار مشخص شود.
مراحل ورود آب‌شده شرطی
- سند را در حالت دریافتی قرار دهید و «ورود آب‌شده شرطی» را انتخاب کنید.
- وزن دریافتی را وارد کنید؛ مثلاً ۱۰۰ گرم.
- نام آزمایشگاه را مشخص کنید.
- شماره پاکت را وارد کنید.
- «ثبت و بعدی» را بزنید.
در این نوع ورود، کادر عیار قابل انتخاب نیست و فعلاً ۷۵۰ در نظر گرفته می‌شود. نام آزمایشگاه و شماره پاکت برای آب‌شده شرطی الزامی هستند.
این طلا در فهرست آب‌شده‌های با انگ دیده می‌شود، اما وضعیت شرطی آن مشخص است. ممکن است در نمایش فهرست، عیار صفر برای مشخص شدن شرطی بودن ردیف دیده شود؛ این نمایش را با مبنای محاسبه موقت که ۷۵۰ است اشتباه نگیرید.
اگر در حالی که روی سند ورود هستید فهرست موجودی را باز کنید، نرم‌افزار یادآوری می‌کند که در وضعیت ورود قرار دارید. این پیام برای توجه به نوع عملیات جاری است.
وقتی نتیجه آزمایشگاه رسید
بعد از مشخص شدن عیار، از بخش «تعیین طلای شرطی» وارد فهرست طلاهای شرطی شوید، ردیف مربوط را پیدا کنید و عیار نهایی را به آن بدهید تا روی سند ثبت شود.
در این بخش هم امکان دریافت آنلاین اطلاعات انگ وجود دارد، البته برای آزمایشگاه‌ها و سامانه‌های مورد تأیید اتحادیه که با سرویس مربوط همکاری می‌کنند. بنابراین نباید انتظار داشته باشیم استعلام آنلاین برای هر آزمایشگاه یا هر شماره پاکتی نتیجه بدهد.
سواله در کارگاه و راهکار نمایش آن کنار آب‌شده‌ها
سواله بیشتر برای کارگاه‌ها کاربرد دارد. براده‌هایی که در عملیات تراشکاری تولید می‌شوند و بین کارگاه، تراشکار یا واحد تولیدی جابه‌جا می‌شوند، در این دسته قرار می‌گیرند.
می‌توانید از گزینه مخصوص سواله استفاده کنید. اما در این قسمت، فهرست سواله مانند فهرست آب‌شده‌ها برای مراجعه دائمی در دسترس گذاشته نشده است. اگر برایتان مهم است که سواله را کنار بقیه موجودی آب‌شده ببینید، یک راهکار جایگزین دارید:
- به‌جای ورود سواله، «ورود آب‌شده» را انتخاب کنید.
- وزن و عیار سواله را وارد کنید.
- یک نام آزمایشگاه با عنوان «سواله» تعریف کنید.
- برای آن یک شناسه مشخص، مثلاً انگ ۱، در نظر بگیرید.
- ورود و خروج‌های بعدی همین مورد را با همان مشخصات انجام دهید.
در این روش، عنوان «سواله» صرفاً برای شناسایی این موجودی در فهرست استفاده می‌شود. مزیتش این است که ردیف سواله در کنار آب‌شده‌ها قرار می‌گیرد و می‌توانید موجودی و ورود و خروج آن را همان‌جا پیگیری کنید. این راهکار برای همکارانی مناسب است که می‌خواهند این اقلام را در یک فهرست کنار هم داشته باشند.
«حواله شود» چه زمانی کاربرد دارد؟
فرض کنید از یک شخص طلا می‌گیرید و می‌خواهید عین همان جنس را به شخص دیگری تحویل بدهید. در این حالت می‌توانید ورود آب‌شده را همراه با «حواله شود» ثبت کنید تا نرم‌افزار خروج آن به حساب مقصد را هم خودکار بسازد.
فایده این گزینه این است که لازم نیست سند دوم، یعنی پرداخت و خروج همان آب‌شده به شخص بعدی، را جداگانه و دستی وارد کنید.
مثال ثبت حواله ۱۰۰ گرم آب‌شده
- در سند دریافتی، ورود ۱۰۰ گرم آب‌شده را با عیار و مشخصات مربوط ثبت کنید؛ در مثال می‌توان آب‌شده بدون انگ را انتخاب کرد.
- گزینه «حواله شود» را فعال کنید و «ثبت و بعدی» را بزنید.
- در پنجره حواله، حساب مقصد را انتخاب کنید؛ برای نمونه، حساب «تبدیلات».
- در صورت نیاز، تعیین کنید شماره سند خروج بر اساس حساب مقصد ساخته شود.
- ثبت نهایی را انجام دهید تا خروج مربوط به مقصد هم ساخته شود.
دو طرف سند حواله به هم متصل‌اند
سندی که با حواله ایجاد می‌شود به طرف دوم آن متصل است. اگر وزن ردیف مبدأ را از ۱۰۰ گرم به ۱۱۰ گرم تغییر دهید، وزن سند مقصد هم به ۱۱۰ گرم تغییر می‌کند.
حذف هم همین ارتباط را دارد. اگر ردیف حواله را انتخاب کنید و با کلید Delete یا گزینه «حذف ردیف انتخاب‌شده» از منوی راست‌کلیک حذف کنید، طرف دوم سند نیز حذف می‌شود. بنابراین پیش از ویرایش یا حذف، اثر آن روی حساب مقصد را هم در نظر بگیرید.
حواله جنس با انتقال مانده حساب فرق دارد
بعضی همکاران از ورود آب‌شده و «حواله شود» برای انتقال مانده حساب استفاده می‌کنند. این روش ممکن است برای شروع کار ساده‌تر باشد، اما وقتی هیچ طلایی به‌صورت فیزیکی تحویل نگرفته‌اید، روش پیشنهادی حسابداری این نیست.
برای جابه‌جایی صرفِ مانده، بهتر است از گزینه‌های «طلب ما» و «بدهی ما» و عملیات حواله در سند دریافتی یا پرداختی استفاده کنید. ورود آب‌شده همراه با حواله، در اصل برای حالتی است که جنس واقعاً دریافت و سپس به مقصد دیگری تحویل می‌شود.
پس قبل از انتخاب مسیر، فقط این سؤال را از خودتان بپرسید: «آیا خودِ طلا جابه‌جا شده است؟» پاسخ همین سؤال، تفاوت این دو عملیات را روشن می‌کند.
تنظیمات طلای خام و انتخاب سریع از موجودی
نمایش موجودی پس از انتخاب عیار
در تنظیمات، گزینه‌ای وجود دارد که موجودی طلا را پس از انتخاب عیار، زیر قسمت وزن نمایش می‌دهد. اگر به این نمایش نیاز دارید، می‌توانید آن را فعال کنید، ولی استفاده از آن ممکن است سرعت کار را پایین بیاورد.
در کار روزمره، چون آب‌شده‌ها انگ‌های مختلف دارند، معمولاً انتخاب مستقیم از فهرست موجودی کاربرد بیشتری دارد. از همان فهرست می‌توانید مشخصات دقیق جنس را پیدا و برای خروج انتخاب کنید.
جست‌وجو با نام آزمایشگاه یا شماره انگ
وقتی روی «خروج آب‌شده» هستید و قصد حواله ندارید، گزینه حواله را بردارید و فهرست آب‌شده‌ها را باز کنید. اگر فهرست طولانی است، بخشی از نام آزمایشگاه یا شماره انگ را بنویسید تا ردیف‌های مرتبط جدا شوند؛ مثلاً با نوشتن «۹۸» می‌توانید موارد مرتبط با این شماره را پیدا کنید.
با دوبار کلیک روی ردیف موردنظر، اطلاعات آن به فرم منتقل می‌شود و برای ثبت آماده است. این روش کمک می‌کند به‌جای تایپ دوباره مشخصات، از همان موجودی ثبت‌شده خروج بزنید.
نمایش خودکار فهرست آب‌شده‌ها
گزینه «نمایش خودکار لیست آب‌شده‌ها» برای همکارانی است که بیشتر با صفحه‌کلید کار می‌کنند و سرعت عمل بالاتری می‌خواهند. با فعال شدن آن، دکمه‌های انتخاب دستی فهرست‌ها غیرفعال می‌شوند و نرم‌افزار فهرست مناسب را خودکار باز می‌کند:
- در حالت متفرقه، با رسیدن به کادر وزن، فهرست متفرقه‌ها باز می‌شود.
- در حالت آب‌شده، با ورود به کادر وزن از طریق Enter یا ماوس، فهرست آب‌شده‌ها نمایش داده می‌شود.
اگر با باز شدن خودکار راحت نیستید، آن را غیرفعال بگذارید و فهرست‌ها را دستی باز کنید. این تنظیم برای هماهنگ کردن نرم‌افزار با روش کار شماست.
قبل از ثبت نهایی، این موارد را کنترل کنید
برای اینکه موجودی صندوق و حساب اشخاص با هم هماهنگ بمانند، لازم نیست کار پیچیده‌ای انجام بدهیم؛ کافی است چند نکته را در هر ثبت رعایت کنیم:
- ورود و خروج طلای خام را برای تحویل واقعی جنس به کار ببرید، نه صرفاً انتقال مانده حساب.
- هنگام خروج، عیار و مشخصات همان موجودی ثبت‌شده را انتخاب کنید.
- بعد از استعلام آنلاین، عیار درج‌شده در فرم را دوباره بررسی کنید.
- برای آب‌شده شرطی، نام آزمایشگاه و شماره پاکت را کامل ثبت کنید و بعداً عیار نهایی را تعیین کنید.
- قبل از به‌روزرسانی آزمایشگاه‌ها، به جایگزین شدن فهرست محلی توجه داشته باشید.
- هنگام تغییر یا حذف حواله، طرف دوم سند را هم در نظر بگیرید.
اصل کار همین است: هر جنسی با مشخصات خودش وارد شود، از همان موجودی خارج شود و اثر حسابی آن هم کنترل شود. با این روش، هم پیدا کردن طلا در فهرست‌ها راحت‌تر است و هم اختلاف موجودی ناشی از ثبت اشتباه کمتر پیش می‌آید.