آموزش سند شرح و دریافت و پرداخت شماره حساب در تهساب؛ حواله‌خوانی از ثبت تا تسویه
وقتی مشتری شماره حسابی می‌دهد و می‌خواهد مبلغی برایش واریز کنیم، معمولاً کار به یک پرداخت ساده ختم نمی‌شود. بخشی از مبلغ را به یکی از بدهکارها اعلام می‌کنیم، بخشی را به نفر بعدی می‌سپاریم و شاید باقی‌مانده را هم از بانک خودمان بپردازیم. حالا باید مشخص باشد چه مبلغی به چه کسی اعلام شده، چقدر واقعاً واریز شده و کدام قسمت هنوز تعیین تکلیف نشده است.
سربرگ «شین» در ثبت سند تهساب، مخفف «شماره حساب و شرح سند»، برای همین کار در نظر گرفته شده است. یک بخش آن برای ثبت توضیح بدون اثر مالی و وزنی است و بخش دیگر، دریافت و پرداخت شماره حساب، اعلام واریزی و لغو مبالغ انجام‌نشده را مدیریت می‌کند. به این ترتیب، پیگیری حواله‌ها به‌جای فهرست‌های کاغذی، داخل خود برنامه انجام می‌شود.
نکات کلیدی
- سند شرح و دریافت و پرداخت شماره حساب، به‌تنهایی مانده مالی و وزنی را تغییر نمی‌دهند.
- انتخاب شماره حساب از فهرست، ارتباط درخواست اولیه با واگذاری‌ها و اعلام واریزی‌ها را حفظ می‌کند.
- ثبت اعلام واریزی اثر مالی دارد و حواله مرتبط را خودکار در حساب مقصد ثبت می‌کند.
- کنترل پایان روز باید هم مبالغ واگذارنشده و هم واریزی‌های تعیین‌تکلیف‌نشده اشخاص را پوشش دهد.
فهرست مطالب
- ثبت سند شرح؛ یادداشت داخل حساب، بدون تغییر مانده
- قبل از شروع حواله‌خوانی، تفاوت شماره حساب و وجه را بدانیم
- گام اول: دریافت شماره حساب از مشتری طلبکار
- گام دوم: تقسیم مبلغ بین اشخاص پرداخت‌کننده
- گام سوم: ثبت اعلام واریزی با مبلغ واقعی و کد رهگیری
- گام چهارم: لغو مبلغی که پرداخت‌کننده نتوانسته واریز کند
- گام پنجم: تکمیل اعلام واریزی نفر بعدی
- گام ششم: پرداخت باقی‌مانده از حساب بانکی خودمان
- کنترل آخر وقت؛ خالی بودن یک فهرست کافی نیست
- بررسی سوابق در دفتر روزنامه
ثبت سند شرح؛ یادداشت داخل حساب، بدون تغییر مانده
گاهی لازم است در جزئیات حساب مشتری توضیحی ثبت کنیم، بدون اینکه مانده پول یا وزن او تغییر کند. مثلاً حساب را تا یک تاریخ مشخص با مشتری بررسی کرده‌ایم و می‌خواهیم نتیجه این بررسی در سوابق باقی بماند.
در بخش «شرح» می‌توانیم یادداشتی با این مضمون وارد کنیم: اسناد تا تاریخ مشخص بررسی شده‌اند و مانده مورد تأیید، ۱۰ گرم طلا و ۲۰ میلیون تومان است.
با ثبت این توضیح، یک ردیف شرح در جزئیات سند ایجاد می‌شود و در چاپ هم قابل مشاهده است. اما نکته اینجاست: نوشتن مبلغ یا وزن در متن شرح، عملیات مالی یا وزنی ایجاد نمی‌کند. این ردیف فقط یادداشت است، نه دریافت، پرداخت یا اصلاح مانده.
قبل از شروع حواله‌خوانی، تفاوت شماره حساب و وجه را بدانیم
در این قسمت، «دریافت» و «پرداخت» همیشه به معنی جابه‌جایی پول نیست. ابتدا اطلاعات حساب را می‌گیریم، بعد آن را به شخص پرداخت‌کننده اعلام می‌کنیم و در نهایت، واریز انجام‌شده را ثبت می‌کنیم.
- دریافت شماره حساب: مشتری اطلاعات حساب مقصد و مبلغ درخواستی را به ما می‌دهد.
- پرداخت شماره حساب: همان حساب مقصد را به شخصی اعلام می‌کنیم تا تمام یا بخشی از مبلغ را واریز کند.
- اعلام واریزی: شخص پرداخت‌کننده، مبلغ واریزشده و کد رهگیری را اعلام می‌کند و ما آن را ثبت می‌کنیم.
- لغو واریزی: بخشی از مبلغ واگذارشده که انجام نشده، از تعهد آن شخص خارج می‌شود و دوباره برای واگذاری در دسترس قرار می‌گیرد.
دریافت و پرداخت شماره حساب به‌خودی‌خود مانده مالی و وزنی را تغییر نمی‌دهد. اثر مالی زمانی ایجاد می‌شود که اعلام واریزی را ثبت کنیم. این تفاوت، پایه کار درست با این سربرگ است.
گام اول: دریافت شماره حساب از مشتری طلبکار
فرض کنیم آقای محمدی ۵۰۰ میلیون تومان، معادل ۵ میلیارد ریال، از ما طلبکار است. امروز درخواست می‌کند ۳۰۰ میلیون تومان از این طلب را به حسابی که معرفی می‌کند واریز کنیم.
ابتدا باید درخواست و اطلاعات حساب مقصد را ثبت کنیم:
- حساب آقای محمدی را انتخاب می‌کنیم.
- نوع سند را روی «دریافتی» قرار می‌دهیم، چون قرار است شماره حساب را از ایشان دریافت کنیم.
- در سربرگ شین، گزینه «دریافت شماره حساب» را انتخاب می‌کنیم.
- مبلغ درخواست را وارد می‌کنیم. در این مثال، ۳۰۰ میلیون تومان برابر با ۳٬۰۰۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال است.
- بانک مقصد را از فهرست بانک‌های تعریف‌شده انتخاب می‌کنیم. اگر بانک موردنظر در فهرست نباشد، از همین قسمت امکان اضافه کردن آن وجود دارد.
- شماره حساب یا شماره شبا و نام صاحب حساب را وارد می‌کنیم.
- ردیف را ثبت می‌کنیم و سپس «ثبت کل» را می‌زنیم.
برای نمونه، ممکن است محمدی حسابی در بانک تجارت به نام شخص دیگری معرفی کند. مشخصات همان حساب مقصد را در ردیف دریافت شماره حساب وارد می‌کنیم.
تا اینجا فقط درخواست ۳۰۰ میلیون تومانی ثبت شده است. مانده طلب محمدی هنوز تغییر نکرده، چون هنوز واریزی‌ای ثبت نکرده‌ایم.
گام دوم: تقسیم مبلغ بین اشخاص پرداخت‌کننده
حالا می‌خواهیم از کسانی که به ما بدهکارند بخواهیم مبلغ را به حساب معرفی‌شده واریز کنند. در مثال ما، آقای بیات ۱۵۰ میلیون تومان و آقای مرادی ۵۰ میلیون تومان به ما بدهکارند.
واگذاری ۱۵۰ میلیون تومان به آقای بیات
- وارد حساب آقای بیات می‌شویم.
- نوع سند را «پرداختی» انتخاب می‌کنیم، چون شماره حساب را به ایشان اعلام می‌کنیم.
- گزینه «پرداخت شماره حساب» را می‌زنیم.
- فهرست شماره حساب‌های موجود را باز می‌کنیم.
- درخواست ۳۰۰ میلیون تومانی محمدی را از فهرست انتخاب می‌کنیم.
- مبلغ این واگذاری را به ۱۵۰ میلیون تومان تغییر می‌دهیم.
- «ثبت و بعدی» و سپس «ثبت کل» را می‌زنیم.
شماره حساب را حتماً از فهرست انتخاب کنید. این انتخاب باعث می‌شود ردیف پرداخت شماره حساب به درخواست اولیه متصل باشد و برنامه بتواند اسناد مرتبط و مانده آن درخواست را تشخیص دهد.
در ابتدا، مبلغ و مانده درخواست محمدی هر دو ۳۰۰ میلیون تومان بود. پس از واگذاری ۱۵۰ میلیون تومان به بیات، مانده قابل واگذاری به ۱۵۰ میلیون تومان می‌رسد. این کاهش، به معنی واریز شدن پول نیست؛ فقط مشخص شده که انجام این بخش را به چه کسی سپرده‌ایم.
واگذاری ۵۰ میلیون تومان به آقای مرادی
همین مسیر را در حساب آقای مرادی تکرار می‌کنیم: سند پرداختی، پرداخت شماره حساب، انتخاب درخواست محمدی از فهرست و ثبت مبلغ ۵۰ میلیون تومان.
وضعیت درخواست تا این مرحله به این شکل است:
- مبلغ اولیه درخواست محمدی: ۳۰۰ میلیون تومان.
- واگذارشده به بیات: ۱۵۰ میلیون تومان.
- واگذارشده به مرادی: ۵۰ میلیون تومان.
- مانده‌ای که هنوز به کسی اعلام نکرده‌ایم: ۱۰۰ میلیون تومان.
پس دو موضوع جداگانه داریم: چه مقدار هنوز واگذار نشده و چه مقدار واگذار شده، اما واریزش اعلام نشده است. برای اطمینان از انجام حواله‌ها، باید هر دو را پیگیری کنیم.
گام سوم: ثبت اعلام واریزی با مبلغ واقعی و کد رهگیری
وقتی پرداخت‌کننده تماس می‌گیرد و اعلام می‌کند واریز را انجام داده، نوبت ثبت «اعلام واریزی» است. ممکن است مبلغ واگذارشده را یکجا نریخته باشد؛ بنابراین باید هر واریز را با مبلغ واقعی خودش ثبت کنیم.
در حساب آقای بیات، نوع سند را «دریافتی» قرار می‌دهیم و گزینه «اعلام واریزی» را انتخاب می‌کنیم. حالا فهرست واریزی‌های مربوط به همین حساب را باز می‌کنیم و ردیف ۱۵۰ میلیون تومانی را انتخاب می‌کنیم.
ثبت چند واریز برای یک مبلغ واگذارشده
فرض کنیم بیات ابتدا ۱۰۰ میلیون تومان واریز کرده است:
- مبلغ ردیف را به ۱۰۰ میلیون تومان تغییر می‌دهیم.
- کد رهگیری همان واریز را وارد می‌کنیم.
- در صورت نیاز، نام واریزکننده و بانک مبدأ را در شرح می‌نویسیم.
- «ثبت و بعدی» را می‌زنیم.
حالا از تعهد ۱۵۰ میلیون تومانی بیات، ۵۰ میلیون تومان باقی مانده است. اگر مدتی بعد ۴۰ میلیون تومان دیگر اعلام کند، دوباره همان ردیف باقی‌مانده را از فهرست انتخاب می‌کنیم و این بار مبلغ ۴۰ میلیون تومان، کد رهگیری و توضیح مربوط به آن را ثبت می‌کنیم.
پس از ثبت این دو واریز، مجموع مبلغ انجام‌شده بیات ۱۴۰ میلیون تومان است و ۱۰ میلیون تومان هنوز تعیین تکلیف نشده باقی می‌ماند. شرح هر واریز هم کمک می‌کند مشخص باشد پول از حساب چه شخصی و از کدام بانک آمده است.
اعلام واریزی چه اثری روی حساب‌ها دارد؟
برخلاف دریافت و پرداخت شماره حساب، اعلام واریزی اثر مالی دارد. با ثبت آن، عملیات مالی در حساب پرداخت‌کننده ثبت می‌شود و حواله مرتبط هم به‌صورت خودکار در حساب مشتری مقصد، یعنی محمدی، می‌نشیند.
بنابراین لازم نیست بعد از ثبت اعلام واریزی، دوباره سند حواله را دستی ثبت کنیم. برنامه ارتباط این دو حساب را از طریق همان ردیفی که از فهرست انتخاب کرده‌ایم تشخیص می‌دهد و اسناد مربوط را ایجاد می‌کند.
گام چهارم: لغو مبلغی که پرداخت‌کننده نتوانسته واریز کند
فرض کنیم آخر وقت است و بیات می‌گوید ۱۰ میلیون تومان باقی‌مانده را نتوانسته واریز کند. این مبلغ نباید بدون تعیین تکلیف در فهرست ایشان بماند. باید آن را لغو کنیم تا بتوانیم به شخص دیگری اعلام کنیم یا خودمان بپردازیم.
- در حساب بیات، گزینه «لغو واریزی» را انتخاب می‌کنیم.
- فهرست را باز می‌کنیم و ردیف ۱۰ میلیون تومان باقی‌مانده را انتخاب می‌کنیم.
- ردیف را ثبت می‌کنیم و «ثبت کل» را می‌زنیم.
با این کار، مانده انجام‌نشده از فهرست بیات خارج می‌شود. سابقه لغو هم در حساب او باقی می‌ماند تا مشخص باشد بخشی از مبلغ اعلام‌شده را انجام نداده است.
از طرف دیگر، همین ۱۰ میلیون تومان به مانده قابل واگذاری درخواست محمدی برمی‌گردد. ما پیش از این ۱۰۰ میلیون تومان واگذارنشده داشتیم؛ حالا با برگشت این مبلغ، باید برای ۱۱۰ میلیون تومان تصمیم بگیریم.
دقت کنید که این کار، لغو بخش انجام‌نشده است. دو واریز قبلی بیات، یعنی ۱۰۰ و ۴۰ میلیون تومان، سر جای خود باقی می‌مانند.
گام پنجم: تکمیل اعلام واریزی نفر بعدی
حالا سراغ آقای مرادی می‌رویم که قرار بود ۵۰ میلیون تومان واریز کند. در حساب او، سند دریافتی و سپس «اعلام واریزی» را انتخاب می‌کنیم و ردیف مرتبط را از فهرست برمی‌داریم.
فرض کنیم مرادی ابتدا ۱۰ میلیون تومان و سپس ۴۰ میلیون تومان دیگر پرداخت می‌کند. هر کدام را جداگانه، با کد رهگیری و شرح مربوط به خودش ثبت می‌کنیم. با ثبت کامل این دو مبلغ، مانده واریزی مرادی هم تمام می‌شود و حواله‌های متناظر، خودکار در حساب محمدی ثبت می‌شوند.
تا اینجا از درخواست ۳۰۰ میلیون تومانی محمدی، ۱۴۰ میلیون تومان توسط بیات و ۵۰ میلیون تومان توسط مرادی انجام شده است. در نتیجه، همان ۱۱۰ میلیون تومان باقی مانده که باید از مسیر دیگری پرداخت کنیم.
گام ششم: پرداخت باقی‌مانده از حساب بانکی خودمان
ممکن است دیگر شخصی در میان مشتری‌ها نداشته باشیم که مبلغ باقی‌مانده را برای ما واریز کند. در این حالت، می‌خواهیم آن را از بانک خودمان بپردازیم، اما در عین حال، آمار تکمیل درخواست محمدی هم در بخش حواله‌خوانی درست بماند.
برای این روش، در فهرست مشتریان یک حساب با نام «حواله‌های پرداختی از بانک خودم» ایجاد می‌کنیم. حساب بانکی خودمان هم باید در برنامه تعریف شده باشد.
اگر فقط پرداخت بانکی را مستقیم ثبت کنیم، مسیر پیگیری همین درخواست در دریافت و پرداخت شماره حساب کامل نمی‌شود. به همین دلیل، کار را از این حساب واسط عبور می‌دهیم.
۱. واگذاری مانده درخواست به حساب واسط
وارد حساب «حواله‌های پرداختی از بانک خودم» می‌شویم. سند را پرداختی قرار می‌دهیم، «پرداخت شماره حساب» را انتخاب می‌کنیم و از فهرست، مانده ۱۱۰ میلیون تومانی محمدی را برمی‌داریم. مبلغ را ثبت می‌کنیم و «ثبت کل» را می‌زنیم.
۲. ثبت اعلام واریزی انجام‌شده از بانک خودمان
بعد از انجام عملیات بانکی، در همین حساب واسط، سند دریافتی و «اعلام واریزی» را انتخاب می‌کنیم. ردیف ۱۱۰ میلیون تومانی را از فهرست برمی‌داریم، کد رهگیری را می‌نویسیم و در شرح مشخص می‌کنیم که مبلغ از حساب بانکی خودمان، مثلاً حساب ملت، پرداخت شده است.
با ثبت این اعلام واریزی، حواله مرتبط در حساب محمدی ثبت می‌شود. در مقابل، حساب واسط بابت این مبلغ از ما طلبکار می‌شود.
۳. تسویه حساب واسط با ثبت پرداخت از بانک
در پایان، برای همین حساب واسط، «پرداخت وجه از بانک» را از حساب بانکی خودمان به مبلغ ۱۱۰ میلیون تومان ثبت می‌کنیم. به این ترتیب حساب واسط تسویه می‌شود و پرداخت بانکی هم در حساب بانک ثبت خواهد شد.
نتیجه این است که هم درخواست حواله محمدی کامل شده، هم خروج وجه از بانک خودمان ثبت شده و هم حساب واسط مانده باز ندارد.
کنترل آخر وقت؛ خالی بودن یک فهرست کافی نیست
برای بستن کار روز، نباید فقط به این اکتفا کنیم که همه شماره حساب‌ها را به اشخاص اعلام کرده‌ایم. واگذاری مبلغ با انجام واریز فرق دارد. کنترل پایان روز را در دو بخش انجام می‌دهیم:
- پرداخت شماره حساب: فهرست همه شماره حساب‌ها را باز می‌کنیم. نباید مبلغ واگذارنشده و تعیین‌تکلیف‌نشده باقی مانده باشد.
- دریافت اعلام واریزی: فهرست همه افراد را بررسی می‌کنیم. نباید مبلغی باقی مانده باشد که به شخصی اعلام شده، اما هنوز واریزی آن ثبت یا بخش انجام‌نشده‌اش لغو نشده است.
هدف این است که درخواست‌های همان روز تا پایان وقت تعیین تکلیف شوند و مانده‌های باز بدون رسیدگی به فردا و روزهای بعد منتقل نشوند. در مثال ما، بعد از تکمیل پرداخت ۱۱۰ میلیون تومانی از بانک خودمان، هر دو فهرست باید خالی باشند.
خالی بودن فهرست اول یعنی مبلغی برای واگذاری نمانده؛ خالی بودن فهرست دوم یعنی واریزیِ اعلام‌نشده‌ای در تعهد اشخاص باقی نمانده است. کنار هم قرار گرفتن این دو کنترل، وضعیت واقعی حواله‌ها را روشن می‌کند.
بررسی سوابق در دفتر روزنامه
برای مرور نهایی، دفتر روزنامه را باز می‌کنیم و بازه گزارش را روی امروز قرار می‌دهیم. در این گزارش، کل مسیر عملیات قابل پیگیری است:
- دریافت شماره حساب ۳ میلیارد ریالی از محمدی، بدون تغییر مانده.
- پرداخت شماره حساب به بیات و مرادی برای مبالغ واگذارشده.
- اعلام واریزی‌های مرحله‌ای و حواله‌های خودکار مرتبط در حساب محمدی.
- ردیف لغو ۱۰ میلیون تومان در حساب بیات.
- واگذاری مانده به حساب «حواله‌های پرداختی از بانک خودم» و ثبت اعلام واریزی آن.
- پرداخت وجه از بانک برای تسویه حساب واسط.
مزیت این روش فقط کم شدن کاغذبازی نیست. برای هر مبلغ مشخص است درخواست از کجا شروع شده، به چه کسی اعلام شده، با کدام واریز تکمیل شده و اگر بخشی انجام نشده، چه سرنوشتی پیدا کرده است.
قاعده کار ساده است: شماره حساب را از فهرست مرتبط انتخاب کنیم، فقط مبلغ واقعاً واریزشده را اعلام کنیم، بخش انجام‌نشده را لغو کنیم و آخر وقت هر دو فهرست را کنترل کنیم. با همین ترتیب، هم پیگیری حواله‌ها راحت‌تر می‌شود و هم اسناد مالی مرتبط، بدون ثبت دوباره حواله، در حساب‌ها قرار می‌گیرند.