دریافت و پرداخت شماره حساب در حواله‌خوانی: ثبت اضافه‌واریز
گاهی در حواله‌خوانی، مبلغی که طرف حساب واریز می‌کند با مبلغ قرار واریز یکی نیست. مثلاً قرار بوده ۴۰ میلیون تومان پرداخت کند، اما ۵۰ یا ۵۵ میلیون تومان واریز کرده است. این اختلاف را چطور ثبت کنیم که هم قرار واریز مشخص بماند و هم آمار ورود و خروج حساب‌ها به هم نخورد؟
مبلغ قرار را از همان مسیر دریافت می‌کنیم و اضافه‌واریز را جداگانه، به‌صورت دستی ثبت می‌کنیم. با این کار، بعداً معلوم است چه مقدار بابت قرار اولیه بوده و چه مقدار بیشتر واریز شده است.
مثال: قرار ۴۰ میلیون تومانی، واریز ۵۵ میلیون تومانی
فرض کنید شماره حساب آقای محمدی را به آقای مرادی داده‌ایم تا ۴۰ میلیون تومان باقی‌مانده را به آن حساب واریز کند. حالا آقای مرادی به‌جای ۴۰ میلیون، ۵۵ میلیون تومان واریز کرده است.
در این حالت، پرداخت را در ثبت حسابداری به دو بخش تقسیم می‌کنیم:
- ۴۰ میلیون تومان: مبلغی که از ابتدا قرار بوده به حساب محمدی واریز شود.
- ۱۵ میلیون تومان: اضافه‌واریزی که باید جداگانه ثبت و به حساب مربوط حواله شود.
اگر مبلغ واریزی کمتر از قرار باشد، باقی‌مانده همچنان به حساب پرداخت‌کننده می‌ماند. اگر هم اعلام کند که نمی‌تواند پرداخت را تکمیل کند، موضوع لغو قرار مطرح می‌شود. اما برای مبلغ بیشتر، روال کار همین تفکیک مبلغ اصلی و اضافه‌واریز است.
مرحله اول: دریافت مبلغ قرار با کد رهگیری
برای اینکه فهرست قرارها و آمار ورود و خروج به هم نخورد، ابتدا همان مبلغ ۴۰ میلیون تومانیِ قرار را انتخاب می‌کنیم. کد رهگیری واریز را وارد می‌کنیم و دریافت آن را ثبت می‌کنیم.
نکته اینجاست که تمام ۵۵ میلیون تومان را به‌جای مبلغ قرار ثبت نمی‌کنیم. قرار اولیه ۴۰ میلیون تومان بوده و ثبت این بخش باید از اضافه‌واریز قابل تشخیص بماند.
مرحله دوم: ثبت دستی ۱۵ میلیون تومان اضافه‌واریز
بعد از دریافت مبلغ قرار، نوبت ثبت مبلغ اضافه است. این بخش را در سند دریافتی، در قسمت «بدهی ما» وارد می‌کنیم:
- مبلغ ۱۵ میلیون تومان را به‌عنوان اضافه‌واریز وارد می‌کنیم.
- در شرح سند، توضیحی مثل «اضافه‌واریز قرار» می‌نویسیم تا علت ثبت روشن باشد.
- این مبلغ را به خود محمدی حواله می‌کنیم؛ یعنی همان شخصی که وجه اضافه به حسابش رفته است.
- گزینه «ثبت و بعدی» را می‌زنیم.
- در مرحله انتخاب حساب، حساب محمدی را انتخاب و ثبت را تکمیل می‌کنیم.
نتیجه این دو ثبت در حساب‌ها چیست؟
درست است که آقای مرادی یک واریز ۵۵ میلیون تومانی انجام داده، اما برای روشن ماندن حساب‌ها، آن را در دو بخش ثبت کرده‌ایم: ۴۰ میلیون تومان بابت قرار اولیه و ۱۵ میلیون تومان بابت اضافه‌واریز.
چون مبلغ اضافه هم به حساب محمدی رفته است، پس از ثبت حواله، ما بابت آن ۱۵ میلیون تومان از محمدی طلبکار می‌شویم. برای آشنایی بیشتر با مفهوم کلی این نوع طلب می‌توانید به توضیح حساب‌های دریافتنی مراجعه کنید.
پس در ثبت اضافه‌واریز، اصل کار این است: مبلغ قرار را با کد رهگیری دریافت کنید، مبلغ اضافه را دستی و با شرح مشخص ثبت کنید و حواله آن را به حساب شخصی بزنید که وجه را دریافت کرده است. به این ترتیب، هم قرار اولیه مشخص می‌ماند و هم اضافه‌واریز بعداً قابل پیگیری است.